Η ροή εργασιών δημοσίευσης περιγράφει τη διαδρομή που παίρνει ένα έγγραφο από τη φάση γραφής έως τη δημοσίευση. Η καλύτερη ροή εργασιών δημοσίευσης για την εταιρεία σας εξαρτάται από το μέγεθος και τη σύνθεση του προσωπικού σας. Το σύστημά σας περιορίζεται από τους περιορισμούς της διαδικασίας εκτύπωσης και του λογισμικού δημοσίευσης. Είναι επίσης σημαντικό να επιλέξετε μια διαδικασία ροής εργασίας δημοσίευσης που μπορεί να προχωρήσει μέσα από διάφορες μορφές επικοινωνίας. Η επιλογή μιας επιχειρηματικής ροής εργασίας θα πρέπει να εξισορροπεί τις δημοσιονομικές ανησυχίες, την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια.
Το μέγεθος του χώρου εργασίας σας θα υπαγορεύσει την ιδανική διαδικασία ροής εργασίας δημοσίευσης. Όλο το προσωπικό σας μπορεί να συμμετέχει στην επεξεργασία γραπτού υλικού σε ένα μικρό γραφείο. Αυτή η ροή εργασίας θα περιλάμβανε μια “στρογγυλή περιστροφή” τροποποιήσεων που ακολουθείται από παράδοση στον εκτυπωτή. Τα μεγαλύτερα γραφεία συχνά διαθέτουν περισσότερη ιεραρχία στην αντιμετώπιση της δημιουργικής ροής εργασίας. Η ροή εργασιών δημοσίευσης σε ένα μεγάλο γραφείο ενδέχεται να περιλαμβάνει την παράδοση ενός σχεδίου σε έναν επεξεργαστή αντιγράφων, επεξεργαστή ενότητας και εκδότη πριν από την εκτύπωση.
Η καλύτερη ροή εργασίας για την επιχείρησή σας θα πρέπει να προβλέπει αλλαγές προσωπικού. Η ροή εργασίας σας θα πρέπει να εξηγείται εύκολα στους νέους υπαλλήλους που συμμετέχουν σε δημοσιεύσεις. Οι προσωρινοί συντάκτες, συγγραφείς και γραφικοί θα πρέπει να μπορούν να προσαρμοστούν εύκολα στη διαδικασία. Ένας καλός βασικός κανόνας κατά την επιλογή της καλύτερης ροής εργασίας δημοσίευσης είναι να σχεδιάσετε μια διαδικασία που θα μπορούσε να εξηγηθεί στον μέσο αναγνώστη της δημοσίευσής σας.
Πρέπει να λάβετε υπόψη το λογισμικό που χρησιμοποιείται από την ομάδα δημοσιεύσεών σας καθώς αναπτύσσετε ένα διάγραμμα ροής εργασίας. Το σύστημα ροής εργασίας σας μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά εάν οι συγγραφείς, οι συντάκτες και η ομάδα εκτύπωσης χρησιμοποιούν διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου λογισμικού. Αυτό το πρόβλημα επιδεινώνεται όταν ένας συγγραφέας χρησιμοποιεί λογισμικό δημοσίευσης που δεν είναι συμβατό με το λογισμικό του γραφείου σας. Η ροή εργασίας δημοσίευσης θα πρέπει να προβλέπει αυτά τα προβλήματα απαιτώντας συμβατότητα από όλους στη διαδικασία.
Το ιδανικό μοντέλο ροής εργασίας θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί με την τρέχουσα προσέγγισή σας στην εκτύπωση. Πιθανότατα θα χρειαστεί να δημιουργήσετε επιπλέον συνεδρίες αναθεώρησης και επεξεργασίας στο διάγραμμα ροής εργασίας σας εάν χρησιμοποιείτε εκτύπωση όφσετ. Η ροή εργασιών έκδοσης μπορεί να είναι πιο συμπαγής με τις υπηρεσίες εκτύπωσης κατά παραγγελία, αλλά το κόστος κάθε μονάδας είναι υψηλότερο από ό, τι με την εκτύπωση όφσετ. Το μέγεθος και η συχνότητα των δημοσιεύσεων θα πρέπει επίσης να ενημερώνουν την ανάλυση της ροής εργασίας σας. Μπορείτε να κάνετε διορθώσεις με καθημερινές εφημερίδες και σημειώματα πιο εύκολα από ό, τι με ετήσιες αναφορές.
Το σύστημα ροής εργασίας σας θα πρέπει επίσης να είναι κατασκευασμένο για να αντέχει σε διαταραχές στην επικοινωνία και την παράδοση εγγράφων. Το διάγραμμά σας θα πρέπει να δίνει οδηγίες στους συντάκτες να διατηρούν ψηφιακά και να τυπώνουν αντίγραφα δημοσιεύσεων σε περίπτωση διακοπής ρεύματος. Η διαδικασία ροής εργασίας δημοσίευσης πρέπει επίσης να προβλέπει διακοπές δικτύου που αποσυνδέουν τις ομάδες γραφής από τους εκτυπωτές τους. Οι ομάδες γραφής και επεξεργασίας θα πρέπει να χρησιμοποιούν φορητές μονάδες δίσκου, φορητούς υπολογιστές και συχνές εκτυπώσεις για την έγκαιρη παράδοση δημοσιεύσεων.
SmartAsset.