Plik transakcji to plik danych, w którym przechowywane są rekordy transakcji odnoszące się do wpisów w pliku głównym. Tego rodzaju pliki służą do izolowania regularnej aktywności transakcyjnej od informacji z pliku głównego, umożliwiając jednocześnie bazie danych powiązanie tych dwóch elementów za pomocą klucza odniesienia. To kluczowe odniesienie jest zwykle pojedynczym wpisem wspólnym dla obu grup rekordów, takim jak numer konta, nazwisko pracownika lub klienta lub zamówienie zakupu. Dzięki temu operatorzy baz danych mogą utrzymywać stosunkowo małe pliki główne, a jednocześnie mają dostęp do pełnych historii transakcji na potrzeby ścieżek audytu lub raportowania.
Firmowe bazy danych mogą zawierać bardzo duże ilości informacji, które zazwyczaj składają się z indywidualnych danych klientów, dostawców i pracowników oraz zapisów powtarzających się zdarzeń dotyczących każdego z nich. Często te bazy danych są podzielone na pliki główne i transakcyjne. Plik główny zawiera indywidualne szczegółowe informacje, takie jak nazwiska, kontakty firmowe, adresy, listy e-mailowe oraz określone produkty lub usługi dotyczące danej osoby lub firmy. Plik transakcji zawiera transakcje sprzedaży lub zakupu, wydarzenia z kalendarza lub szczegóły dotyczące pracowników, takie jak urlopy, działania dyscyplinarne lub raporty z postępów w karierze.
Te bloki danych transakcyjnych zawierają wpis klucza, który jest informacją wspólną zarówno dla plików głównych, jak i plików transakcyjnych. Może to być numer konta, imię i nazwisko osoby kontaktowej, numer identyfikacyjny pracownika lub dane finansowe, takie jak zamówienia lub numery faktur. Wpis klucza jest unikalnym identyfikatorem, którego baza danych używa do powiązania wpisów transakcji z odpowiadającymi im rekordami pliku głównego. Każde zapytanie lub wyszukiwanie określonej transakcji pliku głównego spowoduje wyizolowanie albo całej grupy wpisów dla tego rekordu, albo dowolnego konkretnego wpisu, w zależności od tego, jak konkretny jest klucz.
Prowadzenie oddzielnych rekordów pliku głównego i pliku transakcji pozwala na przechowywanie pliku głównego w rozsądnym rozmiarze i dedykowanym tylko dla wpisów specyficznych dla podmiotu. W aplikacjach, w których użytkownicy przechowują zapisy transakcji poza siedzibą firmy lub na serwerach archiwum, oddzielenie ich od pliku głównego również znacznie ułatwia archiwizację. Prowadzenie dedykowanego pliku transakcyjnego pozwala również na łatwy i skuteczny audyt. Plik ten może również służyć jako pomoc diagnostyczna lub planistyczna w przypadku wielu baz danych, które posiadają rozbudowane funkcje raportowania na podstawie jego zawartości. Ten typ podziału plików jest często nazywany referencyjnym systemem plików, ponieważ plik główny „odwołuje się” do pliku transakcji w celu uzyskania szczegółowych informacji o zdarzeniu.