Plik danych to ogólny termin odnoszący się do dowolnego pliku komputerowego zawierającego dane. Ponieważ mogą to być pliki do przechowywania danych dowolnego typu na komputerze, większość użytkowników komputerów używa plików danych. Łącznie całe przechowywanie danych w systemie składa się z plików różnych typów. W środowiskach biznesowych plik danych czasami odnosi się konkretnie do bazy danych informacji biznesowych, takich jak dane klientów lub wykresy sprzedaży.
Ogólnie pliki danych są najczęściej nazywane po prostu „plikami”. Plik danych wchodzi w grę, gdy część danych musi być przechowywana lub zapisana. Nawet jeśli użytkownik nie zapisze pliku ręcznie, komputer może utworzyć tymczasowe pliki danych, aby przyspieszyć działanie użytkownika. Ta funkcja jest najczęściej używana w przeglądarkach internetowych, które przechowują pamięć podręczną danych informacji o witrynie, aby zapewnić użytkownikowi szybki dostęp do witryny później.
Plik danych różni się od pliku programu; podczas gdy pliki programów zawierają wykonywalny kod programu, pliki danych przechowują dane, które mogą być wywołane przez aplikację.
Rodzaje plików danych są liczone w setkach. Typowe rozszerzenia to .xls, który odnosi się do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel®, oraz .efx, zwykle dokument eFax. Istnieje również wiele plików programów, w tym pliki zawierające kod wykonywalny z rozszerzeniami .msi, plik programu Microsoft Windows® Installer oraz .dll, plik biblioteki dołączanej dynamicznie.
Otwarcie pliku danych wymaga użycia programu wyposażonego w możliwość odczytu typu pliku. Na przykład plik tekstowy .txt wymaga czytnika tekstu lub edytora, aby uzyskać dostęp do danych w pliku, a użytkownik musiałby mieć pod ręką program Microsoft Excel® lub kompatybilny program, aby odczytać plik arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel®. Niektóre programy do edycji tekstu, takie jak OpenOffice® i Microsoft Word®, mają możliwość odczytywania wielu typów plików danych i konwertowania plików oryginalnie utworzonych w innym programie. Konwersja typu pliku z jednego programu do drugiego rzadko skutkuje doskonałą konwersją i często powoduje problemy z formatowaniem lub umieszczaniem tekstu w przekonwertowanym pliku.
Tworzenie kopii zapasowych plików danych jest ważną częścią utrzymywania komputerowego systemu pamięci masowej. Dyski twarde mogą ulec uszkodzeniu bez ostrzeżenia, a pliki danych na komputerach z wieloma użytkownikami mogą czasami zniknąć bez śladu. Tworzenie kopii zapasowych ważnych danych na dysku twardym kopii zapasowej lub na zdalnym serwerze przechowywania danych, do którego dostęp jest możliwy przez Internet, chroni dostęp użytkownika do ważnych plików, takich jak informacje finansowe, projekty medialne czy prace semestralne. Dane utracone na uszkodzonym dysku twardym mogą czasami zostać odzyskane przez technika zajmującego się przechowywaniem danych, ale proces ten może być kosztowny i powolny, a także może zakończyć się niepowodzeniem.