Η διαχείριση αποθεμάτων περιγράφει τα βήματα και τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται από μια επιχείρηση για τη συντήρηση υλικών προς πώληση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διαχείριση αποθεμάτων περιγράφει καταστήματα λιανικής, αλλά ο όρος μπορεί να ισχύει για οποιοδήποτε στάδιο μιας αλυσίδας εφοδιασμού όπου τα αγαθά εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρηση. Αυτές οι διαδικασίες διέπουν κάθε πτυχή της διαχείρισης των αποθεμάτων από την αρχική παραγγελία έως την τελική πώληση. Σε μια μικρή επιχείρηση, υπάρχουν συνήθως λίγα βήματα σε αυτή τη διαδικασία, αλλά οι μεγάλες αλυσίδες λιανικής μπορούν να έχουν πολλούς διαφορετικούς κόμβους από την αρχή μέχρι το τέλος.
Η πιο περίπλοκη μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι πιθανόν μέσα σε ένα περιβάλλον αλυσίδας λιανικής, όπως ένα πολυκατάστημα σε εθνικό επίπεδο. Σε ένα κατάστημα όπως αυτό, υπάρχουν συχνά πολλές διαφορετικές τοποθεσίες που τσακώνονται για μια συγκεκριμένη ποσότητα αγαθών. Επιπλέον, υπάρχουν πολλές στάσεις για ένα αγαθό μεταξύ της αρχικής παραγγελίας και της τελικής πώλησης.
Η διαδικασία διαχείρισης αποθεμάτων για μία από αυτές τις μεγάλες αλυσίδες λιανικής θα ακολουθεί συχνά τα ίδια βήματα, ανεξάρτητα από το προϊόν που παραγγέλθηκε. Για αρχή, ένα συγκεκριμένο κατάστημα θα παρατηρήσει ότι χρειάζεται ένα προϊόν. Το κατάστημα θα επικοινωνήσει με τα κεντρικά γραφεία και θα ζητήσει να του σταλεί το προϊόν. Τα κεντρικά γραφεία θα συγκεντρώσουν όλες τις απαιτούμενες αγορές και θα στείλουν μια μεγάλη παραγγελία στον προμηθευτή.
Σε αυτό το σημείο, η διαχείριση αποθεμάτων στην πραγματικότητα σταματά για μερικά βήματα καθώς ο προμηθευτής ασχολείται με την παραγγελία. Μόλις η παραγγελία είναι έτοιμη, το σύστημα διαχείρισης λαμβάνει αντίγραφο ασφαλείας. Η αποστολή αποστέλλεται σε κεντρική αποθήκη όπου συλλέγονται όλες οι παραγγελίες. Η μεγάλη αποστολή χωρίζεται σε μικρότερα κομμάτια και αποστέλλεται στις επιμέρους τοποθεσίες. Μόλις το αρχικό κατάστημα λάβει το αντικείμενο, θα το προσφέρει προς πώληση στους καταναλωτές του.
Οι μικρότερες ή λιγότερο περίπλοκες επιχειρήσεις ακολουθούν την ίδια βασική διαδικασία, αλλά πολλά από τα επιμέρους βήματα είναι πολύ απλοποιημένα. Για παράδειγμα, ένα μικρότερο κατάστημα πιθανότατα θα παρακάμψει το βήμα της αποθήκης υπέρ μιας επιτόπιας αποθήκης. Ακόμη και με το απλοποιημένο βήμα, η ιδέα παραμένει η ίδια. ένα αγαθό αποθηκεύεται μέχρι να χρειαστεί ειδικά.
Η πλειοψηφία της διαχείρισης αποθεμάτων χρησιμοποιεί απόθεμα Just-In-Time, το οποίο επικεντρώνεται στη διατήρηση των αποθηκευμένων αποθεμάτων όσο το δυνατόν χαμηλότερα. Όταν υποβάλλεται μια νέα παραγγελία, η ημερομηνία άφιξης θα πρέπει να είναι ακριβώς όταν το τρέχον απόθεμα πρόκειται να εξαντληθεί. Για παράδειγμα, εάν ένα κατάστημα πουλάει ένα προϊόν κάθε μέρα, η τέλεια στιγμή για να φτάσει η νέα αποστολή είναι την ημέρα που θα πουληθεί το τελευταίο προϊόν. Με αυτόν τον τρόπο, η νέα αποστολή τοποθετείται απευθείας σε ένα ράφι και όχι σε μια αποθήκη. Χρησιμοποιώντας αυτήν την ιδέα, το κατάστημα μειώνει τα γενικά έξοδα καθώς έχει λίγα πράγματα που δεν είναι άμεσα προς πώληση.