Κάθε διαδικασία αγοράς χρησιμοποιεί τέσσερα βασικά βήματα: τον προσδιορισμό της ανάγκης, την προσφορά, την αγορά και την αξιολόγηση. Κάθε βήμα μπορεί να έχει πολλά στοιχεία, μερικά από τα οποία μπορεί να μην ισχύουν για κάθε αγορά. Συχνά, τα βήματα ολοκληρώνονται τυχαία και σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Σε άλλα, κάθε βήμα επισημοποιείται και μπορεί να διαρκέσει πολύ.
Στο στάδιο του προσδιορισμού της ανάγκης της διαδικασίας αγοράς, ο υποψήφιος αγοραστής αξιολογεί τις ανάγκες του. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του τι θέλει να επιτύχει, ποιος θα είναι ο προϋπολογισμός δαπανών του και ποια χαρακτηριστικά είναι απαραίτητα και επιθυμητά. Αυτό το βήμα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει έρευνα προϊόντων για να αποκαλύψει τις δυνατότητες και τις επιλογές που ο αγοραστής μπορεί να μην αντιληφθεί ότι είναι διαθέσιμες.
Ο προσδιορισμός της ανάγκης λαμβάνει χώρα είτε η απόφαση είναι τόσο απλή όσο ένας άνθρωπος που θέλει να αγοράσει μεσημεριανό γεύμα ή τόσο περίπλοκος όσο ένας διαχειριστής πληροφορικής που αξιολογεί ένα νέο ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα διαχείρισης. Ο άνθρωπος που ψάχνει για μεσημεριανό γεύμα θα καθορίσει πολύ γρήγορα τις ανάγκες του. Μπορεί να γνωρίζει ότι χρειάζεται φαγητό, θέλει να ξοδέψει ένα συγκεκριμένο ποσό, έχει μόνο 30 λεπτά για μεσημεριανό γεύμα και έχει διάθεση για σαλάτα. Ο διαχειριστής πληροφορικής μπορεί να χρειαστεί να συνομιλήσει με πολλά μέρη για να καθορίσει τις ανάγκες και τους περιορισμούς πριν μπορέσει να περάσει στην επόμενη φάση.
Στη φάση υποβολής προσφορών της διαδικασίας αγοράς, ο αγοραστής ερευνά τους διαθέσιμους προμηθευτές και ζητά τιμολόγηση. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ο μεσημεριανός που χρησιμοποιεί τον προϋπολογισμό του για να καθορίσει ότι πρέπει να υποστηρίξει ένα εστιατόριο γρήγορου φαγητού και στη συνέχεια περνά μέσα από μια νοερή λίστα τέτοιων εγκαταστάσεων κοντά στον τόπο της επιχείρησής του. Ο διαχειριστής πληροφορικής πιθανότατα θα ερευνήσει το διαθέσιμο λογισμικό και τους παρόχους, θα υποβάλει αίτημα για πρόταση και στη συνέχεια θα αξιολογήσει τις προσφορές για να καθορίσει ποια ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας του.
Η τρίτη φάση της διαδικασίας αγοράς είναι η πραγματική αγορά. Για τον άντρα που αγοράζει μεσημεριανό, αυτό είναι τόσο απλό όσο να παραγγέλνει το φαγητό του, να πληρώνει στο παράθυρο και να απομακρύνεται. Για τον διαχειριστή πληροφορικής, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διαπραγμάτευση τιμών, λήψη έγκρισης αγοράς, υπογραφή συμβολαίων, παράδοση του προϊόντος και πληρωμή του τιμολογίου.
Η διαδικασία αγοράς συνήθως ολοκληρώνεται με τη φάση της αξιολόγησης. Εδώ ο αγοραστής καθορίζει εάν έκανε μια καλή αγορά και αν θα διατηρήσει το προϊόν ή θα ξανασυνεργαστεί με τον πωλητή. Για το μεσημεριανό γεύμα, αυτό σημαίνει ότι τρώει το γεύμα του και αποφασίζει αν ήταν καλό. Για τον διαχειριστή πληροφορικής, αυτό σημαίνει αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος με την πάροδο του χρόνου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η φάση της διαδικασίας ενδέχεται να συνεπάγεται επίκληση εγγυήσεων ή εγγυήσεων και μπορεί ακόμη και να οδηγήσει σε επιστροφή του προϊόντος ή αίτημα επιστροφής χρημάτων.