Η ετήσια γενική συνέλευση (Ετ.Γ.Σ.) είναι μια συνέλευση που διεξάγεται μία φορά το χρόνο προκειμένου η εταιρεία να ολοκληρώσει σημαντικά θέματα επιχειρηματικής δραστηριότητας όπως καθορίζονται στην ημερήσια διάταξη της συνέλευσης. Πολλές εταιρείες υποχρεούνται να διεξάγουν τη συνάντηση βάσει νόμου και του καταστατικού τους. Λεπτομέρειες σχετικά με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης καθορίζονται χαρακτηριστικά στο καταστατικό της εταιρείας.
Το πρώτο θέμα της ημερήσιας διάταξης της Γενικής Συνέλευσης απαιτεί συνήθως το διοικητικό συμβούλιο να αναφέρει την πρόοδο της εταιρείας κατά το παρελθόν έτος και τις προοπτικές της για το μέλλον. Άλλα τυπικά θέματα της ημερήσιας διάταξης περιλαμβάνουν την ψήφο των μετόχων για την έγκριση των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων και της ετήσιας έκθεσης της εταιρείας, την έγκριση του τελικού μερίσματος που προτείνει στους μετόχους το διοικητικό συμβούλιο και την εκλογή νέων διευθυντών για τυχόν κενές θέσεις του διοικητικού συμβουλίου που μπορεί να έχουν προκύψει από την τελευταία Γενική Συνέλευση. . Τα έγγραφα σχετικά με τα θέματα αυτά διανέμονται στους μετόχους πριν από την ετήσια γενική συνέλευση, μαζί με την ημερήσια διάταξη.
Η ημερήσια διάταξη μπορεί να περιλαμβάνει οποιοδήποτε θέμα εγκρίνεται από τον πρόεδρο, συμπεριλαμβανομένων θεμάτων που ζητούνται γραπτώς από μεμονωμένους μετόχους. Η κύρια αλληλεπίδραση στη συνεδρίαση είναι μεταξύ του διοικητικού συμβουλίου και των μετόχων. Τυπικά, η Ετήσια Γενική Συνέλευση είναι ένα φόρουμ στο οποίο το διοικητικό συμβούλιο, μεταξύ άλλων, ζητά έγκριση από τους μετόχους για θέματα που καθορίζονται στην ημερήσια διάταξη.
Η συμμετοχή στην Ετήσια Γενική Συνέλευση περιορίζεται στο διοικητικό συμβούλιο και τους μετόχους, καθώς και κάθε άλλο πρόσωπο που μπορεί να προσκληθεί στη συνεδρίαση από τον πρόεδρο. Η διοίκηση παρίσταται στη συνεδρίαση μόνο μετά από πρόσκληση του προέδρου, αλλά συνήθως καλούνται να παρευρεθούν επιλεγμένα μέλη της ανώτατης διοίκησης της εταιρείας. Είναι σύνηθες φαινόμενο ο πρόεδρος και ο οικονομικός διευθυντής της εταιρείας να προσκαλούνται στη συνάντηση, καθώς και επιλεγμένοι σύμβουλοι εταιρειών, επενδυτικοί αναλυτές και ο οικονομικός τύπος. Η συνάντηση είναι συνήθως κλειστή για το κοινό.
Ο πρόεδρος της εταιρείας προεδρεύει της ετήσιας γενικής συνέλευσης, με τη συμμετοχή όλων των άλλων διευθυντών. Ο γραμματέας της εταιρείας παρίσταται επίσης στην ετήσια γενική συνέλευση και λαμβάνει γραπτές σημειώσεις από τις οποίες καταγράφονται οι κύριες διαδικασίες και οι αποφάσεις με τη μορφή πρακτικών. Τα πρακτικά διανέμονται στη συνέχεια στους μετόχους για να εγκρίνουν ως επίσημο πρακτικό της συνέλευσης.
Ένα σημαντικό μέρος της ετήσιας γενικής συνέλευσης είναι η ώρα των ερωτήσεων. Αυτό επιτρέπει στους μεμονωμένους μετόχους να ρωτούν απευθείας το διοικητικό συμβούλιο. Οι ερωτήσεις απευθύνονται στον πρόεδρο, ο οποίος με τη σειρά του μπορεί να καλέσει άλλους να απαντήσουν.
Η ετήσια γενική συνέλευση δεν μπορεί να προχωρήσει εκτός εάν υπάρχει επαρκής εκπροσώπηση των μετόχων όπως ορίζεται από την απαιτούμενη απαρτία που ορίζεται στο καταστατικό της εταιρείας. Η απαρτία συνήθως ορίζεται ως ένας ελάχιστος αριθμός μετόχων καθώς και ένα ελάχιστο ποσοστό συμμετοχής που πρέπει να εκπροσωπούνται στη συνέλευση, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω αντιπροσώπου.