Ewidencja księgowa powiernicza i raporty dotyczące transakcji finansowych dotyczących dwóch odrębnych stron. Escrowy są powszechnie spotykane w branży usług bankowych i finansowych. Osoby uzyskujące pożyczki od banków, pożyczkodawców i instytucji finansowych zazwyczaj lokują pieniądze w depozycie. Środki te są uwalniane po spełnieniu określonych warunków pożyczki. Procedury księgowe oddzielają środki powiernicze od innych środków w księdze rachunkowej. Żadna ze stron nie ma nieograniczonego dostępu do pieniędzy do celów wykraczających poza wytyczne depozytu.
W środowisku biznesowym najczęściej stosuje się ogólne i oprocentowane rachunki powiernicze. Firmy hipoteczne korzystają głównie z ogólnych rachunków powierniczych. Kupujący wpłacają na to konto pieniądze związane z zakupem domu. Tytuł lub firma hipoteczna wymaga od kupujących złożenia pieniędzy w depozycie na przyszłe płatności związane z odsetkami od kredytu hipotecznego, ubezpieczeniem właścicieli domów i podatkami od nieruchomości. Rachunki oprocentowane umożliwiają menedżerom naliczanie odsetek od depozytów pieniężnych do wykorzystania przez strony zaangażowane w transakcję finansową. Ogólne rachunki powiernicze, aby nie mieć tej funkcji.
Równanie rachunku powierniczego to aktywa równe pasywa. W rachunku powierniczym nie występuje kapitał własny ani zyski zatrzymane. Księgowi depozytowi mają obowiązek powierniczy przetwarzania środków od obu stron w transakcji finansowej. Księgowi muszą chronić pieniądze przed stratą, która może być związana z niedopełnieniem przez którąkolwiek ze stron swoich obowiązków w transakcji finansowej. Transakcje finansowe stanowią pojedyncze zapisy w księdze głównej. Księga główna zawiera informacje dotyczące wszystkich transakcji finansowych depozytu.
Podobnie jak w przypadku zwykłych procedur księgowych, księgi główne w rachunkowości depozytowej mogą wykorzystywać księgi pomocnicze lub dzienniki do rejestrowania transakcji finansowych. Dzienniki wypłat gotówki i pokwitowania gotówki są najczęściej spotykane w rachunkowości depozytowej. Dziennik wypłat gotówki zawiera transakcje finansowe związane z wypłatą środków escrow. Wypłata środków escrow następuje, gdy jedna lub obie strony wypełnią swoje obowiązki związane z rachunkiem escrow. Dziennik wpływów gotówkowych rejestruje wszystkie pieniądze wpływające na potrzeby depozytu. Dziennik wpływów gotówkowych może zawierać szczegółowe informacje dotyczące każdej ze stron transakcji depozytowej, odpowiedzialności finansowej każdej ze stron i inne istotne informacje.
Uzgodnienia są ważną częścią rachunkowości depozytowej. Księgowi będą przeglądać informacje dotyczące poszczególnych rachunków powierniczych co tydzień lub co miesiąc. Każdy rachunek powierniczy jest testowany w celu upewnienia się, że wpływy i wypływy środków pieniężnych prawidłowo uwzględniają środki powiernicze. Różnice na rachunku powierniczym mogą wymagać korekty, aby upewnić się, że każda ze stron w pełni przestrzega swoich obowiązków powierniczych. Rachunki powiernicze zazwyczaj wystawiają pisemne oświadczenia dla każdej ze stron, wskazujące na aktualny stan rachunku powierniczego.