Ένας επικεφαλής ακαδημαϊκός αξιωματικός (CAO) είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη και τη διαχείριση του εκπαιδευτικού σχεδίου για ένα ακαδημαϊκό ίδρυμα. Η θέση είναι τυπικά το ανώτερο στέλεχος που είναι υπεύθυνο για όλα τα συστατικά που περιλαμβάνουν το ακαδημαϊκό πρόγραμμα και αναφέρει απευθείας στον πρόεδρο. Δεδομένου ότι το ακαδημαϊκό πρόγραμμα είναι το βασικό προϊόν ενός σχολείου, το CAO είναι ένας τίτλος που συγκρίνεται με έναν επικεφαλής λειτουργού σε μια συνηθισμένη εταιρεία.
Λειτουργικά, ο επικεφαλής ακαδημαϊκός υπεύθυνος εκτελεί καθήκοντα σε τέσσερις παραδοσιακούς επιχειρηματικούς τομείς, καθώς αυτά τα καθήκοντα σχετίζονται με το εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Οι βασικές του ευθύνες μπορούν να ταξινομηθούν ως ανάπτυξη προϊόντων. Το CAO διασφαλίζει ότι τα προγράμματα σπουδών για πιστωτικές και μη πιστωτικές τάξεις συμμορφώνονται με ένα συνολικό εκπαιδευτικό όραμα και φιλοσοφία. Αναπτύσσει το σχέδιο για τις ακαδημαϊκές προσφορές του σχολείου και καθορίζει εάν αυτές οι προσφορές ικανοποιούν τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες των μαθητών και ενισχύουν τη θέση του σχολείου στην αγορά. Επίσης, καθιερώνει και διατηρεί ένα σύστημα ποιοτικού ελέγχου για να βεβαιωθεί ότι το προϊόν αποδίδει την προβλεπόμενη αξία στους μαθητές και πληροί τα κρατικά ακαδημαϊκά πρότυπα.
Ο επικεφαλής ακαδημαϊκός υπεύθυνος συμμετέχει επίσης στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της πρόσληψης, διατήρησης και κατάρτισης καθηγητών. Το σχολείο θα έχει πιθανώς ένα συγκεκριμένο τμήμα που χειρίζεται τα πραγματικά διοικητικά καθήκοντα, αλλά η CAO καθορίζει τα κριτήρια πρόσληψης και το γενικό σχέδιο για την ανάπτυξη του προσωπικού. Εάν υπάρχει πρόβλημα διατήρησης ειδικευμένης σχολής, είναι δουλειά του CAO να βρει και να εφαρμόσει μια λύση.
Ένας άλλος σημαντικός λειτουργικός τομέας των καθηκόντων του ανώτερου ακαδημαϊκού αξιωματούχου εμπίπτει στα οικονομικά. Είναι υπεύθυνος για τους προϋπολογισμούς για τα ακαδημαϊκά τμήματα, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού του προϋπολογισμού, της παρακολούθησης των δαπανών και της αναφοράς στον πρόεδρο και στο διοικητικό συμβούλιο. Τα σχολεία θα έχουν συνήθως έναν κύριο οικονομικό διευθυντή ο οποίος είναι υπεύθυνος για τα συνολικά οικονομικά. Ο CAO διοχετεύει πληροφορίες από τα τμήματα του στο τμήμα οικονομικών για χρήση στο κύριο οικονομικό σχέδιο του σχολείου.
Ο επικεφαλής ακαδημαϊκός υπάλληλος εκτελεί επίσης διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με το εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Για παράδειγμα, ορίζει το πρόγραμμα των μαθημάτων για το ακαδημαϊκό έτος, οπότε το γραφείο του παρέχει επίσης υποστήριξη στο τμήμα μάρκετινγκ του σχολείου για τη δημιουργία του σχολικού καταλόγου, περιγραφές τάξεων και οποιοδήποτε άλλο υλικό που περιγράφει τους ακαδημαϊκούς του σχολείου. Το CAO αναπτύσσει επίσης επιχειρησιακές πολιτικές και συστήματα για την υποστήριξη καθηγητών και φοιτητών, διαχειρίζεται την πιστοποίηση του σχολείου και συνήθως εποπτεύει το σύστημα της βιβλιοθήκης. Το γραφείο του παρέχει ερευνητική και γραπτή υποστήριξη στο τμήμα συγκέντρωσης χρημάτων του σχολείου κατά την υποβολή αιτήσεων για επιχορήγηση ακαδημαϊκών προγραμμάτων.