Ένα πακέτο εργασίας είναι ένα στοιχείο εντός ενός έργου που μπορεί εύκολα να ανατεθεί σε ένα συγκεκριμένο μέλος ή ομάδα μελών της ομάδας έργου για επεξεργασία και ολοκλήρωση. Από αυτήν την οπτική γωνία, είναι δυνατό να οριστεί ένα πακέτο εργασίας ως ένα μικρότερο έργο που αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου έργου. Στο πλαίσιο του μεγαλύτερου έργου, πολλά διαφορετικά επικουρικά ή μικρότερα έργα ή πακέτα μπορούν να διατεθούν σε μέλη της ομάδας που στη συνέχεια επικεντρώνουν τις δυνάμεις τους στην ολοκλήρωση αυτών των εργασιών πριν από τις προθεσμίες που έχουν τεθεί ως μέρος της διαδικασίας διαχείρισης του έργου.
Η ιδέα πίσω από το πακέτο εργασίας είναι να διασφαλιστεί ότι συγκεκριμένα στοιχεία του έργου ολοκληρώνονται σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα. Στην καλύτερη περίπτωση, αυτή η προσέγγιση επιχειρεί να ταιριάξει τα ταλέντα και τις ικανότητες κάθε μέλους της ομάδας έργου με τις απαραίτητες εργασίες, μια στρατηγική που βοηθά στην αύξηση των δυνατοτήτων ολοκλήρωσης των βασικών εργασιών με τρόπο που είναι και έγκαιρος και λογικός. Όταν ανατίθεται σε μια συγκεκριμένη σειρά με ημερομηνίες παράδοσης που είναι επίσης διατεταγμένες σύμφωνα με ένα μοτίβο, η δυνατότητα αξιολόγησης της προόδου του έργου είναι πολύ πιο εύκολη.
Ενώ η ακριβής σύνθεση ενός πακέτου εργασίας θα διαφέρει ανάλογα με τη φύση του έργου, τα περισσότερα θα περιέχουν μια επιλεγμένη ομάδα εξαρτημάτων και προδιαγραφών. Στο μέλος της ομάδας ή στα μέλη που έχουν οριστεί στο πακέτο θα δοθούν συγκεκριμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τη διαχείριση των εργασιών που περιλαμβάνονται στο πακέτο. Παρέχονται επίσης περιγραφές των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί ως μέρος του πακέτου εργασίας, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών για τυχόν πόρους που μπορούν να βοηθήσουν στην ολοκλήρωση αυτών των εργασιών. Σε κάθε πακέτο αποδίδεται συχνά ένας συγκεκριμένος τύπος λογιστικού αριθμού, γνωστός ως κέντρο κόστους. Τα κέντρα κόστους διευκολύνουν την παρακολούθηση των εξόδων που σχετίζονται με το συνολικό έργο, διασφαλίζοντας ότι το κόστος παραμένει εντός του προϋπολογισμένου ποσού. Η διαμόρφωση ενός κέντρου κόστους μπορεί να περιλαμβάνει τον αριθμό του έργου μαζί με μια αλφαριθμητική ακολουθία που είναι μοναδική για κάθε έργο εργασίας, μια προσέγγιση που βοηθά περαιτέρω στη διατήρηση της ακριβούς λογιστικής του κόστους.
Πολλά οφέλη μπορούν να προκύψουν από τη χρήση μιας προσέγγισης πακέτου εργασίας σε ένα έργο. Η ανάθεση συγκεκριμένων εργασιών ή ομάδων εργασιών στα σωστά μέλη της ομάδας αυξάνει τις πιθανότητες διατήρησης του στόχου του έργου για ολοκλήρωση εντός του επιτρεπόμενου χρονικού πλαισίου. Η υπευθυνότητα συγκεκριμένων ατόμων για την ολοκλήρωση αυτών των εργασιών μπορεί επίσης να ανοίξει το δρόμο για την καλλιέργεια ηγετικών δεξιοτήτων μεταξύ των μελών της ομάδας, κάτι που με τη σειρά του επιτρέπει την ανάπτυξη των εργαζομένων. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να αισθάνονται πιο συνδεδεμένα με ένα έργο εάν τους εκχωρηθεί ένα πακέτο εργασίας, καθώς οι προσπάθειές τους θα έχουν άμεσο αντίκτυπο στο αποτέλεσμα του έργου. Όταν συμβαίνει αυτό, τα μέλη είναι πιθανό να αισθάνονται μεγαλύτερο βαθμό πίστης τόσο στο έργο όσο και στην ομάδα, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο εάν προκύψουν απρόβλεπτες επιπλοκές σε οποιοδήποτε σημείο της διάρκειας του έργου.
SmartAsset.