Η ροή εργασιών έγκρισης είναι μια επιχειρηματική διαδικασία που απαιτεί την έγκριση άλλου υπαλλήλου, όπως ενός διευθυντή, πριν συνεχίσει ή ολοκληρώσει. Παραδείγματα ροών εργασίας έγκρισης περιλαμβάνουν την υπογραφή ενός μέλους του νομικού τμήματος σε μια νέα διαφήμιση προτού εκτυπωθεί ή την απαίτηση έγκρισης από τον διευθυντή για έξοδα υπαλλήλων που υπερβαίνουν ένα ορισμένο ποσό. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν λογισμικό επιχειρηματικής ροής εργασίας για την αυτοματοποίηση ροών εργασίας έγκρισης.
Οι ροές εργασιών έγκρισης μπορεί να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένες. Τα κριτήρια για μια διαδικασία ροής εργασίας έγκρισης μπορεί να περιλαμβάνουν τα ποσά των συναλλαγών, τη δυνητική αξία μιας πώλησης και τον τύπο του εργαζομένου που εκτελεί την εργασία. Άλλα θέματα που ενδέχεται να προκαλέσουν έγκριση περιλαμβάνουν το χρονικό διάστημα που ένας εργαζόμενος έχει εργαστεί στην εταιρεία ή τη φύση της εργασίας που εκτελεί ένας εργαζόμενος. Πολλαπλά κριτήρια μπορούν να συνδυαστούν για να ενεργοποιήσουν επίσης την έγκριση.
Στο λογισμικό ροής εργασίας, μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να ενεργοποιήσει έναν αριθμό ειδοποιήσεων. Το άτομο που πρέπει να χορηγήσει έγκριση μπορεί να λάβει ένα e-mail, ένα μήνυμα κειμένου, μια αναδυόμενη ειδοποίηση ή ένα μήνυμα μέσα στο ίδιο το λογισμικό. Η εργασία ή το έγγραφο που χρειάζεται έγκριση μπορεί να παγώσει μέχρι να εγκριθεί ή να παραμείνει διαθέσιμο για επεξεργασία από άλλους. Ο εγκρίτης μπορεί να εγκρίνει το αίτημα, να το απορρίψει ή να το μεταβιβάσει σε άλλο υπάλληλο. Σε ορισμένα συστήματα, μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να απαιτεί πολλαπλές εγκρίσεις. Για παράδειγμα, από τη στιγμή που ένας διαχειριστής εγκρίνει μια σύμβαση, μπορεί στη συνέχεια να απαιτήσει έγκριση από δικηγόρο εταιρείας.
Πολλαπλά ενδεχόμενα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη δημιουργία μιας ροής εργασίας έγκρισης. Για παράδειγμα, οι εγκρίσεις πρέπει να έχουν προθεσμίες, μετά από το οποίο το αίτημα έγκρισης διαβιβάζεται σε έναν άλλο πιθανό εγκρίτη. Οι προθεσμίες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την προτεραιότητα της εργασίας και άλλες σχετικές προθεσμίες. Για παράδειγμα, εάν ένα γραφικό πρέπει να βρίσκεται στον εκτυπωτή μέχρι την Παρασκευή για να είναι έτοιμο για μια επερχόμενη εμπορική έκθεση, η πλήρης ροή εργασιών έγκρισης που σχετίζεται με αυτό το γραφικό πρέπει να ολοκληρωθεί έως την Παρασκευή. Το λογισμικό ροής εργασίας πρέπει επίσης να γνωρίζει τις διακοπές και τις ημέρες ασθένειας των εγκριτών, έτσι ώστε τα αιτήματα έγκρισης να μην αργοπορούν.
Μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί να προσθέσει αξία σε μια υπάρχουσα ροή εργασιών δημιουργικού ή επιχείρησης. Μπορεί να δημιουργήσει συνέπεια απαιτώντας πάντα έγκριση όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις, αντί να βασίζεται στην ανθρώπινη μνήμη για να θυμάται πότε και από ποιον να ζητήσει έγκριση. Μια ροή εργασίας έγκρισης μπορεί επίσης να εγγυηθεί ότι οι νέοι, άπειροι υπάλληλοι δεν κάνουν ορισμένα δαπανηρά λάθη. Μπορεί να διασφαλίσει ότι οι αδίστακτοι υπάλληλοι δεν μπορούν να επεξεργαστούν ψευδείς πωλήσεις ή να παρακάμψουν τις καθιερωμένες διαδικασίες επίσης.
SmartAsset.