Καθώς μια εταιρεία ή οργανισμός μεγαλώνει, η ανάγκη να καθοριστούν κατευθυντήριες γραμμές για τις προμήθειες γίνεται πιο σημαντική. Η προμήθεια ή η αγορά είναι η διαχείριση όλων των δαπανών για υπηρεσίες και αγαθά. Ως πτυχή της συνολικής διαχείρισης επιχειρήσεων, είναι μια κεντρική λειτουργία που σχετίζεται άμεσα με τον περιορισμό του κόστους, τη μείωση των δαπανών και την αύξηση των κερδών. Παρόλο που οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέουν τις προμήθειες με μεγάλες εταιρείες και συμφωνίες πολλών εκατομμυρίων δολαρίων, οι οδηγίες προμηθειών μπορούν να βοηθήσουν κάθε επιχείρηση, μεγάλη και μικρή.
Ο τομέας των προμηθειών είναι τόσο ευρύς που είναι καλύτερο να το χωρίσετε σε ξεχωριστές επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι κύριες κατηγορίες είναι: διαχείριση πωλητών, συμβεβλημένα αγαθά και υπηρεσίες, όροι πληρωμής, κατώτατα όρια και διαχωρισμός δασμών. Εκτός από τον εντοπισμό της διαφορετικής επιχειρηματικής διαδικασίας, υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες: καθιέρωση οργανωτικής δομής και ρόλων, εφαρμογή λογιστικών ελέγχων και καθορισμός της λογοδοσίας και της ευθύνης για τις διαδικασίες προμηθειών εντός του οργανισμού.
Η τυπική μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών προμηθειών είναι η δημιουργία ενός φακέλου αρχείων για τις οδηγίες. Μέσα σε αυτόν τον φάκελο αρχείων, δημιουργήστε έναν ξεχωριστό για κάθε μία από τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες. Καθώς αναπτύσσονται οι κατευθυντήριες γραμμές, δημιουργήστε τους οδηγούς διαδικασίας για τους διαφορετικούς ρόλους και τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία. Συμπεριλάβετε μια ενότητα σχετικά με τις εκθέσεις εποπτείας και διαχείρισης, καθώς και ένα έγγραφο ροής για ανασκόπηση της ανώτερης διοίκησης. Όλες οι κατευθυντήριες γραμμές πρέπει να αναθεωρηθούν και να συζητηθούν με τις περιοχές που έχουν πληγεί και να παρουσιαστούν στην ανώτερη διοίκηση για έλεγχο. Μετά την αποδοχή, απαιτείται εκπαίδευση για όλους τους χρήστες για την εφαρμογή των οδηγιών.
Το πρώτο στοιχείο που πρέπει να αναθεωρηθεί είναι οι ρόλοι και οι ευθύνες των διαφόρων φορέων στη διαδικασία προμήθειας. Προσδιορίστε ποιος, τι, πού και γιατί για κάθε συναλλαγή και καθορίστε το σημείο ή τη δραστηριότητα έναρξης. Για παράδειγμα, όταν ένα τμήμα απαιτεί είδη γραφείου, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτή τη διαδικασία; Πώς αποφασίζουν με ποιον προμηθευτή να επικοινωνήσουν; Ποιο είναι το μέγιστο ποσό που μπορούν να δαπανήσουν και ποιος εγκρίνει αυτήν την αγορά; Αυτά τα ερωτήματα είναι όλα κεντρικά για την ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις δημόσιες συμβάσεις.
Η λογιστική παρέχει μια τυπική δομή για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των δαπανών. Η χρήση αιτήσεων αγοράς, εντολών αγοράς, προσφορών, συμβάσεων και άλλων εργαλείων προμηθειών όλα επηρεάζουν τις λογιστικές λειτουργίες. Οι τυπικοί λογιστικοί έλεγχοι επικεντρώνονται στη μείωση του κινδύνου απάτης, την απόκτηση της καλύτερης αξίας για το δολάριο, τη λήψη τιμών και όρων με διαπραγμάτευση και εξουσιοδοτήσεων έγκρισης. Αυτά τα στοιχεία μπορούν να διαχειριστούν σε μηχανογραφημένο σύστημα, αλλά πρέπει πρώτα να καθοριστούν στις οδηγίες της επιχειρηματικής διαδικασίας.
Η λογοδοσία και η υπευθυνότητα είναι ένας σημαντικός παράγοντας προμήθειας. Οι περισσότεροι οργανισμοί επικεντρώνονται στην αξία δολαρίου της εντολής αγοράς ή της σύμβασης, αλλά ενδέχεται να παραβλέψουν το σύνολο που δαπανήθηκε για ένα συγκεκριμένο εμπόρευμα. Ο καθορισμός της κατάλληλης θέσης ως υπεύθυνου για τη διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή και την επεξεργασία των εντολών αγοράς είναι ένα σημαντικό βήμα στις κατευθυντήριες γραμμές για τις προμήθειες.
SmartAsset.