Odpis aktualizacyjny reprezentuje środki przeznaczone na określony cel. Do najczęstszych przyczyn tego odpisu należą straty na inwestycjach, szacunkowe kwoty na konta nieściągalne oraz amortyzacja środków trwałych. Księgowi zazwyczaj księgują odpis aktualizacyjny na konto przeciwne. Konto przeciwstawne należy do grupy kont aktywów i znajduje się w bilansie firmy. Różnica w stosunku do konta przeciwstawnego polega na tym, że ma naturalne saldo kredytowe, co jest przeciwieństwem zwykłych kont aktywów.
Spółki dokonują odpisu aktualizującego w celu skorygowania wartości historycznej pozycji zarejestrowanej w księdze rachunkowej firmy. Konto przeciwstawne odnosi się do konta aktywów i zwykle ma numer konta zbliżony do oryginału. Podsumowując, pierwotne konto aktywów z saldem debetowym zostanie zsumowane z kontem przeciwstawnym z saldem kredytowym. Różnica reprezentuje rzeczywistą wartość pozycji w bieżącym oszacowaniu wartości godziwej. Każda pozycja aktywów ma własne konto przeciwstawne dla tego procesu.
Należności to typowy przykład odpisu aktualizującego. Firma sprzedaje towary lub usługi na kredyt, dzięki czemu klienci mogą z czasem płacić rachunki. Wiele firm pozwala klientom na spłatę salda należności w ciągu 30 dni. Księgowi szacują, ile nierozliczonych należności zostanie nieodebranych od klientów, którzy nie płacą rachunków. Księgowi robią poprawkę, używając jednej z dwóch metod tworzenia tej liczby.
Procent sprzedaży lub procent należności to dwie popularne metody odpisów aktualizujących stosowane do należności. Pierwsza metoda wymaga, aby księgowi przejrzeli poprzednią sprzedaż kredytową, aby określić, ile z nich zostało odpisanych. Metoda procentowa należności jest podobna; księgowi przeglądają poprzednie odpisane należności i tworzą procent do zastosowania do bieżących należności. Procentowy udział nieściągalnych należności, zastosowany do bieżących należności otwartych, wskazuje na odpis aktualizacyjny na należności nieściągalne. Księgowi księgują tę kwotę na koncie odpisów na złe długi, które są aktywami przeciwstawnymi, które są kompensowane z należnościami bieżącymi.
Metody wyceny innych pozycji, w szczególności aktywów, działają w bardzo podobny sposób. Księgowi muszą znaleźć aktualną wartość pozycji poprzez szacunki lub patrząc na aktualną cenę rynkową pozycji. W większości przypadków przedmioty tracą na wartości i wymagają korekty, aby firma przedstawiała swoją prawdziwą wartość finansową. Krajowe standardy rachunkowości często nazywają tę metodę rachunkowością wyceny według wartości rynkowej lub rachunkowością wartości godziwej. Księgowi muszą przestrzegać tych wytycznych, aby zapewnić, że dokonają odpowiedniego odpisu aktualizującego wartość aktywów.