Η διαχείριση που βασίζεται στην ικανότητα επικεντρώνεται στην καθοδήγηση ενός οργανισμού μέσω του επιχειρηματικού περιβάλλοντος χρησιμοποιώντας βασικές ικανότητες. Οι βασικές ικανότητες αντιπροσωπεύουν τις γνώσεις, τις δεξιότητες ή τις ικανότητες που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών. Αυτές οι ικανότητες δεν αναπαράγονται εύκολα από άλλες επιχειρήσεις. Οι κύριες αρχές της διοίκησης που βασίζεται στις ικανότητες είναι ο καθορισμός βασικών ικανοτήτων εντός της εταιρείας, η εξαγορά της ανώτατης διοίκησης από τα προγράμματα και τις ικανότητες που θα οδηγήσουν την εταιρεία, η αναδιάρθρωση του ανθρώπινου δυναμικού γύρω από τις ικανότητες και η δημιουργία μιας δήλωσης αποστολής που βασίζεται σε αυτό πληροφορίες.
Οι βασικές ικανότητες μπορεί να αφορούν σχεδόν οποιαδήποτε διαδικασία ή λειτουργία που χρησιμοποιεί μια εταιρεία σε επαναλαμβανόμενη βάση. Υπάρχουν δύο κύρια προσόντα για τις βασικές ικανότητες. Πρώτον, οι ικανότητες πρέπει να είναι δύσκολο να αναπαραχθούν από έναν ανταγωνιστή. Δεύτερον, η εταιρεία πρέπει να είναι σε θέση να αξιοποιήσει αυτές τις ικανότητες σε πολλές διαφορετικές σειρές προϊόντων ή αγορές στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται εξειδικευμένες τεχνικές παραγωγής, προϊόντα που λειτουργούν σε περιορισμένη ομάδα τεχνολογικών στοιχείων, πρακτικές εξυπηρέτησης πελατών, στρατηγικές σχέσεις με άλλες επιχειρήσεις ή ένας αγωγός έρευνας και ανάπτυξης που αναδεικνύει με συνέπεια νέες ιδέες ή προϊόντα για τους καταναλωτές.
Για να συμμετάσχουν στη διαχείριση που βασίζεται στις ικανότητες, οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη πρέπει να πραγματοποιήσουν μια ενδελεχή ανάλυση για να καθορίσουν ποιες ικανότητες αντιπροσωπεύουν τις βασικές ικανότητες. Οι περισσότερες εταιρείες θα έχουν τρεις έως πέντε ικανότητες που θα μετατραπούν στον βασικό τους όμιλο. Η προσπάθεια μετατροπής κάθε ικανότητας σε βασική ικανότητα μπορεί να γίνει επαχθής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορεί ακόμη και να οδηγήσει σε απώλεια ικανοτήτων από ανταγωνιστές, καθώς είναι δύσκολο να διατηρηθούν πάρα πολλές ικανότητες για παρατεταμένο χρονικό διάστημα. Μετά από αυτό το στάδιο ορισμού, οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη πρέπει να αναπτύξουν την ιδέα της διαχείρισης που βασίζεται στις ικανότητες σε ανώτερα διευθυντικά στελέχη.
Στη διαχείριση, οι παλιές συνήθειες συχνά πεθαίνουν σκληρά. Λέγοντας στους κορυφαίους διευθυντές ότι εστιάζουν σε μια προοπτική διαχείρισης που συνδέεται με βασικές ικανότητες μπορεί να οδηγήσει σε δυνητικά αρνητική ανατροφοδότηση ή αντιδράσεις. Οι διευθυντές που σύντομα ανακαλύπτουν ότι η προτιμώμενη ικανότητά τους πηγαίνει στο πίσω μέρος υπέρ μιας άλλης ικανότητας μπορεί να έχουν αρχική αντίσταση στο νέο πλαίσιο διαχείρισης που βασίζεται στις ικανότητες. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές πρέπει να το προβλέψουν και να αποφασίσουν εάν απαιτείται αλλαγή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι αναγκαία η αναδιάρθρωση του ανθρώπινου δυναμικού. Η εταιρεία πρέπει να προσλάβει άτομα που είναι πρόθυμα να εργαστούν υπό τους περιορισμούς του νέου πλαισίου διαχείρισης.
Το τελευταίο στάδιο της διαχείρισης που βασίζεται στις ικανότητες είναι ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η εφαρμογή μιας δήλωσης αποστολής που βασίζεται στις νέες βασικές ικανότητες. Η δήλωση αποστολής είναι ο κυρίαρχος στόχος που ένας οργανισμός θέλει να ακολουθήσουν οι υπάλληλοί του. Αυτή η κατάσταση ρέει από τα ανώτερα επίπεδα της εταιρείας προς τα χαμηλότερα επίπεδα εργαζομένων. Οι παλαιότεροι οργανισμοί μπορεί να χρειαστεί να επαναπροσδιορίσουν τη δήλωση αποστολής τους για να επιτύχουν τους λίγους στόχους των βασικών ικανοτήτων.