Το χρεωστικό σημείωμα είναι ένα λογιστικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για διάφορους σκοπούς. Χρησιμεύει ως μέσο για τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, όπως οι τράπεζες, να ενημερώνουν τους πελάτες τους για αλλαγές στα υπόλοιπα των λογαριασμών τους λόγω μιας εσωτερικά δημιουργούμενης συναλλαγής που ενδέχεται να μην περιλαμβάνεται στους πιο συνηθισμένους τύπους χρεώσεων που συγκεντρώνονται στους λογαριασμούς τέτοιων πελατών. Η διευκόλυνση χρησιμοποιείται επίσης από εταιρείες ως μέσο διόρθωσης μιας ανισορροπίας στις χρεώσεις που είχαν εκδοθεί προηγουμένως για μια συναλλαγή.
Μερικές φορές οι εταιρείες κάνουν λάθη χρεώνοντας στους πελάτες τους ένα ποσό που μπορεί να είναι χαμηλότερο από την πραγματική τιμή για μια υπηρεσία ή ένα προϊόν. Όταν συμβεί αυτό, η εταιρεία ενδέχεται να αποφασίσει να αντιμετωπίσει ένα τέτοιο λάθος μέσω της χρήσης ενός χρεωστικού μνημονίου. Στην περίπτωση αυτή, το χρεωστικό σημείωμα θα περιλαμβάνει μόνο τη διαφορά μεταξύ του ποσού που χρεώθηκε προηγουμένως και του πραγματικού ποσού, το οποίο θα εκδοθεί στον πελάτη ως λογαριασμός. Η εταιρεία που εκδίδει ένα τέτοιο χρεωστικό μνημόνιο μπορεί επίσης να μην έλαβε υπόψη ορισμένους παράγοντες που επηρεάζουν την τιμή του εμπορεύματος κατά την έκδοση του αρχικού τιμολογίου, καθιστώντας αναγκαίο να υπολογίσει εκ νέου και να αποδώσει το πραγματικό ποσό στον πελάτη για την αποστολή του πληρωμή.
Μια άλλη αίτηση για χρεωστικό σημείωμα είναι μια χρέωση που αποδίδεται σε λογαριασμό κατόχου λογαριασμού από τράπεζα, εκτός από τις συνήθεις χρεώσεις. Για παράδειγμα, μια τράπεζα μπορεί να χρεώσει ένα δηλωμένο ποσό από το υπόλοιπο ενός κατόχου λογαριασμού ως τιμωρητικό πρόστιμο για την έκδοση αναποδογυρισμένων επιταγών. Σε μια τέτοια περίπτωση, η τράπεζα θα εκδώσει ένα χρεωστικό σημείωμα στον επηρεαζόμενο πελάτη, ενημερώνοντάς τον για τις κρατήσεις, τη φύση της έκπτωσης και το τρέχον υπόλοιπο στον λογαριασμό του καταθέτη. Μερικές φορές η τράπεζα μπορεί να εκδώσει ένα χρεωστικό σημείωμα όταν χρεώνει κάποια χρήματα από τον λογαριασμό του πελάτη ως χρέωση υπηρεσιών για τη διατήρηση του λογαριασμού.
Σε άλλες περιπτώσεις, ο λόγος για τη δημιουργία αυτού του εργαλείου θα μπορούσε να οφείλεται σε κάποιου είδους σφάλμα εκ μέρους των λογιστών κατά τη συμφωνία των εταιρικών λογαριασμών. Σε αυτό το είδος των περιπτώσεων, οι λογιστές θα επανορθώσουν το λάθος μέσω της χρήσης ενός χρεωστικού σημειώματος. Συνήθως, τέτοια λάθη στη συμφωνία υπερεκτιμούν το συνολικό υπόλοιπο του λογαριασμού ή μπορεί να οφείλονται σε κάποια λάθη στη χρέωση των πελατών για υπηρεσίες και αγαθά που έχουν αυξήσει το συνολικό υπόλοιπο.