Istnieją dwa główne typy oprogramowania zakupowego: zakupy elektroniczne lub zarządzanie logistyką. Oprogramowanie zakupowe jest zwykle częścią rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub pakietu księgowego. Większość dostawców oprogramowania oferuje w pełni zintegrowane rozwiązanie, które włącza czynności zakupowe do systemu księgowego. Zaletą tego typu oprogramowania jest możliwość dokładnego raportowania wszystkich zobowiązań finansowych w dowolnym momencie.
Zaopatrzenie lub zakup to wszelkie czynności związane z nabywaniem towarów i usług do użytku przez firmę. Standardowy system zaopatrzenia umożliwia użytkownikom tworzenie zapotrzebowań na zakup, kwitów towarów, zamówień zakupu i faktur. Zwroty towarów, noty kredytowe i potwierdzenie dostawy to opcje często zawarte w tego typu oprogramowaniu. Najlepsze oprogramowanie do zaopatrzenia obejmuje znaczną funkcjonalność raportowania, zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania i śledzenie zobowiązań.
Zamówienia elektroniczne lub e-zamówienia to oprogramowanie służące do zakupów towarów od innych dostawców za pośrednictwem ich stron internetowych. Zazwyczaj użytkownik loguje się do wewnętrznego rozwiązania zakupów elektronicznych połączonego z oprogramowaniem księgowym. Użytkownik może wybierać z listy zatwierdzonych dostawców i przeglądać ich katalogi w poszukiwaniu produktów. Przy wyborze produktów pozycje są odnotowywane w elektronicznym oprogramowaniu do zamówień.
Użytkownik jest zobowiązany do przypisania kont wewnętrznych do pozycji w koszyku. Następnie uruchamiany jest wewnętrzny proces zatwierdzania, zwykle za pomocą automatycznych wiadomości e-mail lub powiązanych narzędzi. Po zatwierdzeniu do dostawcy wysyłane jest elektroniczne zamówienie zakupu. Po otrzymaniu towarów użytkownik loguje się ponownie do elektronicznego systemu zaopatrzenia w celu przetworzenia przyjęcia towarów.
Proces fakturowania elektronicznego umożliwia zatwierdzonym firmom przesyłanie faktur bezpośrednio do klienta drogą elektroniczną. Większość systemów ma automatyczny proces, który zapewnia, że tylko otrzymane zamówienia są przekazywane do zapłaty. Inne firmy wymagają, aby każda faktura była ręcznie sprawdzana i zatwierdzana przed przetworzeniem do zapłaty.
Oprogramowanie do zakupów elektronicznych odnotowało ogromny wzrost w ciągu ostatnich pięciu lat i oczekuje się, że będzie nadal się rozwijać. Instytucje wdrażające zamówienia elektroniczne mają do dyspozycji znaczne oszczędności. Oszczędności to zarówno twarde oszczędności ze względu na skrócenie czasu przetwarzania faktur, jak i niewielkie oszczędności ze względu na skrócenie czasu personelu potrzebnego do przetworzenia zamówienia. Standardowe oprogramowanie zaopatrzeniowe jest powszechnie używanym mechanizmem kontrolnym służącym do śledzenia działań związanych z wydatkami i monitorowania cen, które pobierają dostawcy, a także w celu zapewnienia przestrzegania polityki.