Η ενσωμάτωση επιχειρηματικών διαδικασιών, γνωστή και ως BPI, είναι η στρατηγική εύρεσης τρόπων σύνδεσης μεμονωμένων τεχνολογικών συστημάτων, έτσι ώστε η ροή πληροφοριών μεταξύ αυτών των συστημάτων να είναι αποτελεσματική και απρόσκοπτη. Η ιδέα αυτού του τύπου ολοκλήρωσης είναι να εξαλειφθεί η ανάγκη αντιγραφής δεδομένων σε πολλά διαφορετικά συστήματα και να αυξηθεί η συνολική αποδοτικότητα της επιχειρηματικής λειτουργίας. Όταν διαρθρωθεί προς το καλύτερο πλεονέκτημα, η ολοκλήρωση επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να εξοικονομήσει πολύ μεγάλο χρόνο και χρήμα.
Ένα παράδειγμα ενσωμάτωσης επιχειρηματικών διαδικασιών περιλαμβάνει τη δημιουργία σχέσης μεταξύ των συστημάτων πωλήσεων και τιμολόγησης εντός μιας εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση είναι αμοιβαία, δεδομένου ότι τα συγκεκριμένα δεδομένα εντός της βάσης δεδομένων πωλήσεων μπορούν να έχουν πρόσβαση από το σύστημα χρέωσης και αντίστροφα. Αυτό σημαίνει ότι εάν η ενσωμάτωση έχει ρυθμιστεί με τα σωστά πρωτόκολλα, ένας πωλητής μπορεί να έχει πρόσβαση στα τρέχοντα στοιχεία της περιόδου χρέωσης για έναν συγκεκριμένο πελάτη, μεταβαίνοντας στο προφίλ του πελάτη στη βάση δεδομένων πωλήσεων και εκτελώντας ένα αίτημα. Ταυτόχρονα, ένας ειδικός χρέωσης θα μπορούσε να ξεκινήσει ένα ερώτημα από το σύστημα χρέωσης στη βάση δεδομένων πωλήσεων και να κατεβάσει πληροφορίες σχετικά με τις πιο πρόσφατες τιμές συμβολαίου που επεκτείνονται σε έναν πελάτη.
Η έννοια της ολοκλήρωσης επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να βοηθήσει στη διασφάλιση ότι οι παραγγελίες των πελατών υποβάλλονται σε επεξεργασία, εκτέλεση και χρέωση με σχετική ευκολία, απλώς δημιουργώντας συνδέσεις μεταξύ όλων των σχετικών συστημάτων. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης προγραμματίσει μια κλήση συνδιάσκεψης με έναν πάροχο υπηρεσιών, οι λεπτομέρειες σχετικά με αυτήν την παραγγελία καταχωρούνται σε ένα τμήμα κρατήσεων και οι πληροφορίες μεταφορτώνονται στη γέφυρα του συνεδρίου όπου θα πραγματοποιηθεί η κλήση. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται ο χειριστής της διάσκεψης να εισάγει τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο και ενδεχομένως να κάνει ένα σφάλμα καταχώρισης που επηρεάζει αρνητικά την ίδια την κλήση συνδιάσκεψης. Μόλις ολοκληρωθεί η κλήση, τα δεδομένα για την κλήση μεταφορτώνονται αυτόματα από τη γέφυρα συνδιάσκεψης στο σύστημα χρέωσης, όπου εφαρμόζονται οι σωστές τιμές και το τιμολόγιο συντάσσεται αυτόματα από το σύστημα, χωρίς να χρειάζεται ειδικός χρέωσης να εισάγει μη αυτόματα δεδομένα από εκτύπωση της δραστηριότητας της γέφυρας συνεδρίων.
Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά την ολοκλήρωση επιχειρηματικών διαδικασιών για τη δημιουργία συνδέσεων μεταξύ εσωτερικών συστημάτων, οι επιχειρήσεις μπορούν συχνά να διαχειριστούν εργασίες με μεγαλύτερο βαθμό ταχύτητας καθώς και ακρίβειας. Η δυνατότητα ανάκτησης ονομάτων και διευθύνσεων πελατών για μαζική αποστολή απλοποιείται όταν ένα ενσωματωμένο σύστημα μπορεί να συνδυάσει ένα πρότυπο επιστολής με αυτά τα στοιχεία επικοινωνίας, να κατεβάσει τα δημιουργημένα έγγραφα σε έναν εκτυπωτή, ενώ παράλληλα να ετοιμάσει μια λίστα email που να επιτρέπει ειδοποιήστε τους ίδιους πελάτες να περιμένουν την αποστολή σε λίγες ημέρες. Ένα έργο αυτού του τύπου μπορεί να διαχειριστεί ένας μόνο εργαζόμενος μέσα σε λίγες ώρες, αντί να απαιτεί από πολλούς υπαλλήλους να αφιερώσουν χρόνο στο έργο για μία ή δύο ημέρες.
SmartAsset.