Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης βοηθούν τις ανταγωνιστικές εταιρείες να εξορθολογίσουν τα επιχειρηματικά τους συστήματα. Το αυτοματοποιημένο λογισμικό μπορεί να εξαλείψει πολλές κουραστικές και χρονοβόρες επιχειρηματικές εργασίες, καθιστώντας τη διαχείριση της επιχείρησης πιο αποτελεσματική. Τα πλεονεκτήματα ενός κατάλληλα επιλεγμένου και σωστά χρησιμοποιούμενου αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης περιλαμβάνουν τον έλεγχο των διαδικασιών, την καθαρότερη ορατότητα των λειτουργιών, τον εξορθολογισμό της εφοδιαστικής αλυσίδας και την αποτελεσματικότερη αποθήκευση και ανάκληση πληροφοριών. Τέτοια συστήματα μπορούν επίσης να βοηθήσουν μια επιχείρηση να αυξήσει την αποτελεσματικότητά της, να διατηρήσει το προσωπικό υπόλογο, να αυξήσει την εξυπηρέτηση πελατών και να προσφέρει μεγαλύτερη αξία στην επιχείρηση.
Οι δυνατότητες προβολής του πίνακα οργάνων των περισσότερων αυτοματοποιημένων συστημάτων μπορούν να βοηθήσουν τη διοίκηση να αποκτήσει γρήγορα μια σαφή εικόνα των λειτουργιών, επιτρέποντας άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες διαχείρισης ποιότητας, ενημερώσεις προσωπικού και ενημερωτικά στατιστικά στοιχεία. Τα ανώτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα προέρχονται συχνά από μια πολύπλοκη κατανόηση της απόδοσης και των δυνατοτήτων της επιχείρησης και η αυξημένη ορατότητα μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερο έλεγχο των διαδικασιών. Το λογισμικό ορατότητας μπορεί επίσης να μεταδίδει συνεχώς πραγματική ροή βίντεο σε μονάδες διαχείρισης ή κατασκευής πατωμάτων, καθιστώντας το προσβάσιμο από οποιαδήποτε τοποθεσία.
Συχνά σε ανταγωνιστικές βιομηχανίες η γνώση είναι δύναμη και η πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων πληροφοριών και βιβλιοθήκες μπορεί να βοηθήσει στην παροχή αυτής της δύναμης. Τα συστήματα πληροφοριών διαχείρισης παρέχουν άμεση πρόσβαση σε δεδομένα ιστορικού και σε πραγματικό χρόνο για να βοηθήσουν στην αύξηση της αποτελεσματικής διαχείρισης. Τα προγράμματα αποτελούνται από υλικό και αυτοματοποιημένο λογισμικό και έχουν τη δυνατότητα σύγκρισης δεδομένων από όλα τα απαραίτητα τμήματα. Συνήθως έχουν σχεδιαστεί για να αρχειοθετούν, να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας και να διαχειρίζονται όλα τα αρχεία και τα έγγραφα επίσης.
Οι εσωτερικές διαδικασίες όπως η διαχείριση αποθεμάτων, ο σχεδιασμός προϊόντων και η εξυπηρέτηση πελατών μπορούν συχνά να διαχειριστούν πιο εύκολα από το λογισμικό Automated Enterprise Resource Planning (ERP). Μέσω της αναγνώρισης ραδιοσυχνοτήτων (RFID) και άλλων τεχνολογιών παρακολούθησης και αναγνώρισης, τα προγράμματα ERP χειρίζονται αλληλεπιδράσεις εφοδιαστικής αλυσίδας, όπως τιμολόγηση, παρακολούθηση παραγγελιών και αλληλεπίδραση με προμηθευτές. Για παράδειγμα, όταν το απόθεμα φτάσει σε ένα προκαθορισμένο επίπεδο, τα συστήματα ERP στέλνουν φόρμες αναδιάταξης στους προμηθευτές. Οι ιστότοποι αγορών και παράδοσης μέσω Διαδικτύου χρησιμοποιούν συχνά ένα σύστημα ERP, καθώς ο χρόνος απόκρισης πρέπει να είναι γρήγορος και οι παραγγελίες συχνά εξατομικεύονται.
Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης μπορούν να συμβάλουν στη μείωση του πλεονασμού ολοκληρώνοντας γρήγορα και με ακρίβεια εργασίες που θα χρειάζονταν πολύ περισσότερο χρόνο και πιθανότατα θα οδηγούσαν σε περισσότερα σφάλματα. Ένα παράδειγμα αυτού είναι η εξωτερική ανάθεση τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού. Το λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινων πόρων αυτοματοποιεί τον υπολογισμό και την έκδοση μισθοδοσίας, καταγράφει τις ενημερώσεις των εργαζομένων και την κατάσταση των παροχών, καθώς και αποστέλλει ειδοποιήσεις. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης μειώνουν το χρόνο, τους υπαλλήλους και το ανθρώπινο λάθος από διαδικασίες που κάποτε χρειάζονταν περισσότερους ανθρώπους και χρόνο για να ολοκληρωθούν.
Η λογοδοσία του προσωπικού μπορεί επίσης να αυξηθεί με αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης που είναι προγραμματισμένα να αναθέτουν και να παρακολουθούν την ολοκλήρωση των ευθυνών των εργαζομένων. Αυτό μπορεί να γίνει με τη μορφή ποσοστώσεων, αρχείων καταγραφής επικοινωνίας και κριτικών εργασιών. Τα αρχεία καταγραφής πληροφοριών απαιτούν από τους υπαλλήλους να τεκμηριώσουν τους οδηγούς τους, δημιουργώντας ευκαιρίες αξιολόγησης με βάση ποιοτικά δεδομένα. Αυτά τα προγράμματα μπορούν να βοηθήσουν στην ανάπτυξη των εργαζομένων και να διατηρήσουν τους υπαλλήλους ενήμερους για τα καθήκοντα, τα επιτεύγματα και την παραγωγικότητά τους.
Η ικανοποίηση των πελατών μπορεί επίσης να βελτιωθεί με αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης σχέσεων. Όλη η επικοινωνία και οι πληροφορίες των πελατών αποθηκεύονται ψηφιακά και καθίστανται διαθέσιμες από πολλές τοποθεσίες. Αυτό συμβάλλει στη διασφάλιση ταχείας επίλυσης διαφορών και δημιουργεί ευκαιρίες για αξιοποίηση πρόσθετων πωλήσεων. Επιστολές, φαξ, e-mail, SMS και άλλες μορφές επικοινωνίας διανέμονται αυτόματα μέσω αυτοματοποιημένου λογισμικού. Η προσαρμοσμένη μαζική επικοινωνία μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης πόρων μπορεί να σχεδιαστεί ώστε να αντικατοπτρίζει πληροφορίες προσαρμοσμένες στις ιστορικές τάσεις ή τα ενδιαφέροντα αγορών ενός πελάτη.
Τα οφέλη των αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης μπορούν να οδηγήσουν σε αυξημένη επιχειρηματική αξία, η οποία συχνά οδηγεί σε αυξημένη κερδοφορία. Για να αυξηθεί η πιθανότητα αυτού, το αυτοματοποιημένο σύστημα και το επιχειρηματικό λογισμικό πρέπει να χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά. Η χρήση του συστήματος πρέπει να παρέχει μεγαλύτερη αξία από το υψηλό κόστος αγοράς, υλοποίησης και εκπαίδευσης των εργαζομένων.
SmartAsset.