Ο προϋπολογισμός κεφαλαίων είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη διαδικασία ανάλυσης των έργων για τα οποία μπορεί να έχουν προβλεφθεί χρηματοδότηση σε μια εταιρεία με σκοπό την αξιολόγηση των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων της χρήσης των κεφαλαίων σε τέτοια έργα τόσο μακροπρόθεσμα όσο και βραχυπρόθεσμα. Αυτή η διαδικασία είναι πολύ σημαντική για τις επιχειρήσεις, επειδή η αποτελεσματική εφαρμογή των κεφαλαίων είναι απαραίτητη λόγω του γεγονότος ότι όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί τα περιορισμένα κεφάλαιά της σε έργα που ενδέχεται να μην αποφέρουν σύντομα αποτελέσματα ή που μπορεί να μην είναι κερδοφόρα, θα υποστεί τις συνέπειες στην μορφή μειωμένου κεφαλαίου. Οι παράμετροι για τον προσδιορισμό των ακριβών παραγόντων που θα καθοδηγήσουν τη διαδικασία του προϋπολογισμού κεφαλαίου εξαρτώνται από τον τύπο της εν λόγω επιχείρησης, το συνολικό κεφάλαιο με το οποίο πρέπει να εργαστεί και τα αναμενόμενα οφέλη από το προτεινόμενο έργο. Με αυτή την έννοια, δύο επιχειρήσεις μπορεί να εφαρμόσουν τη διαδικασία του προϋπολογισμού κεφαλαίου σε ένα παρόμοιο έργο και να καταλήξουν σε διαφορετικά συμπεράσματα ως αποτέλεσμα των ατομικών τους περιστάσεων.
Ένα παράδειγμα της διαδικασίας του προϋπολογισμού κεφαλαίου μπορεί να δει κανείς στην περίπτωση μιας κεραμικής εταιρείας που εξετάζει το ενδεχόμενο να ανοίξει μια νέα μονάδα σε άλλο κράτος. Κατά την ανάλυση της κατάστασης της εταιρείας ως μέρος της διαδικασίας προϋπολογισμού κεφαλαίου, η εταιρεία θα εξετάσει τις εισροές και τις εκροές μετρητών της, την καθαρή της θέση, τα διαθέσιμα ρευστά μετρητά με τα οποία πρέπει να εργαστεί και την κερδοφορία της παρούσας μονάδας από την άποψη της παραγωγή και παραγωγή. Όλοι αυτοί οι παράγοντες θα βοηθήσουν την εταιρεία να αποφασίσει πόσα χρήματα μπορεί να διαθέσει για την επίτευξη του στόχου της επένδυσης σε μια νέα μονάδα. Όπου οι αριθμοί αποτυγχάνουν να αθροιστούν με ευνοϊκό τρόπο, η εταιρεία ενδέχεται να αποφασίσει να διαθέσει τους κεφαλαιουχικούς πόρους σε άλλα έργα που θα αποφέρουν πιο θετικά αποτελέσματα.
Όσον αφορά το πώς η διαδικασία του προϋπολογισμού κεφαλαίου μπορεί να είναι διαφορετική για δύο εταιρείες που μπορεί να σκέφτονται ένα παρόμοιο εγχείρημα, αυτό μπορεί να φανεί στην περίπτωση μιας άλλης κεραμικής εταιρείας που μπορεί επίσης να εξετάζει τα πλεονεκτήματα του ανοίγματος μιας νέας μονάδας σε άλλη πολιτεία. Η δεύτερη εταιρεία μπορεί να έχει διαφορετικές συνθήκες που μπορεί να κάνουν μια επένδυση σε μια νέα μονάδα μια καλή στρατηγική επιχειρηματική κίνηση. Για παράδειγμα, η ζήτηση για τα προϊόντα που παράγει η συγκεκριμένη εταιρεία μπορεί να είναι τόσο μεγάλη που να υπερβαίνει την δυναμικότητα του παρόντος εργοστασίου.