Bilans próbny należności jest narzędziem księgowym używanym do sumowania wszystkich uznań i obciążeń dotyczących należności firmy. Należności to wszystkie niespłacone długi klientów, którzy kupili towary i usługi od firmy, ale nie dokonali jeszcze płatności. Ponieważ zwykle w danym momencie istnieją niespłacone długi od niektórych klientów, saldo to jest zazwyczaj kontem debetowym, co oznacza, że suma jest ujemna. Saldo to jest częścią ogólnego bilansu próbnego sporządzonego przez dział księgowości firmy, dokumentu mającego na celu wyszczególnienie wszystkich kredytów i rozchodów firmy, które, jeśli rachunkowość jest dokładna, powinny wyrównywać się do zera.
Bardzo rzadko zdarza się, aby firma zajmująca się sprzedażą otrzymywała wszystkie płatności dokładnie w momencie dokonywania zakupów. Zamiast tego firmy udzielają kredytów swoim klientom i klientom, co pozwala im później zapłacić za usługi lub towary zakupione obecnie. Dla celów księgowych ważne jest, aby związek między zakupami a płatnościami był dobrze udokumentowany, dlatego saldo próbne należności jest ważnym kalkulacją.
Podczas kompilacji salda próbnego należności ważne jest, aby księgowi rozumieli zasady księgowania należności. Jeżeli firma dokonuje sprzedaży, ale nie otrzymuje zapłaty, należności są obciążane, a sprzedaż uznawana. Dopiero w momencie faktycznego otrzymania zapłaty za zakupione przedmioty księga należności jest uznawana na kwotę otrzymanej gotówki.
W rezultacie, ponieważ firma zwykle utrzymuje wiele relacji kredytowych w toku działalności, saldo próbne należności będzie prawie zawsze ujemne dla okresu, w którym zostało zaciągnięte. Aby obliczyć to konkretne saldo próbne, księgowy po prostu sumuje wszystkie kredyty należności i odejmuje wszystkie obciążenia. Prowadzenie ewidencji musi być dokładne, aby móc śledzić płatności, których można dokonać znacznie później niż w momencie faktycznego odnotowania zakupu.
Bilans próbny należności to tylko jedna część ogólnego bilansu próbnego firmy. Ten arkusz sumuje wszystkie salda z różnych kont firmy, takie jak gotówka, zobowiązania, sprzedaż i tak dalej. Po połączeniu wszystkich różnych sald dodatnich i ujemnych wynik końcowy powinien wynosić zero. Jeśli tak nie jest, księgowi muszą przejrzeć rachunki i księgi, aby zobaczyć, gdzie mogły zostać popełnione błędy.