Ένα στέλεχος είναι γενικά κάποιος που κατέχει θέση υψηλότερου επιπέδου σε μια εταιρεία, όπως διευθυντής ή βοηθός διευθυντή. Η διοίκηση τείνει στις ανάγκες του ατόμου αυτού και τις ανάγκες που πρέπει να καλύψει το στέλεχος για να κάνει σωστά τη δουλειά του. Συνήθως, η διοίκηση του εκτελεστικού γραφείου μεταφράζεται σε φροντίδα για τις ανάγκες του γραφείου και ορισμένες προσωπικές ανάγκες ενός υψηλού επιπέδου υπαλλήλου, ώστε να μπορεί να εκτελέσει με επιτυχία τη δουλειά του. Μια τέτοια τάση θα μπορούσε να περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά πράγματα.
Όταν οι άνθρωποι κοιτούν προγράμματα κατάρτισης για τη διοίκηση γραφείου, τους λένε συχνά ότι θα τους προετοιμάσουν να διαχειριστούν μικρά γραφεία ή να αναλάβουν θέσεις χαμηλότερου επιπέδου, όπως γραμματέας ή διοικητικός βοηθός. Ο αριθμός του προσωπικού σε ένα γραφείο θα μπορούσε να υπαγορεύει τη θέση και τις ευθύνες, και μερικοί άνθρωποι διοικούν ένα ολόκληρο γραφείο με τίτλο όπως εκτελεστικός γραμματέας. Η διοίκηση δεν μεταφράζεται απαραιτήτως στη διαχείριση ενός γραφείου, κάτι που αποτελεί σημαντική διάκριση όταν οι άνθρωποι επιλέγουν σταδιοδρομία.
Ουσιαστικά, κάθε βοηθητικό προσωπικό στο γραφείο του εκτελεστικού εκτελεί κάποιο είδος διοίκησης εκτελεστικού γραφείου. Οι εργασίες που μπορεί να αναληφθούν ή να εκπληρωθούν καθημερινά περιλαμβάνουν την απάντηση τηλεφώνου, τη λήψη μηνυμάτων και τον προγραμματισμό ραντεβού. Οποιοσδήποτε εργαζόμενος στο γραφείο μπορεί να χρησιμοποιήσει συντομογραφία για να καταγράψει υπαγορευμένα γράμματα και στη συνέχεια να τα πληκτρολογήσει, να τα διορθώσει, να πάρει μια υπογραφή και να τα στείλει. Τα περισσότερα γραφεία πρέπει επίσης να τηρούν αρχεία των δραστηριοτήτων τους και οι διοικητικοί βοηθοί ή οι γραμματείς μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση ενός συστήματος αρχείων, την κατάθεση όλων των αρχείων και την εξαγωγή των απαραίτητων αρχείων, όπως απαιτείται.
Η αρχειοθέτηση δεν είναι πλέον απαραίτητα στα χαρτιά και η διοίκηση του εκτελεστικού γραφείου είναι πιθανό να χρησιμοποιήσει διάφορα προγράμματα επαγγελματικών υπολογιστών για να διατηρήσει ορισμένα αρχεία. Παρομοίως, ενώ στο παρελθόν η απάντηση στα τηλέφωνα και η συγγραφή επιστολών ήταν η πιο συνηθισμένη πηγή επικοινωνίας, ένα άτομο που εργάζεται στη διοίκηση γραφείου σήμερα μπορεί να στέλνει μηνύματα SMS, tweet ή να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα εντός ή εκτός του γραφείου. Εξακολουθεί να είναι πιθανό ότι άτομα που ανήκουν στην ομάδα διοίκησης μπορεί να έχουν άμεση επαφή με το κοινό ή με άλλους στην επιχείρηση που σταματούν στο γραφείο για συναντήσεις ή για να μιλήσουν με το εκτελεστικό, και ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστεί να παρέμβουν για αυτό διευθυντής εάν δεν είναι διαθέσιμος για επισκέψεις ή μακροχρόνιες συναντήσεις.
Μέρος αυτής της διοίκησης φροντίζει για τις ανάγκες του στελέχους. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη διατήρηση ημερολογίων για αυτόν ή αυτήν, κλείσιμο ή ακύρωση ραντεβού και προγραμματισμό σχεδίων μεταφοράς και ταξιδιού, όπως απαιτείται. Η εργασία θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει πιο προσωπικές εργασίες όπως η επικοινωνία ημερομηνιών και ωρών με την οικογένεια του στελέχους ή η παραλαβή πραγμάτων όπως το στεγνό καθάρισμα.
Στην κορυφή της διοίκησης του εκτελεστικού γραφείου είναι η διαχείριση και αυτοί οι υπάλληλοι μπορούν να συμμετέχουν σε όλες τις παραπάνω δραστηριότητες, ενώ διαχειρίζονται επίσης το γραφείο και τυχόν υπαλλήλους. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι ενεργούν ως επόπτες, έχουν τη δύναμη να προσλαμβάνουν, να απολύουν ή να πειθαρχούν και να πραγματοποιούν συναντήσεις ή άλλες επικοινωνίες με τους υπαλλήλους για να διατηρούν το γραφείο ομαλά. Για όλα τα επίπεδα των εργαζομένων σε αυτά τα γραφεία, ο στόχος είναι να εργαστούν επαγγελματικά και αποτελεσματικά για να υποστηρίξουν το έργο του στελέχους. Σαφώς, ο τύπος εργασίας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τίτλο και τον τύπο της εταιρείας κάθε στελέχους για τον οποίο εργάζονται υπάλληλοι γραφείου και στελέχη.
SmartAsset.