Τα πρακτικά συνεδριάσεων είναι μια γραπτή καταγραφή των κύριων θεμάτων που καλύπτονται και των αποφάσεων που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Σε επίσημη συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου, ο Γραμματέας του Συμβουλίου είναι συνήθως υπεύθυνος για την καταγραφή των πρακτικών της συνεδρίασης, τα οποία στη συνέχεια θεωρούνται σημαντικά νομικά έγγραφα. Πολλές συναντήσεις ξεκινούν με μια ανασκόπηση των πρακτικών από την τελευταία συνεδρίαση, η οποία τοποθετείται ψηλά στην ατζέντα της συνάντησης. Εάν οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη συμφωνήσουν ότι αυτά τα πρακτικά αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια αυτό που συνέβη κατά την τελευταία συνάντηση, τότε εγκρίνονται επίσημα στην τρέχουσα συνάντηση.
Ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για την καταγραφή των πρακτικών της συνάντησης θα σημειώνει συχνά σημαντικά σημεία που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, όπως ποια σημαντικά θέματα συζητήθηκαν, ποιες σημαντικές δηλώσεις και ερωτήσεις τέθηκαν και από ποιον και ποια στοιχεία δράσης ή εργασίες προέκυψαν από τη συνάντηση και στους οποίους είχαν ανατεθεί. Αυτές οι σημειώσεις, γραμμένες με συντομογραφία, στη συνέχεια πληκτρολογούνται σε ένα επίσημο έγγραφο, μερικές φορές από άλλο άτομο εκτός από τον σημειωτή, και το έγγραφο τηρείται ως αρχείο της προόδου της συνάντησης. Το άτομο που έχει οριστεί να κρατά πρακτικά θα καταγράφει μερικές φορές επίσης τη συνάντηση σε ένα μαγνητόφωνο αντί ή επιπλέον να κρατά σημειώσεις με το χέρι. Η κασέτα μπορεί στη συνέχεια να συνδεθεί με ένα Δικτάφωνο για να μεταγράψει την ηχογράφηση σε ένα επίσημο έγγραφο πρακτικών.
Ένα επίσημο έγγραφο πρακτικών συνάντησης ξεκινά συνήθως αναφέροντας το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού. τον τόπο, την ώρα και την ημερομηνία της συνάντησης · και μια λίστα με τα άτομα που ήταν παρόντα στη συνάντηση (παρευρισκόμενοι). Στη συνέχεια, τα πρακτικά θα πρέπει να αναφέρουν σε μορφή παραγράφου ή σημείου σημείου ποια θέματα καλύφθηκαν στη συνάντηση, γραμμένα με τη σειρά με την οποία συζητήθηκαν. Όταν επισημαίνεται ένα σημαντικό σημείο από ένα άτομο, το όνομα του ομιλητή πρέπει να αποδοθεί στο σημείο όπως καταγράφεται στα πρακτικά. Η παράφραση του λόγου του ομιλητή είναι γενικά αποδεκτή σε λεπτά αντί για κατά λέξη εισαγωγικά.
Δεδομένου ότι όλα όσα ειπώθηκαν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης δεν μπορούν ή πρέπει να συμπεριληφθούν στα πρακτικά, ένας καλός βασικός κανόνας είναι να διασφαλιστεί ότι οι επίσημες αποφάσεις που λαμβάνονται και τα ψηφίσματα που λαμβάνονται από τον οργανισμό διατηρούνται ως ύψιστη προτεραιότητα. Οποιεσδήποτε οικονομικές εκθέσεις ή καταστάσεις που παρουσιάστηκαν κατά τη συνεδρίαση ή νομικά θέματα που συζητήθηκαν, θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν στα πρακτικά της συνεδρίασης.
SmartAsset.