Μια κλήση συνδιάσκεψης μπορεί να είναι ελαφρώς πιο δύσκολη στην εκτέλεση από μια τυπική συνάντηση σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. δεν υπάρχουν πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπιδράσεις, δεν υπάρχουν οπτικές ενδείξεις για ανάγνωση και κανένας τρόπος να γνωρίζουμε ποιος μιλά εκτός από την αναγνώριση φωνής. Όταν συμμετέχετε σε μια κλήση συνδιάσκεψης, είναι συνεπώς απαραίτητο να εφαρμόζετε τη σωστή εθιμοτυπία κλήσης συνδιάσκεψης, η οποία περιλαμβάνει τα πάντα, από το σημείο που κάθεται κανείς όταν λαμβάνει την κλήση έως τον τρόπο επικοινωνίας με άλλους συμμετέχοντες στην κλήση. Η μεγάλη προσοχή στη σωστή εθιμοτυπία της κλήσης συνδιάσκεψης μπορεί να βοηθήσει τον καλούντα να αποφύγει ενοχλητικά λάθη και αντ’ αυτού να βοηθήσει στη διεξαγωγή μιας ομαλής, αποτελεσματικής συνάντησης.
Ο διοργανωτής της πρόσκλησης θα πρέπει να ξεκινήσει τη συνάντηση εγκαίρως και με εισαγωγές σε όλη τη διαδρομή. Η εθιμοτυπία της κλήσης συνδιάσκεψης υπαγορεύει ότι κάθε άτομο στην κλήση πρέπει να αναγνωρίζεται και να παρουσιάζεται, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να είναι εξοικειωμένοι μεταξύ τους και να μπορούν να ακούν ο ένας τον άλλον. Μπορεί να είναι χρήσιμο να στείλετε e-mail ή με άλλο τρόπο να διανείμετε μια ατζέντα συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες με τα ονόματα όλων των ατόμων που συμμετέχουν στην κλήση. Η συνάντηση πρέπει να ξεκινήσει στην ώρα της. Μια τηλεδιάσκεψη, με άλλα λόγια, θα πρέπει να διεξάγεται εξίσου επαγγελματικά με μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο και οι διοργανωτές θα πρέπει να είναι εξίσου καλά προετοιμασμένοι όπως θα ήταν αυτοπροσώπως.
Η τήρηση της εθιμοτυπίας της κλήσης συνδιάσκεψης σχετικά με τον θόρυβο του περιβάλλοντος είναι ίσως η πιο σημαντική πτυχή της ίδιας της κλήσης. Κάποιος θα πρέπει να αποφεύγει να μιλάει σε κινητό τηλέφωνο, καθώς η λήψη μπορεί να προκαλέσει πρόβλημα ευκρίνειας και να αποσπά τους θορύβους του περιβάλλοντος. Κάθε καλών πρέπει να συμμετέχει στην κλήση από ένα ήσυχο δωμάτιο με ελάχιστους ή καθόλου περισπασμούς. Εάν κάποιος δέχεται την κλήση στο σπίτι, θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι δεν θα τον διακόπτουν μέλη της οικογένειας, κατοικίδια ή άλλες αλληλεπιδράσεις και θορύβους που αποσπούν την προσοχή. Τέτοιοι θόρυβοι μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή όλων των συμμετεχόντων και να αποτρέψουν την πρόοδο της συνάντησης. Αποφύγετε επίσης να δημιουργείτε περιττούς θορύβους, όπως να χτυπάτε ένα μολύβι, να μασάτε φαγητό ή να μετακινείστε σε δυνατές καρέκλες.
Δεδομένου ότι κανείς στην κλήση συνδιάσκεψης δεν θα δει ο ένας τον άλλον, η εθιμοτυπία της κλήσης συνδιάσκεψης υπαγορεύει ότι κάθε ομιλητής πρέπει να ταυτοποιηθεί πριν μιλήσει. Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση μεταξύ της ομάδας καλούντων και επιτρέπει σε κάθε συμμετέχοντα να κρατήσει ακριβείς σημειώσεις για το τι ειπώθηκε και από ποιον. Μια τυχαία φωνητική ομιλία χωρίς ταυτοποίηση μπορεί να είναι ανησυχητική και μπερδεμένη για άλλους ομιλητές και η αναγνώριση του εαυτού σας σε μια τηλεδιάσκεψη είναι παρόμοια με την επαφή με τα μάτια κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης.
SmartAsset.