Η ροή εργασιών αποτελείται από τα στάδια που περνά μια επιχείρηση ή υπάλληλος προκειμένου να παρέχει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία στους πελάτες της. Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας είναι όταν αυτά τα στάδια βοηθούνται από υπολογιστές ή άλλα μηχανήματα. Για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ροής εργασίας, πρέπει πρώτα να αναλύσετε τα βήματα που περιλαμβάνονται στη διαδικασία. Αφού η επιχείρηση κατανοήσει σταθερά κάθε βήμα της διαδικασίας ροής εργασίας, η δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας περιλαμβάνει την εισαγωγή της διαδικασίας ροής εργασίας στο λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας, το οποίο στη συνέχεια αυτοματοποιεί τη διαδικασία.
Τα κύρια οφέλη της αυτοματοποιημένης ροής εργασίας είναι ότι εξοικονομεί χρόνο εργασίας για τους εργαζόμενους και επομένως εξοικονομεί χρήματα από την εταιρεία. Το αυτοματοποιημένο λογισμικό ροής εργασίας έχει δυνατότητες αναφοράς, οπότε μια εταιρεία μπορεί να προσδιορίσει πότε χρειάζεται επιπλέον μέλη προσωπικού για να χειριστεί το φόρτο εργασίας ή πότε η επιχείρηση έχει περισσότερα μέλη προσωπικού από ό, τι εργάζεται για αυτούς. Η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας εξαλείφει τις χειροκίνητες διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων ή παράδοσης ενός αρχείου στο επόμενο άτομο που πρέπει να εργαστεί στο αρχείο. Αντ ‘αυτού, αφού ολοκληρωθεί η πρώτη εργασία, τα αυτοματοποιημένα συστήματα ροής εργασίας ειδοποιούν το επόμενο άτομο για την επόμενη εργασία και όλοι όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία έχουν πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες.
Ένα παράδειγμα αυτοματοποιημένης ροής εργασίας σε χρήση είναι αυτό ενός νοσοκομείου. Με αυτοματοποιημένη ροή εργασίας, όταν ένας ρεσεψιονίστ ελέγχει έναν ασθενή στο σύστημα στην αίθουσα αναμονής, η νοσοκόμα λαμβάνει μια ειδοποίηση στον υπολογιστή ότι ένας ασθενής περιμένει και σε ποιο δωμάτιο. Αφού η νοσοκόμα συλλέξει πληροφορίες από τον ασθενή και τις εισάγει στον υπολογιστή, ο γιατρός λαμβάνει μια ειδοποίηση για τον ασθενή και σε ποιο δωμάτιο ο ασθενής περιμένει. Όταν η νοσοκόμα και ο γιατρός εισάγουν πληροφορίες, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας μεταφέρει τις πληροφορίες πίσω στον ρεσεψιονίστ, ο οποίος διαχειρίζεται το φορτίο του ασθενούς.
Σε αυτό το παράδειγμα, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας σώζει το προσωπικό από την εισαγωγή δεδομένων ασθενών στο σύστημα υπολογιστή ή το αρχείο ασθενούς πολλές φορές – όταν ο ρεσεψιονίστ ελέγχει τον ασθενή, όταν η νοσοκόμα βλέπει τον ασθενή και ξανά όταν ο γιατρός βλέπει τον ασθενή. Αυτό μειώνει τους χρόνους αναμονής του ασθενούς, επειδή αφού ο ρεσεψιονίστ εισάγει πληροφορίες για τον ασθενή κατά το check-in, οι πληροφορίες μεταφέρονται αυτόματα στον υπολογιστή της νοσοκόμας και ξανά στον γιατρό αφού ο νοσηλευτής εισάγει τυχόν πρόσθετες πληροφορίες για τον ασθενή. Αυτή η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας παρέχει στο νοσοκομείο μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και τελικά του επιτρέπει να παρέχει καλύτερη φροντίδα στους ασθενείς.
SmartAsset.