Η ανάπτυξη κατανόησης του σκοπού μιας αναφοράς ανάλυσης κενών είναι συνήθως το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός χρήσιμου εγγράφου. Μια αναφορά ανάλυσης χάσματος εξετάζει το χάσμα μεταξύ της τρέχουσας κατάστασης μιας επιχείρησης και των στόχων της. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν έναν οργανισμό να σχεδιάσει ένα σχέδιο για την επίτευξη των στόχων. Η αναφορά ανάλυσης κενών εξετάζει επίσης το ιστορικό της οντότητας για να προσδιορίσει πώς έφτασε στην τρέχουσα κατάστασή της. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους σχεδιαστές να καθορίσουν ποιες μέθοδοι είναι πιο επιθυμητές για βελτιώσεις.
Ο πρωταρχικός στόχος της σύνταξης μιας αναφοράς ανάλυσης κενών είναι συνήθως να καταδείξει την κατανόηση του αντίκτυπου κάθε στοιχείου στον οργανισμό. Αυτός είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βρείτε άτομα, τμήματα και δραστηριότητες που εμποδίζουν την επίτευξη των οργανωτικών στόχων. Αν και μπορεί να είναι χρήσιμο να παρατηρήσουμε πόσο καλά λειτουργεί ένα στοιχείο του οργανισμού από μόνο του, ο γενικός σκοπός είναι να προσδιοριστεί πώς καθένα από αυτά τα κομμάτια επηρεάζει ολόκληρη τη λειτουργία.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια έκθεση ανάλυσης κενών συντάσσεται από μια ομάδα. Αυτό οφείλεται εν μέρει στον όγκο της εργασίας που απαιτείται για να γίνει μια ενδελεχής ανάλυση. Είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η αναφορά δεν αντικατοπτρίζει την άποψη ενός ατόμου. Οι πληροφορίες για τις αναφορές ανάλυσης κενών μπορούν να συλλεχθούν μέσω συνεντεύξεων, ερευνών και εξέτασης αρχείων όπως αυτά στους τομείς των οικονομικών και του ανθρώπινου δυναμικού.
Ένα από τα βασικά στοιχεία μιας έκθεσης ανάλυσης κενών είναι η δήλωση προβλήματος. Αυτή είναι μια περίληψη των πιο πιεστικών ζητημάτων που εμποδίζουν τον οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του. Αυτά τα ζητήματα θα ενσωματωθούν στο σχέδιο για να αποτελέσουν ένα σημείο εκκίνησης για βελτιώσεις.
Αφού συγκεντρωθούν οι πληροφορίες, μπορεί να γίνει ένα σχέδιο για το κλείσιμο του χάσματος μεταξύ της τρέχουσας και της επιθυμητής κατάστασης του οργανισμού. Μερικά από τα πράγματα που μπορεί να ληφθούν υπόψη κατά την κατάρτιση αυτού του σχεδίου περιλαμβάνουν πόρους που απαιτούνται, όπως χρήματα, χρόνο και ανθρώπους. Το σχέδιο μπορεί επίσης να περιγράψει ποια εργαλεία ή άλλα υλικά χρειάζονται και πιθανώς πώς μπορούν να ληφθούν.
Μια αναφορά ανάλυσης κενού επίσης συνήθως περιγράφει ποια διαδικασία πρέπει να ακολουθηθεί για να επιτύχει ο οργανισμός τους στόχους του. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει χρονοδιαγράμματα, προθεσμίες και μετρήσεις για τη μέτρηση της επιτυχίας. Μια ανάλυση θα περιλαμβάνει επίσης συχνά σημεία αναφοράς για συγκεκριμένους στόχους, έτσι ώστε η πρόοδος να είναι ομοιόμορφη και συνεπής.
Ορισμένοι οργανισμοί θα χρησιμοποιήσουν έναν άλλο τύπο ανάλυσης για να καθορίσουν ποια βήματα πρέπει να λάβουν για να καλύψουν το χάσμα. Πρόκειται για μια εξέταση των πλεονεκτημάτων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών (SWOT) που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη επιχείρηση και ονομάζεται ανάλυση SWOT. Κατανοώντας αυτά τα γενικά χαρακτηριστικά της εταιρείας και τους λόγους για το κενό, μπορεί να γίνει ένα ολοκληρωμένο σχέδιο προόδου.
SmartAsset.