Οι έλεγχοι έρχονται σε όλα τα σχήματα και μορφές. Ανεξάρτητα από τον τύπο, ωστόσο, οι έλεγχοι διενεργούνται από ανεξάρτητο ελεγκτικό προσωπικό που ελέγχει τις διαδικασίες και τις αποδείξεις, αναζητώντας μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές και προσπαθώντας να αποφύγει απάτη και λάθη. Η προετοιμασία ελέγχου είναι η διαδικασία προετοιμασίας για μια τέτοια ανασκόπηση και συχνά σχετίζεται με ελέγχους από εταιρείες πιστοποιημένου δημόσιου λογιστή (CPA). Πρόκειται για ελέγχους που διενεργούνται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο για να διαβεβαιώσουν τους επενδυτές, τις τράπεζες και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη ότι οι οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας παρουσιάζονται δίκαια χωρίς μεγάλες ανακρίβειες ή λάθη.
Οι ελεγκτές ακολουθούν προγράμματα ελέγχου και η προετοιμασία ελέγχου είναι συνήθως επαναλαμβανόμενη, με παρόμοια στοιχεία προηγούμενων ετών. Οι επιχειρήσεις που πρέπει να ελεγχθούν, όπως οι δημόσιες εταιρείες, λαμβάνουν συνήθως ερωτηματολόγια ελέγχου ή καταχωρίσεις που ζητούν χρονοδιαγράμματα και άλλες σχετικές πληροφορίες για να βοηθήσουν στη διαδικασία και την προετοιμασία του ελέγχου. Αυτά τα χρονοδιαγράμματα είναι κοινώς γνωστά ως τεκμηρίωση “προετοιμασμένο από τον πελάτη” (PBC).
Τα μέλη της ομάδας ελέγχου χρησιμοποιούν τα PBC για την ανάλυση οικονομικών καταστάσεων και τον έλεγχο των αριθμών. Το θέμα είναι να χρησιμοποιήσετε τεκμηρίωση από την προετοιμασία του ελέγχου για να κάνετε τη διαδικασία ελέγχου γρηγορότερη και φθηνότερη. Όσο καλύτερη είναι η τεκμηρίωση, τόσο πιο ομαλός πρέπει να είναι ο έλεγχος.
Ένα χρονοδιάγραμμα πληρωτέων λογαριασμών είναι συχνά μέρος της προετοιμασίας του ελέγχου, που περιέχει μια λεπτομερή λίστα των οφειλετών, μακροπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα, και το ποσό που οφείλει ο καθένας. Τα σύνολα της λίστας θα πρέπει να συμφωνούν με όσα παρουσιάζει η επιχείρηση στην οικονομική της κατάσταση. Εάν μια επιχείρηση εμφανίζει 1,000 $ Δολάρια ΗΠΑ (USD) ως τρεχούμενους λογαριασμούς και 5,000 $ USD ως μακροπρόθεσμες πληρωτέες σημειώσεις, για παράδειγμα, αυτά τα ακριβή ποσά θα πρέπει να συμφωνούν με τα χρονοδιαγράμματα πληρωτέων λογαριασμών.
Ένα άλλο χρονοδιάγραμμα που συχνά αποτελεί μέρος της προετοιμασίας του ελέγχου είναι μια λίστα των απαιτήσεων λογαριασμών. Αυτή η λίστα δείχνει ποιος χρωστά την επιχείρηση και πόσα χρωστάει, παρόμοια με τους πληρωτέους λογαριασμούς. Η ιδέα είναι η ίδια: το πρόγραμμα των απαιτήσεων πρέπει να συμφωνεί με τις οικονομικές καταστάσεις σε σύνολα.
Οι συμβιβασμοί τραπεζών είναι δημοφιλείς PBC και συχνά απαιτούνται για τον τελευταίο μήνα του οικονομικού έτους και τον επόμενο μήνα. Η τραπεζική συμφιλίωση περιγράφει διαφορές μεταξύ του ταμειακού υπολοίπου ανά τράπεζες και ανά βιβλία, αυτό που εμφανίζει η επιχείρηση στις οικονομικές της καταστάσεις για μετρητά. Άλλα δημοφιλή στοιχεία στις προετοιμασίες ελέγχου περιλαμβάνουν μια λίστα παγίων περιουσιακών στοιχείων, αποσβέσεις, επενδύσεις και επιστολές επιβεβαίωσης τραπεζών, όπου οι τράπεζες επιβεβαιώνουν μετρητά και επενδυτικά υπόλοιπα με ελεγκτές.
Πολλές επιχειρήσεις, ιδίως εταιρείες και μεγαλύτερες εταιρείες, δημιουργούν επιτροπές ελέγχου για τον συντονισμό και τον έλεγχο της προετοιμασίας και της διαδικασίας ελέγχου. Η επιτροπή ελέγχου αποτελείται συχνά από μέλη του διοικητικού συμβουλίου που ενδιαφέρονται για την οικονομική ευημερία της επιχείρησης. Αυτά τα μέλη μπορεί να έχουν υπόβαθρο σε οικονομικά ή λογιστικά.
Οι προκλήσεις της προετοιμασίας του ελέγχου είναι οι αλλαγές στους αριθμούς λογαριασμών που οφείλονται σε λάθη ή προσαρμογές που έγιναν μετά την προετοιμασία των PBC. Όταν συμβεί αυτό, τα χρονοδιαγράμματα και η τεκμηρίωση πρέπει επίσης να αλλάξουν. Μια άλλη πρόκληση της προετοιμασίας του ελέγχου είναι η έγκαιρη προετοιμασία όλων των κατάλληλων πληροφοριών. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να ελαχιστοποιηθεί χρησιμοποιώντας χρηματοοικονομικό λογισμικό που παρέχει καλή αναφορά, εξαλείφοντας την ανάγκη κατάρτισης ξεχωριστών λιστών για πολλά στοιχεία.
SmartAsset.