Ο καλύτερος τρόπος παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων για κινητά είναι με τη χρήση κατάλληλων ελέγχων διαχείρισης αποθέματος και αυτοματοποιημένων εφαρμογών απογραφής υπολογιστών. Αυτή η διαδικασία απαιτεί τον έλεγχο και την τεκμηρίωση των περιουσιακών στοιχείων, η οποία περιλαμβάνει τη σήμανση κάθε εξοπλισμού με ετικέτες αναγνώρισης. Αυτές οι ετικέτες χρησιμοποιούν έναν μοναδικό αριθμό για κάθε στοιχείο. Ο αριθμός πρέπει να εισαχθεί σε μια εφαρμογή παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων για κινητά, όπου μπορεί να καταγραφεί και να παρακολουθείται για μελλοντικούς ελέγχους.
Μία από τις πιο σημαντικές συμβουλές για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων κινητής τηλεφωνίας είναι η σωστή επισήμανση και σήμανση του αποθέματος περιουσιακών στοιχείων. Αυτό βοηθά στη διασφάλιση ότι το απόθεμα που αγοράστηκε πρόσφατα ανατίθεται σε υπαλλήλους της εταιρείας. Όταν αγοράζεται μια νέα συσκευή, θα πρέπει να επισημαίνεται αμέσως με έναν αριθμό αναγνώρισης. Όταν η συσκευή εκχωρείται σε ένα άτομο, η ημερομηνία και το όνομα του ατόμου που έχει εκχωρηθεί πρέπει να παρακολουθούνται με τον αριθμό αναγνώρισης σε ένα σύστημα παρακολούθησης στοιχείων.
Ένα σύστημα παρακολούθησης κινητών στοιχείων πρέπει να χρησιμοποιεί ειδικές ετικέτες αναγνώρισης ραδιοσυχνοτήτων (RFID) για την παρακολούθηση του εξοπλισμού. Πρόκειται για μια ηλεκτρονική κωδικοποιημένη ετικέτα που επιτρέπει στους υπολογιστές να διαβάζουν τον αριθμό αναγνώρισης με ηλεκτρονικούς σαρωτές. Η τεχνολογία RFID χρησιμοποιείται στα περισσότερα καταστήματα λιανικής για την ανάγνωση και τη χρέωση εμπορευμάτων στα μητρώα ταμείου.
Είναι επίσης σημαντικό να διασφαλιστεί ότι ακολουθούνται οι κατάλληλες διαδικασίες απογραφής για τον πρόσφατα αγορασμένο εξοπλισμό. Κάθε φορά που αγοράζεται ένα νέο περιουσιακό στοιχείο, θα πρέπει να εντοπίζεται και να αποθηκεύεται σε ασφαλή περιοχή που διαχειρίζεται ένας θεματοφύλακας εξοπλισμού. Αυτά τα προϊόντα θα πρέπει να επισημαίνονται αμέσως με έναν αναγνωριστικό αριθμό και να αποθηκεύονται σε μια ασφαλή αίθουσα εκμετάλλευσης εξοπλισμού.
Είναι σημαντικό να υπάρχει μια σταθερή τοποθεσία για τις ετικέτες αναγνώρισης σε όλα τα στοιχεία κινητής τηλεφωνίας. Συνήθως το καλύτερο σημείο για να τοποθετήσετε μια ετικέτα αναγνώρισης σε φορητές συσκευές είναι στη θήκη μπαταριών. Αυτό διασφαλίζει ότι η ετικέτα βρίσκεται σε μια δυσδιάκριτη περιοχή και ότι είναι δύσκολο να αφαιρεθεί. Η χρήση μιας σταθερής τοποθεσίας διευκολύνει τους μελλοντικούς ελεγκτές να βρουν και να καταγράψουν τον αριθμό αναγνώρισης για κάθε περιουσιακό στοιχείο.
Η αποτελεσματική παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων για κινητά απαιτεί ετήσιο έλεγχο εξοπλισμού. Αυτή είναι μια ευκαιρία για να επαληθεύσετε ότι τα περιουσιακά στοιχεία έχουν εκχωρηθεί στο σωστό άτομο στο σύστημα παρακολούθησης και να διασφαλιστεί ότι όλος ο εξοπλισμός είναι λειτουργικός. Οι περισσότερες εταιρείες προγραμματίζουν ελέγχους αποθεμάτων κατά την περίοδο προετοιμασίας φόρου για να διασφαλίσουν ότι η διαδικασία πραγματοποιείται μία φορά το χρόνο.
Όταν τα κινητά περιουσιακά στοιχεία γίνονται ελαττωματικά ή σπάζουν, συνήθως αντικαθίστανται με νέο εξοπλισμό. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας ανταλλαγής, το περιουσιακό στοιχείο θα πρέπει να επισημαίνεται ως διαθέσιμο στο σύστημα παρακολούθησης κινητών στοιχείων. Αυτό διασφαλίζει ότι το σύστημα απογραφής διατηρείται και είναι ακριβές για τους ετήσιους ελέγχους.
SmartAsset.