W procesie cywilnym strona przegrywająca ma obowiązek zrekompensować stronie wygrywającej koszty poniesione w trakcie procesu. Strona wygrywająca składa roszczenie z wyszczególnieniem kosztów, a strona przegrywająca ma możliwość złożenia wniosku o zwrot kosztów. Oznacza to, że strona przegrywająca kwestionuje roszczenie i chce, aby sędzia „opodatkował” lub obniżył koszty. Istnieje kilka podstaw, na których można uwzględnić wniosek o opodatkowanie kosztów.
Koszty sądowe mogą się kumulować, zwłaszcza podczas przedłużającego się procesu. Większość systemów prawnych zawiera listę rodzajów kosztów, które strona przegrywająca może zostać obciążona. Mogą to być opłaty za złożenie wniosku, opłaty związane z uzyskaniem kopii dokumentów prawnych oraz wiele innych rodzajów kosztów. Koszty sądowe są zasądzane odrębnie od odszkodowania w sprawie, a odszkodowanie nie zostanie zwiększone ani zmniejszone w celu pokrycia kosztów.
We wniosku o opodatkowanie kosztów strona przegrywająca podnosi, że roszczenie zgłoszone przez stronę wygrywającą nie jest zasadne. Jednym z najczęstszych powodów opodatkowania kosztów jest to, że niektóre z zgłoszonych kosztów nie są prawnie dopuszczalne. Na przykład nie można dochodzić kosztów niezwiązanych bezpośrednio z pozwem. Podobnie prawo może wykluczyć niektóre rodzaje kosztów, takie jak rozmowy telefoniczne, z listy dopuszczalnych kosztów. W takim przypadku sędzia opodatkowuje koszty, ponieważ wniesione roszczenie stanowi naruszenie prawa.
Ludzie mogą również kwestionować koszty na tej podstawie, że nie dostarczono wystarczającej dokumentacji kosztów. Jeżeli zwycięzca nie może wykazać, w jaki sposób poniesiono koszty, wniosek o opodatkowanie kosztów może wskazywać, że nie jest zasadne zmuszanie przegranego do zapłaty tych kosztów. Zwycięzca może wymyślać koszty lub błędnie przedstawiać koszty w roszczeniu z nadzieją na wyciśnięcie dodatkowych pieniędzy z przegranego, co oczywiście nie jest uważane za sprawiedliwe.
Strony przegrywające mają czas na zapoznanie się z roszczeniami strony wygrywającej. W trakcie kontroli mogą ustalić, czy koszty są odpowiednio udokumentowane oraz czy są one dopuszczalne z mocy prawa. Jeśli nie ma sporu, koszty mogą zostać opłacone zgodnie z żądaniem. W przypadku sporu należy złożyć wniosek o zwrot kosztów, aby zakwestionować roszczenie i spowodować rozpatrzenie roszczenia przez sędziego. Sędzia wyda orzeczenie w sprawie w wyznaczonym terminie.