Οι καταστατικοί κανονισμοί είναι οι κανόνες και οι διαδικασίες που χρησιμοποιεί κάθε οργανισμός για τη δημιουργία του διοικητικού συμβουλίου, των υπαλλήλων και των μελών του και για τη διεξαγωγή των επιχειρησιακών και διοικητικών δραστηριοτήτων του. Το άτομο ή η επιτροπή που είναι υπεύθυνη για τη σύνταξη μη κερδοσκοπικού καταστατικού θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τυχόν κρατικές απαιτήσεις για το έγγραφο, καθώς και με τους γενικούς στόχους και ανάγκες του οργανισμού. Όταν γράφετε μη κερδοσκοπικούς καταστατικούς κανονισμούς, θα πρέπει να αντιμετωπίζουν τυχόν απαιτούμενες πληροφορίες, να παρέχουν ένα σαφές περίγραμμα για τη λειτουργία του οργανισμού και να είναι όσο το δυνατόν πιο σαφείς και σύντομοι.
Οι μη κερδοσκοπικοί κανονισμοί θα πρέπει να περιλαμβάνουν τους κανόνες και τις διαδικασίες για τη σύσταση διοικητικού συμβουλίου. Αυτό θα περιλαμβάνει τη συχνότητα και τη διαδικασία εκλογής ή διορισμού μελών του διοικητικού συμβουλίου, καθώς και τη διάρκεια των θητειών τους και πόσες διαδοχικές θητείες μπορούν να υπηρετούν. Οι καταστατικοί κανονισμοί πρέπει να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, καθώς και τον ελάχιστο αριθμό μελών που απαιτείται για να παραστούν σε απαρτία ψηφοφορίας. Οι διαδικασίες για την απομάκρυνση ενός μέλους του διοικητικού συμβουλίου, όταν είναι απαραίτητο, θα πρέπει να αναφέρονται με σαφήνεια στον κανονισμό. Μια δήλωση που περιγράφει τα όρια ευθύνης για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι επίσης μια καλή ιδέα.
Η εκλογή αξιωματικών θα πρέπει επίσης να αναφέρεται στο καταστατικό. Ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα προσδιορίσει ποιοι αξιωματικοί χρειάζονται για την αποτελεσματική διεξαγωγή των επιχειρήσεων και στη συνέχεια θα θεσπίσει κανόνες για την εκλογή αξιωματικών και τη διάρκεια της θητείας τους. Τα καθήκοντα, οι ευθύνες και η εξουσία κάθε αξιωματικού πρέπει να είναι ευρέως αλλά σαφώς καθορισμένα. Επιπλέον, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια δήλωση σχετικά με το ποια μέλη ή βοηθοί αξιωματικοί θα έχουν την εξουσία να παραμείνουν όταν ένας αξιωματικός απουσιάζει προσωρινά.
Ο οργανισμός θα πρέπει να αποφασίσει εάν θα έχει ή όχι μέλος με δικαίωμα ψήφου. Εάν η γενική ιδιότητα έχει την εξουσία να ψηφίζει για ορισμένα θέματα, το καταστατικό θα πρέπει να αφορά τις διαδικασίες για αυτήν την ψηφοφορία. Συνήθως, αυτό θα περιλαμβάνει έναν ορισμό για το ποιος είναι μέλος, τα ατομικά δικαιώματα του μέλους ως μέρος του οργανισμού και τη διαδικασία διεξαγωγής συνεδριάσεων και ψηφοφορίας για θέματα.
Παρόλο που είναι ζωτικής σημασίας η συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες κανονισμούς σχετικά με τους μη κερδοσκοπικούς κανονισμούς, θα πρέπει να τηρούνται όσο το δυνατόν πιο σύντομα και αρκετά ευρεία ώστε να επιτρέπουν στον οργανισμό κάποια ευελιξία. Για παράδειγμα, αντί να λένε ότι το διοικητικό συμβούλιο θα συνεδριάζει στις 6:00 μ.μ. την τρίτη Τρίτη κάθε μήνα, μια πιο ευέλικτη δήλωση είναι ότι το διοικητικό συμβούλιο θα συνεδριάζει σε τακτά χρονικά διαστήματα, αλλά τουλάχιστον μία φορά ανά τρίμηνο. Αυτό επιτρέπει στον οργανισμό κάποια ευελιξία να αλλάζει τις ημέρες και ώρες συνεδριάσεων, όπως απαιτείται, αλλά να παραμένει σε συμμόρφωση με το δικό του καταστατικό. Αυτό είναι μόνο ένα πιθανό παράδειγμα. Οι έννοιες της συντομίας και της ευελιξίας θα πρέπει γενικά να εφαρμόζονται όπου είναι δυνατόν.
Μόλις συνταχθεί ο καταστατικός κανονισμός, εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο και υποβληθεί στις αρμόδιες διοικητικές αρχές, θα πρέπει να επανεξετάζονται σε τακτική βάση, ίσως κάθε τρία έως πέντε χρόνια. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός, κατά τη διάρκεια της ζωής του, μπορεί να αλλάξει κατεύθυνση και εστίαση καθώς αλλάζουν οι ανάγκες των μελών του. Οι τοπικοί και περιφερειακοί νόμοι σχετικά με τους μη κερδοσκοπικούς κανονισμούς μπορεί επίσης να αλλάζουν από καιρό σε καιρό. Οι καταστατικοί κανονισμοί πρέπει να αντικατοπτρίζουν και να υποστηρίζουν τον γενικό σκοπό του οργανισμού και θα πρέπει να αλλάζουν και να αναθεωρούνται περιοδικά καθώς ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός μεγαλώνει και ωριμάζει. Είναι επίσης καλή ιδέα να εξεταστούν τυχόν σημαντικές αλλαγές στο καταστατικό από έμπειρο δικηγόρο για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες νόμους.
SmartAsset.