Μια επιστολή προσφοράς χρησιμεύει ως μια μορφή επικοινωνίας μεταξύ μιας εταιρείας και ενός ανεξάρτητου εργολάβου, πωλητή ή ανεξάρτητου εργαζομένου. Η επιστολή περιγράφει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που μπορεί να παραδώσει ο ανάδοχος ή ο ελεύθερος επαγγελματίας και ποιο θα είναι το κόστος αυτών των υπηρεσιών ή προϊόντων. Οι προσφορές επιστολές επίσης συχνά περιλαμβάνουν μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή χρονικό διάστημα ολοκλήρωσης.
Όταν μια εταιρεία θέλει ένα τρίτο μέρος να εκτελεί συγκεκριμένες εργασίες ή να παρέχει συγκεκριμένα προϊόντα, γενικά, θα προσδιορίσει πρώτα σαφώς τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα που απαιτούνται. Στη συνέχεια, η εταιρεία θα υποβάλει αίτημα για προτάσεις. Οι ενδιαφερόμενοι εργολάβοι ή ελεύθεροι επαγγελματίες θα συντάξουν στη συνέχεια μια επιστολή προσφοράς ως απάντηση στο αίτημα πρότασης.
Κατά τη σύνταξη επιστολών προσφοράς, η κατανόηση όλων των απαιτήσεων της εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας. Μια πρόταση προσαρμοσμένη στο συγκεκριμένο αίτημα συνήθως βοηθά στην αύξηση των πιθανοτήτων επιτυχούς προσφοράς. Ο πλειοδότης θα πρέπει να είναι σε θέση να χειριστεί όλες τις πτυχές της ανάθεσης και, εάν δεν έχει οριστεί προθεσμία στο αίτημα πρότασης, ο προσφέρων θα πρέπει επίσης να μπορεί να ορίσει μια ρεαλιστική ημερομηνία παράδοσης.
Το μάρκετινγκ είναι ένα βασικό μέρος της επιστολής προσφοράς, μερικές φορές αναφέρεται ως πρόταση προσφοράς. Ιδανικά, ο συντάκτης της επιστολής προσφοράς θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις τιμές της αγοράς για το προϊόν ή την υπηρεσία που ζητείται. Αυτό είναι σημαντικό όχι μόνο επειδή η απόρριψη είναι πιθανή για υπερτιμημένες προσφορές, αλλά και επειδή μια πολύ χαμηλή προσφορά θα έχει μικρότερη απόδοση επένδυσης.
Μια απλή αναζήτηση στο Διαδίκτυο θα παράγει πολλά δείγματα επιστολών προσφοράς. Στην πραγματικότητα, ορισμένοι ιστότοποι προσφέρουν πρότυπα προσφοράς. Τα πρότυπα είναι γενικά, αλλά μπορούν να προσαρμοστούν γρήγορα ώστε να ταιριάζουν με οποιοδήποτε αίτημα πρότασης. Αυτοί οι ιστότοποι ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν επαγγελματικές λύσεις λογισμικού γραφής που μπορούν να βοηθήσουν στη διαδικασία σύνταξης και οποιαδήποτε επακόλουθη επικοινωνία που σχετίζεται με τη διαδικασία υποβολής προσφορών.
Φυσικά, μια τέλεια συνταγμένη επιστολή προσφοράς δεν θα εγγυηθεί την αποδοχή. Το να αφιερώσετε χρόνο για να ερευνήσετε πώς να γράψετε μια προσφορά μπορεί να μιλήσει για τον επαγγελματισμό και την ηθική εργασίας ενός ατόμου, αλλά τελικά, τα χρήματα είναι συχνά ο πρωταρχικός παράγοντας. Η μείωση του κόστους είναι συνήθως μια πολύ πιο ισχυρή κινητήρια δύναμη για μια εταιρεία από το στυλ γραφής ενός πλειοδότη. Μια μεγάλη επιστολή προσφοράς, με λογική ημερομηνία παράδοσης και λογικό κόστος, ωστόσο, θα αυξήσει τις πιθανότητες του πλειοδότη να αποκτήσει το έργο.
Σε περίπτωση απόρριψης μιας πρότασης, η εταιρεία ενοικίασης στέλνει συνήθως μια απάντηση πίσω αναφέροντας γιατί απορρίφθηκε η προσφορά. Σως κάποιος άλλος πωλητής να κάνει τη δουλειά με λιγότερα. Σως ο επιτυχής υποψήφιος θα μπορούσε να παραδώσει νωρίτερα. Σε κάθε περίπτωση, η απόρριψη δεν χρειάζεται να είναι το τέλος της γραμμής. Εάν η προσφορά ήταν αρκετά ελκυστική, ο υποψήφιος μπορεί να είναι ο πρώτος υπ ’όψιν την επόμενη φορά που η εταιρεία θα χρειαστεί ένα παρόμοιο προϊόν ή υπηρεσία.
SmartAsset.