Μια ομάδα διαπραγμάτευσης είναι μια ομάδα ατόμων που συγκεντρώνονται με σκοπό να εκπροσωπήσουν μια συγκεκριμένη οντότητα κατά τη διάρκεια μιας διαπραγμάτευσης με ένα δεύτερο μέρος. Για παράδειγμα, η ομάδα μπορεί να αντιπροσωπεύει μια επιχείρηση που βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις με ένα συνδικαλιστικό σωματείο σχετικά με τα ποσοστά αμοιβής και παροχών για τους εργαζόμενους. Ομάδες αυτού του τύπου δημιουργούνται συχνά κατά τη διάρκεια της εκκρεμούς συγχώνευσης δύο εταιρειών, καθιστώντας τη διαδικασία του συνδυασμού των πόρων πιο ομαλή και πιο τακτική. Μερικές φορές συγκεντρώνονται ομάδες διαπραγμάτευσης ως μέρος της διαδικασίας διαίρεσης των περιουσιακών στοιχείων κατά τη διαδικασία ενός διαζυγίου.
Σε οποιαδήποτε ομάδα διαπραγμάτευσης, υπάρχει ανάγκη να δημιουργηθεί κάποιο είδος εσωτερικής δομής, εάν η ομάδα θέλει να λειτουργήσει με επιτυχία. Ένα άτομο θα πρέπει να χρησιμεύει ως μεσολαβητής, διασφαλίζοντας έτσι ότι η ομάδα παραμένει στο στόχο όταν πρόκειται να λάβει υπόψη όλους τους παράγοντες που σχετίζονται με τη διαπραγμάτευση. Κάποιος στην ομάδα πρέπει να αναλάβει το ρόλο του ομιλητή ή του παρουσιαστή, αρθρώνοντας την τρέχουσα θέση της ομάδας στην αντίπαλη πλευρά. Μια κατάλληλη ομάδα διαπραγμάτευσης χρειάζεται επίσης κάποιον που θα επιβλέπει κάθε είδους έρευνα και προετοιμασία εγγράφων που είναι απαραίτητα για να συζητηθεί και τελικά να ολοκληρωθεί η διαπραγμάτευση.
Μια αποτελεσματική ομάδα διαπραγματεύσεων θα δημιουργήσει ένα σύνολο στόχων πριν προσεγγίσει ποτέ το τραπέζι των διαπραγματεύσεων. Αυτοί οι στόχοι θα πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένοι για να διατηρούν την ομάδα επικεντρωμένη στο έργο, αλλά αρκετά ευέλικτη για να προσαρμοστούν εάν η αντίθεση παράγει στοιχεία που αλλάζουν τις παραδοχές στις οποίες βασίζονται αυτοί οι στόχοι. Έχοντας ένα σαφές όραμα για το τι πρέπει να επιτύχει η διαπραγμάτευση βοηθά στην αποτροπή της περιπέτειας της διαδικασίας σε δευτερεύοντα ζητήματα που επιλύονται καλύτερα σε διαφορετικό περιβάλλον.
Η δυναμική μεταξύ των μελών της ομάδας είναι επίσης καθοριστική. Στην ιδανική περίπτωση, κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να υποστηρίζει τους στόχους που έχουν δηλωθεί και να συμβάλλει συγκεκριμένα στην προσπάθεια επίτευξης αυτών των στόχων. Ταυτόχρονα, κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να γνωρίζει καλά τη θέση της άλλης πλευράς του ζητήματος και να έχει τουλάχιστον μερική κατανόηση του τι θέλει να επιτύχει με τη διαπραγμάτευση.
Το να είσαι μέλος μιας διαπραγματευτικής ομάδας δεν είναι εύκολη υπόθεση. Δεν είναι ασυνήθιστο για τα μέλη της ομάδας να διαφωνούν σε διάφορα σημεία κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένταση και να εμποδίσει τη διαπραγμάτευση να προχωρήσει με παραγωγικό ρυθμό. Επιπλέον, οι ομάδες που δεν είναι καλά οργανωμένες είναι πολύ πιο πιθανό να είναι κάπως χαοτικές και λιγότερο ικανές στην επικοινωνία με την αντιπολίτευση. Για το λόγο αυτό, όλα τα άτομα που επιλέγονται για την ομάδα διαπραγμάτευσης πρέπει να είναι ικανά να συνεργάζονται με άτομα που είναι σε θέση να παραμείνουν ήρεμα, να προσπαθούν να κατανοήσουν διαφορετικές απόψεις και να είναι πρόθυμα να συνεργαστούν με άλλους με τρόπους που κρατούν την ομάδα σε λειτουργία.