Η απλή λογιστική είναι ένα απλό λογιστικό σύστημα, στο οποίο χρησιμοποιείται μία μόνο γραμμή για την καταγραφή κάθε συναλλαγής. Ένα ημερολόγιο ή μια κατάσταση λογιστικών βιβλίων χρησιμοποιείται συνήθως για την καταγραφή των νομισματικών εγγραφών όπως προκύπτουν με πιστώσεις ή χρεώσεις που καταχωρούνται μία φορά. Η απλή λογιστική τήρηση συχνά συγκρίνεται με αυτή ενός μητρώου βιβλιαρίου επιταγών ή μιας απλής οικονομικής κατάστασης.
Είναι σύνηθες με τα απλά συστήματα τήρησης βιβλίων να χρησιμοποιούνται παρενθέσεις για να αντικατοπτρίζουν αρνητικές συναλλαγές, όπως αναλήψεις ή πληρωμές. Τα χρήματα που εισέρχονται, όπως οι πληρωμές ή οι πιστώσεις, δεν περιβάλλονται από παρενθέσεις. Οι παρενθέσεις είναι ένας απλός τρόπος για να γίνει διάκριση μεταξύ χρημάτων που δαπανώνται ή εξόδων και χρημάτων που κατατίθενται, που ονομάζονται έσοδα.
Τα έσοδα και τα έξοδα μπορούν να αθροιστούν ανά εβδομάδα, μήνα ή ακόμη και έτος χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε σύστημα απλής καταχώρισης. Παρά το γεγονός ότι ονομάζεται απλή εγγραφή, υπάρχουν περισσότερες από μία μέθοδοι αυτού του λογιστικού συστήματος. Είναι σημαντικό όλες οι πληροφορίες για κάθε καταχώριση να καταγράφονται σε μία μόνο γραμμή, ώστε να θεωρούνται τήρηση βιβλίων μίας εγγραφής.
Μια κοινή μορφή της καταγραφής μιας καταχώρισης είναι όταν χρησιμοποιείται μία γραμμή για όλες τις λεπτομέρειες για κάθε συναλλαγή, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της περιγραφής, του ποσού κ.λπ. Κάθε γραμμή καταγράφεται με τον ίδιο τρόπο σε όλη την κατάσταση λογιστικής. Αυτός ο τύπος εγγραφής με μία εγγραφή δεν διαχωρίζει τα έσοδα και τα έξοδα ανά στήλες ή επικεφαλίδες. Εάν απαιτούνται σύνολα εσόδων και εξόδων, θα πρέπει να υπολογιστούν χωριστά.
Μια άλλη μορφή λογιστικής απλής καταχώρισης διαχωρίζει τα έσοδα και τα έξοδα δημιουργώντας ξεχωριστές στήλες στην κατάσταση. Κάθε καταγεγραμμένη καταχώριση θα απαριθμούσε την ημερομηνία, την περιγραφή και το ποσό είτε ως έσοδα είτε ως έξοδα με μια στήλη για κάθε πεδίο. Δεν είναι ασυνήθιστο να προστίθενται στήλες για συγκεκριμένες κατηγορίες. Παραδείγματα αυτών των στηλών περιλαμβάνουν φόρους, ενοίκια και άλλα τέτοια στοιχεία που καταγράφονται συνήθως στις λογιστικές καταστάσεις.
Ανεξάρτητα από τον αριθμό των στηλών στη δήλωση, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται μία γραμμή για την καταγραφή κάθε συναλλαγής. Οι στήλες παρέχουν έναν τρόπο οργάνωσης διαφορετικών λεπτομερειών εξόδων ή καταθέσεων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να αθροιστούν συγκεκριμένες κατηγορίες, καθώς και να προσδιοριστεί το τελικό υπόλοιπο της κατάστασης.
Η τήρηση βιβλίων είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της οργανωμένης οικονομικής διαχείρισης. Το σύστημα μίας εγγραφής είναι μια προτιμώμενη μέθοδος για πολλές μικρές επιχειρήσεις και την προσωπική τήρηση βιβλίων λόγω της απλότητας του συστήματος. Αυτή η μέθοδος τήρησης λογιστικών βιβλίων μπορεί να μάθει γρήγορα χωρίς εκτενή εκπαίδευση ή επαγγελματική εποπτεία. Η τήρηση βιβλίων με μία εγγραφή προσφέρει μια απλή, απλή μέθοδο για τη διατήρηση ενός βασικού επιπέδου οικονομικής τεκμηρίωσης.