Η διαδικασία διαχείρισης απόδοσης είναι μια μέθοδος σχεδιασμού διαχείρισης για να διασφαλιστεί ότι ο οργανισμός και όλα τα συστατικά του συνεργάζονται για τη βελτιστοποίηση των στόχων του οργανισμού. Τα συστατικά του οργανισμού περιλαμβάνουν τμήματα, υπαλλήλους, διαδικασίες, ομάδες και άλλες πτυχές ενός οργανισμού. Για να επιτευχθεί αυτός ο σχεδιασμός, η διαδικασία διαχείρισης απόδοσης πρέπει να αντιμετωπίσει τη συνολική απόδοση του οργανισμού σε συνδυασμό με τα εξαρτήματα.
Αυτή η διαδικασία απαιτεί πολλές συνεχείς δραστηριότητες. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και την ιεράρχηση των στόχων, τον καθορισμό του τι συνιστά πρόοδο προς τους στόχους, τον καθορισμό προτύπων για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων και την παρακολούθηση της προόδου προς τους στόχους. Άλλες δραστηριότητες περιλαμβάνουν την ανταλλαγή ανατροφοδοτήσεων μεταξύ των οργανωτικών στοιχείων, την τακτική επανεξέταση της προόδου, την ενίσχυση αποτελεσματικών δραστηριοτήτων με στόχο τον στόχο και την παρέμβαση για τη δημιουργία βελτιώσεων όταν χρειάζεται. Το λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών επιδόσεων είναι ένα εργαλείο διαχείρισης απόδοσης που χρησιμοποιείται συχνά για την οργάνωση διαδικασιών διαχείρισης απόδοσης.
Ενώ οι δραστηριότητες στη διαδικασία διαχείρισης απόδοσης είναι παρόμοιες με άλλες μεθόδους διαχείρισης, όπως ο στρατηγικός σχεδιασμός και η διαχείριση κατά στόχους, εστιάζει στα συνολικά αποτελέσματα. Μεγάλη σημασία δίνεται στη μέτρηση των αποτελεσμάτων, στη διατήρηση της συνεχούς ανατροφοδότησης σχετικά με τα αποτελέσματα και στην ανάπτυξη σχεδίων για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων. Ενώ άλλες διαδικασίες διαχείρισης συχνά επικεντρώνονται στα ίδια τα αποτελέσματα, αυτή η διαδικασία δίνει μεγαλύτερη σημασία στις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη αποτελεσμάτων.
Τα βήματα στη διαδικασία διαχείρισης απόδοσης μπορεί να διαφέρουν από τον ένα οργανισμό στον άλλο. Τα περισσότερα προγράμματα περιλαμβάνουν ορισμένες βασικές δραστηριότητες που λειτουργούν από το υψηλότερο επίπεδο του οργανισμού μέχρι τα μικρότερα συστατικά. Το πρώτο βήμα είναι να αναθεωρήσουμε τους γενικούς οργανωτικούς στόχους και να δώσουμε προτεραιότητα σε ποσότητα, ποιότητα, κόστος ή επικαιρότητα.
Το επόμενο βήμα είναι να καθορίσετε ποιοι στόχοι ισχύουν για ποια τμήματα των συστατικών του οργανισμού. Μόλις προσδιοριστούν οι στόχοι ανά συστατικό, οι στόχοι πρέπει να αξιολογηθούν για να διασφαλιστεί ότι συμβάλλουν στην επιτυχία ολόκληρου του οργανισμού. Στη συνέχεια, οι διευθυντές πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στους στόχους των συστατικών στοιχείων του οργανισμού.
Μόλις προσδιοριστούν οι στόχοι ολόκληρου του οργανισμού και οι στόχοι των συστατικών του και οι προτεραιότητες, οι διευθυντές θα προσδιορίσουν τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν προς τους επιθυμητούς στόχους. Στη συνέχεια θα θέσουν πρότυπα για τον προσδιορισμό της ποιότητας των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων. Οι διευθυντές πρέπει να καθορίσουν εάν οι δραστηριότητες προσανατολισμένες στον στόχο είναι κάτω από τις προσδοκίες, ανταποκρίνονται στις προσδοκίες ή υπερβαίνουν τις προσδοκίες. Μόλις κατανοηθούν οι στόχοι και προσδιοριστούν τα μέτρα για την πρόοδο, οι διευθυντές θα δημιουργήσουν και θα τεκμηριώσουν ένα σχέδιο απόδοσης. Αυτό το σχέδιο θα σκιαγραφήσει τους στόχους, τα μέτρα και τα πρότυπα με τα οποία θα αξιολογηθεί η επιτυχία.
Με ένα ολοκληρωμένο σχέδιο, οι διευθυντές θα διεξάγουν συνεχείς παρατηρήσεις, θα μετρούν την απόδοση και θα παρακολουθούν τα αποτελέσματα. Οι πληροφορίες θα ανταλλάσσονται με οργανωτικά στοιχεία για να εξασφαλίζεται συνεχής ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοση. Θα πραγματοποιηθεί αξιολόγηση απόδοσης ή επανεξέταση απόδοσης για τον προσδιορισμό και την τεκμηρίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων. Τέλος, οι διευθυντές θα επιβραβεύσουν την απόδοση που πληροί ή υπερβαίνει τις προσδοκίες ή θα παρέμβουν και θα αλλάξουν μέτρα που δεν έχουν παράγει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Η διαδικασία αξιολόγησης του σχεδίου, αλλαγής μέτρων και ανταμοιβής επιτυχίας θα συνεχιστεί μέχρι να επιτευχθούν όλοι οι στόχοι του σχεδίου.
SmartAsset.