Η μεταγραφή εγγράφου μετατρέπει τα έγγραφα σε χαρτί σε επεξεργάσιμη ψηφιακή μορφή. Αυτό μπορεί να γίνει για αναγνωσιμότητα, μετατροπή σε ψηφιακά αρχεία ή για διάφορους άλλους λόγους. Οι εταιρείες είναι διαθέσιμες για να εκτελέσουν αυτό το έργο με αμοιβή ή οι εταιρείες μπορούν να χειριστούν εσωτερικά τις ανάγκες μεταγραφής τους. Για ορισμένα είδη εγγράφων, ενδέχεται να απαιτείται ειδικός χειρισμός στη διαδικασία μετατροπής λόγω της ευαίσθητης φύσης ή ηλικίας ενός εγγράφου. Σε αυτές τις καταστάσεις, μπορεί να είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε μια εξειδικευμένη υπηρεσία.
Αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους. Ορισμένες εταιρείες σαρώνουν έγγραφα και χρησιμοποιούν πρόγραμμα για τη μετατροπή των τυπωμένων πληροφοριών σε επεξεργάσιμη ψηφιακή μορφή. Ένας τεχνικός ελέγχει τη μεταγραφή του μηχανήματος για να διορθώσει τυχόν σφάλματα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν ανταλλαγές χαρακτήρων ή αντικαταστάσεις, μετατοπισμένα πεδία και άλλα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. Το πρόγραμμα υπολογιστή μπορεί να είναι σε θέση να μάθει από τις διορθώσεις και να το εφαρμόσει σε μελλοντικές εργασίες μεταγραφής εγγράφων για να μειώσει το ποσοστό σφάλματος.
Μια άλλη επιλογή είναι η χειροκίνητη μεταγραφή, όπου ένας δακτυλογράφος εργάζεται από το πρωτότυπο έγγραφο ή ένα φαξ υψηλής ποιότητας για να δημιουργήσει ένα νέο ψηφιακό αντίγραφο. Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο όταν τα έγγραφα περιλαμβάνουν περιορισμένο ή ασυνήθιστο χειρόγραφο με το οποίο μπορεί να έχει πρόβλημα ένας υπολογιστής ή ειδικούς χαρακτήρες που δεν χρησιμοποιούνται συνήθως. Τα ιστορικά έγγραφα στα αγγλικά, για παράδειγμα, ενδέχεται να περιέχουν πολλούς χαρακτήρες που δεν χρησιμοποιούνται στα σύγχρονα αγγλικά και τους οποίους ένας υπολογιστής θα δυσκολευόταν να ερμηνεύσει.
Τα ιστορικά έγγραφα μπορεί να απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή επειδή οι μεταγραφείς θέλουν να αποφύγουν τη ζημιά στο πρωτότυπο. Η σάρωση και παρόμοιες δραστηριότητες μπορεί να εκθέσουν χαρτιά σε υπεριώδη ακτινοβολία και πρέπει να εκτελούνται με προσοχή για να διατηρηθεί η ακεραιότητα του πρωτοτύπου. Οι μεταγραφείς πρέπει επίσης να διατηρούν τα χέρια τους καθαρά και να φορούν γάντια ενώ χειρίζονται το υλικό. Η ψηφιοποίηση μέσω μεταγραφής εγγράφων μπορεί να καταστήσει τα ιστορικά αρχεία πιο προσιτά στους ερευνητές και στο ευρύ κοινό. μια εγκατάσταση θα μπορούσε, για παράδειγμα, να ανεβάσει ιστορικά γράμματα στον ιστότοπό της για οποιονδήποτε ενδιαφέρεται να μελετήσει.
Τα κρατικά έγγραφα μπορούν να υποβληθούν σε μεταγραφή εγγράφων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ιστορικά αρχεία όπως παλιά δεδομένα απογραφής καθώς και νεότερα έγγραφα που δεν είναι διαθέσιμα σε ψηφιοποιημένη μορφή. Mayσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε πιστοποιημένο μεταγραφέα λόγω της ευαισθησίας των πληροφοριών, για να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα δεν τροποποιούνται όταν καταχωρούνται σε ψηφιακή μορφή. Τα άτομα που σκοπεύουν να χρησιμοποιήσουν ψηφιοποιημένα έγγραφα από τη χώρα καταγωγής τους για δραστηριότητες όπως αιτήσεις υπηκοότητας μπορεί να θέλουν να ρωτήσουν έναν κυβερνητικό αξιωματούχο για τυχόν βήματα που πρέπει να ληφθούν για την επικύρωση της μεταγραφής εγγράφων.
SmartAsset.