Καταχωρητής είναι κάποιος που διατηρεί μια βάση δεδομένων με επίσημα αρχεία. Πολλοί άνθρωποι σκέφτονται αυτό το επάγγελμα όσον αφορά την εκπαίδευση, καθώς όλα τα πανεπιστήμια και άλλα ακαδημαϊκά ιδρύματα βασίζονται σε καταχωρητές για να τηρούν ακριβή και λεπτομερή αρχεία. Ωστόσο, οι καταχωρητές μπορούν να εργαστούν και σε άλλους κλάδους. Για παράδειγμα, στον οικονομικό τομέα, οι καταχωρητές τηρούν αρχεία των κατόχων μετοχών και ομολόγων, ενώ οι καταχωρητές χειρίζονται επίσης την καταχώριση και τη βάση δεδομένων των ονομάτων τομέα.
Εάν ενδιαφέρεστε να γίνετε καταχωρητής, θα πρέπει να έχετε μια εξαιρετική μνήμη εκτός από τη δυνατότητα χειρισμού εισόδου από πολλές πηγές ταυτόχρονα. Οι καταχωρητές χειρίζονται τακτικά ερωτήσεις, αιτήματα πληροφοριών και επεξεργασία νέων πληροφοριών σε καθημερινή βάση, μερικές φορές όλα ταυτόχρονα. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να εργάζεστε καλά υπό πίεση. κατά τη διάρκεια περιόδων αιχμής, ένας καταχωρητής μπορεί να χειριστεί εκατοντάδες περίπλοκες εγγραφές ταυτόχρονα και όλες πρέπει να υποβληθούν σε γρήγορη επεξεργασία, ενώ παραμένουν σωστές. Εάν ένας γραμματέας αποτύχει στα καθήκοντά του, μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες.
Συνήθως, ένας καταχωρητής εγγράφει όλες τις νέες καταχωρήσεις σε μια βάση δεδομένων, όπως οι νέοι φοιτητές σε ένα κολέγιο. Αυτές οι εγγραφές μπορεί επίσης να χρειάζεται να ενημερώνονται τακτικά, αντανακλώντας πληροφορίες όπως η ακαδημαϊκή κατάσταση και τα ανεξόφλητα χρέη. Στον οικονομικό τομέα, μπορεί να αναμένεται από έναν καταχωρητή να συμβιβάσει καταλόγους, αποδεικνύοντας, για παράδειγμα, ότι όλα τα αποθέματα μιας εταιρείας έχουν λογιστικοποιηθεί και ότι δεν υπάρχουν περιπτώσεις διπλής εγγραφής. Άλλα άτομα μπορούν να ζητήσουν πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία. οι μαθητές, για παράδειγμα, μπορούν να ζητήσουν μεταγραφές από έναν καταχωρητή.
Σε ακαδημαϊκούς τομείς, το γραφείο του καταχωρητή μπορεί να συνοδεύεται από εισαγωγές. Αυτό είναι κοινό με μικρότερα κολέγια και τεχνικές σχολές, στα οποία ένα μόνο γραφείο μπορεί να χειριστεί και τα δύο αυτά καθήκοντα. Η διατήρηση των γραφείων μαζί μειώνει επίσης τον πλεονασμό αρχείων, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι εξορθολογισμένες και σωστές. Το γραφείο του καταχωρητή μπορεί επίσης να χειριστεί πράγματα όπως ακαδημαϊκές εκμεταλλεύσεις και συνηθισμένες ερωτήσεις μαθητών σχετικά με τις πολιτικές του σχολείου και την ακαδημαϊκή κατάσταση.
Πολλοί καταχωρητές εργάζονται με μηχανογραφημένα αρχεία, επιτρέποντάς τους εκτεταμένη πρόσβαση σε μια μεγάλη βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης. Ο καταχωρητής μπορεί επίσης να χειρίζεται έγγραφα, όπως φυσικά αντίγραφα υπογεγραμμένων νομικών εγγράφων. Αυτές οι βάσεις δεδομένων πρέπει να διατηρούνται σε άψογη σειρά για νομικούς λόγους και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να αναμένεται από έναν καταχωρητή να υποβληθεί σε εποπτεία, διασφαλίζοντας ότι αυτά τα αρχεία είναι σε σωστή κατάσταση.