Τι είναι η πολιτική ελέγχου;

Μια πολιτική ελέγχου περιγράφει τα πρότυπα και τις κατευθυντήριες γραμμές που χρησιμοποιεί μια εταιρεία όταν διενεργεί εσωτερικούς ελέγχους ή διενεργεί εξωτερικό έλεγχο από δημόσιο λογιστικό γραφείο. Αυτή η πολιτική βοηθά να διασφαλιστεί ότι κάθε λογιστής στην εταιρεία γνωρίζει και κατανοεί το ρόλο του στη διαδικασία ελέγχου. Μπορεί επίσης να θεσπιστεί πολιτική ελέγχου που να ανταποκρίνεται στις οδηγίες ενός κυβερνητικού οργανισμού. Οι δημόσιες εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες (ΗΠΑ), για παράδειγμα, πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις ελέγχου του νόμου Sarbanes-Oxley του 2002, ο οποίος είναι ένας νόμος που η κυβέρνηση των ΗΠΑ θέσπισε για την προστασία των επενδυτών και την αποτροπή οικονομικής απάτης ή σκανδάλου. Οι αμερικανικές εταιρείες υποχρεούνται επίσης να χρησιμοποιούν δημόσιο λογιστικό γραφείο εγκεκριμένο για δημόσιους ελέγχους από το Συμβούλιο Επιτήρησης Λογιστικής Δημόσιας Εταιρείας (PCAOB). Υπάρχουν παρόμοιες ομάδες σε άλλες χώρες, όπως το Συμβούλιο Ελεγκτικών Πρακτικών (APB) και το Συμβούλιο Χρηματοοικονομικής Αναφοράς (FRC) στο Ηνωμένο Βασίλειο.

Οι εταιρείες που αναπτύσσουν πολιτική ελέγχου συμμόρφωσης μπορούν να το πράξουν σύμφωνα με συγκεκριμένες απαιτήσεις που καθορίζονται από μια εμπορική ένωση ή μια κρατική οντότητα. Οι έλεγχοι συμμόρφωσης διασφαλίζουν ότι οι εταιρείες ακολουθούν συγκεκριμένα πρότυπα προκειμένου να διατηρήσουν πιστοποίηση ή άδεια για τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες. Η Ένωση Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία (OSHA) στις Ηνωμένες Πολιτείες ή παρόμοιες οργανώσεις, για παράδειγμα, χρησιμοποιούν συνήθως ελέγχους συμμόρφωσης για να διασφαλίσουν ότι τα μέλη τους διατηρούν ποιοτικές λειτουργικές διαδικασίες. Οι εταιρείες μπορεί επίσης να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν ένα συμβόλαιο ελέγχου όταν διατηρούν γενικά συμβόλαια ασφάλισης αστικής ευθύνης ή εγγυήσεις ομολόγων.

Μια πολιτική ελέγχου σχετικά με τις εσωτερικές λειτουργίες περιγράφει συνήθως ποιες συγκεκριμένες λογιστικές λειτουργίες αναθεωρούνται από τους εσωτερικούς ελεγκτές και ποιοι υπάλληλοι θα διεξάγουν τον έλεγχο. Ο εσωτερικός έλεγχος είναι συνήθως μια άτυπη διαδικασία που χρησιμοποιείται για σκοπούς διαχείρισης επιχειρήσεων. Οι διαχειριστές εταιρειών και λογιστών μπορούν να χρησιμοποιούν εσωτερικούς ελέγχους για να διασφαλίσουν ότι υπάρχουν συγκεκριμένοι έλεγχοι που περιορίζουν την ικανότητα ενός υπαλλήλου να διαπράξει απάτη, υπεξαίρεση ή κατάχρηση της χρηματοοικονομικής λογιστικής διαδικασίας της εταιρείας.

Οι πολιτικές εξωτερικού ελέγχου ενδέχεται να διαφέρουν από πολιτικές εσωτερικού ελέγχου. Οι εξωτερικοί έλεγχοι είναι συνήθως τυπικές λογιστικές διαδικασίες που προορίζονται για να εξασφαλίσουν εξωτερικούς επενδυτές ή ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με τη συνολική οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Οι πολιτικές εξωτερικού ελέγχου περιλαμβάνουν συνήθως πληροφορίες για το δημόσιο λογιστικό γραφείο που διενεργεί τον έλεγχο, ποιες διαδικασίες θα ελεγχθούν, τους εσωτερικούς ελέγχους που θα αναθεωρηθούν από τους ελεγκτές και τη συχνότητα των εξωτερικών ελέγχων. Η πολιτική ελέγχου μπορεί επίσης να παρέχει κατευθυντήριες γραμμές για διορθωτικό έλεγχο, ο οποίος είναι ένας τυπικός τύπος ελέγχου που χρησιμοποιείται για την επανεξέταση προηγούμενων αποτυχημένων εξωτερικών ελέγχων.

Οι ελεγκτικές πολιτικές ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν ορισμούς ή οδηγίες για τους ελεγκτές σχετικά με τη σπουδαιότητα των λογιστικών λαθών ή λαθών που εντοπίζονται στις λογιστικές πληροφορίες της εταιρείας. Αυτοί οι ορισμοί και οι οδηγίες ακολουθούν συνήθως τα πρότυπα του λογιστικού κλάδου που καθορίζονται από διάφορες δημόσιες λογιστικές εταιρείες. Εκτός εάν υπάρχουν εξωτερικές κυβερνητικές απαιτήσεις, οι εταιρείες τυπικά μπορούν να αναπτύξουν πολιτική ελέγχου για τον καθορισμό εσωτερικών προτύπων ουσιαστικότητας και συγκεκριμένων οδηγιών για τη διόρθωση τυχόν τέτοιων σφαλμάτων.