Dane księgowe to zbiór dokumentacji finansowej, na której opiera się sprawozdanie księgowe. Ludzie wykorzystują takie dane do sporządzania sprawozdań finansowych i oświadczeń, a audytorzy mogą je przeglądać, aby potwierdzić prawdziwość oświadczeń. Osoby, które mają spory o swoje rachunki w banku lub firmie, mogą również poprosić o udostępnienie informacji księgowych w celu ustalenia, w jaki sposób firma doszła do danego wniosku lub salda. Informacje te podlegają wezwaniu do sądu w przypadkach, gdy ludzie podejrzewają, że za problemy z księgowością odpowiedzialne są wykroczenia prawne.
Niektóre firmy prowadzą elektroniczne dane księgowe. Pracownicy działu księgowości wprowadzają czynności finansowe w systemie elektronicznym, a system może również napotkać aktywność automatyczną. Na przykład, gdy ktoś przeciągnie kartę debetową w sklepie spożywczym, sygnał trafi do systemu księgowego banku i nastąpi automatyczna korekta odzwierciedlająca zakup. Mogą być dostępne wersje papierowe do tworzenia kopii zapasowych dokumentacji elektronicznej.
Pozostałe dane księgowe są dostępne w formie papierowej. Może to obejmować takie rzeczy, jak osobiste książeczki czekowe, pokwitowania i tak dalej. Firmy z dokumentacją papierową przechowują je w bezpiecznym miejscu, aby zapobiec stratom, i mogą sporządzać kopie w celach informacyjnych i dla wygody, aby mieć pewność, że będą mieć dostęp do informacji, gdy będą ich potrzebować. Czasami można podjąć kroki w celu digitalizacji tych danych, aby były wygodniejsze i łatwiej dostępne, a niektóre stare zapisy mogą być przechowywane na mikrofilmach lub w innych formatach archiwalnych, ponieważ oryginalna dokumentacja nie jest już dostępna.
Prawo wymaga od ludzi przechowywania danych księgowych przez określony czas, np. siedem lat. Po tym okresie ludzie mogą zdecydować się na zniszczenie lub zniszczenie w inny sposób starych dokumentów finansowych, chociaż wiele firm decyduje się na ich przechowywanie, ponieważ mogą one być cenne w przyszłości do dochodzeń, raportowania porównawczego i innych działań. Osoby takie jak audytorzy podatkowi i organy regulacyjne mogą poprosić o pełne informacje księgowe, jeśli mają obawy dotyczące sprawozdań finansowych i chcą samodzielnie zweryfikować informacje.
Przeglądając dane księgowe, ludzie zwracają szczególną uwagę na widoczne rozbieżności lub mylące wpisy. Może to obejmować dowody brakujących informacji, dokumentację na papierze, która nie pasuje do złożonych oświadczeń oraz inne oznaki niewłaściwego postępowania lub błędów. Kiedy ktoś musi przejrzeć duże ilości informacji księgowych, może być zaangażowany zespół ludzi, aby przejrzeć materiał, a także dwukrotnie sprawdzić pracę innych, aby upewnić się, że nic nie umknie ich czynnościom kontrolnym.