Τα θυγατρικά βιβλία είναι ειδικά ημερολόγια ή λογιστικά βιβλία όπου οι πρώτες ή οι πρωτότυπες εγγραφές συναλλαγών γίνονται πριν καταχωρηθούν στους αντίστοιχους λογαριασμούς τους. Αναφέρονται ως βοηθητικά βιβλία επειδή είναι ξεχωριστά βιβλία που κατηγοριοποιούν τα έσοδα και τις χρεώσεις στις κατάλληλες περιοχές πριν προστεθούν στα βασικά ή κύρια βιβλία. Η ημερολογιακή εγγραφή που γίνεται στα πρωτεύοντα αρχεία λειτουργεί ως πηγή πληροφοριών που θα χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία συγκεκριμένων τελικών λογαριασμών στην τήρηση βιβλίων. Οι κύριες εγγραφές έχουν πολλά ονόματα που περιλαμβάνουν πρωταρχικό βιβλίο καταχώρισης, βιβλία αρχικής εγγραφής, πρωτεύουσες εγγραφές και πολλά άλλα που απεικονίζουν τη λειτουργία τους.
Οι πιο συνηθισμένοι τύποι θυγατρικών λογιστικών βιβλίων περιλαμβάνουν ένα βιβλίο αγορών που χρησιμοποιείται για την καταγραφή όλων των πιστωτικών αγορών που έγιναν. Ένα βιβλίο πωλήσεων που εμφανίζει όλες τις πιστωτικές πωλήσεις και ένα βιβλίο μετρητών που καταγράφει όλα τα μετρητά που εισπράχθηκαν και πληρώθηκαν. Ένα βιβλίο επιστροφής αγορών καταγράφει όλες τις αγορές που έχουν επιστραφεί στον προμηθευτή, καθώς και ένα βιβλίο επιστροφής πωλήσεων που υποδεικνύει όλα τα πουλημένα προϊόντα που επιστράφηκαν. Υπάρχει επίσης ένα βιβλίο ληφθέντων λογαριασμών που εμφανίζει όλους τους λογαριασμούς που πληρώθηκαν, μαζί με τα βιβλία πληρωτέων λογαριασμών που εμφανίζουν όλους τους λογαριασμούς που πληρώθηκαν, όπως το ρεύμα. Τα τελικά βιβλία είναι κύρια περιοδικά, ή κατάλληλα βοηθητικά βιβλία περιοδικών, που δεν απαιτούν εισαγωγή σε μίνι περιοδικά.
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από τη χρήση διαφορετικών βοηθητικών βιβλίων για διαφορετικές εγγραφές αντί να υπάρχουν σε ένα μόνο περιοδικό. Το πρώτο πλεονέκτημα είναι ότι βοηθά στη διατήρηση των αρχείων σύντομων — είναι αδύνατο να διαχειριστείτε κάθε συναλλαγή στο κύριο καθολικό καθώς συμβαίνει.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης των θυγατρικών λογιστικών βιβλίων διευκολύνει την παρακολούθηση των συναλλαγών και αποφεύγει την ακαταστασία που θα προέκυπτε εάν όλες οι διαφορετικές πληροφορίες βρίσκονταν σε ένα μέρος. Οι διαχωρισμένες πληροφορίες εξοικονομούν την ανάγκη παροχής εκτεταμένων λεπτομερειών της συναλλαγής και καθιστούν τις μελλοντικές αναφορές εύκολες και απλές. Τα κύρια αρχεία ταξινομούνται ανάλογα με τη φύση των συναλλαγών.
Το τρίτο πλεονέκτημα είναι ότι τα βοηθητικά βιβλία μειώνουν τις περιπτώσεις απάτης. Οι εγγραφές στο ημερολόγιο γίνονται με χρονολογική σειρά, που σημαίνει ότι οι ημερομηνίες διαδέχονται η μία την άλλη και περιλαμβάνει λεπτομερείς καταχωρήσεις σε άλλους λογαριασμούς. Αυτό σημαίνει ότι είναι σχεδόν αδύνατο να χειριστεί κανείς όλα τα σχετικά βιβλία, αλλά αν γίνει, η ανίχνευση είναι αρκετά απλή.
Η καταχώριση στα πρωτογενή αρχεία μπορεί να ανατεθεί σε διαφορετικούς λογιστές, επομένως είναι ακριβής και ταχύτερη κατά τη φάση επεξεργασίας της λογιστικής. Κάθε υπάλληλος παίζει τον ρόλο του και δίνει τα αρχεία σε άλλους για περαιτέρω επεξεργασία και συμφωνία. Αυτό επίσης εξαλείφει τις ευκαιρίες απάτης εντός των επιχειρήσεων. Θα χρειαστούν περισσότεροι από ένας υπάλληλος για να διαπράξουν με επιτυχία απάτη και να την αποκρύψουν.
Τέλος, οι πρωτογενείς εγγραφές υποδεικνύουν ξεχωριστές συναλλαγές παρόμοιας φύσεως, επομένως κάθε αναγκαία ανάλυση καθίσταται βολική. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και πολλούς άλλους πόρους. Η ακρίβεια των εγγραφών βελτιώνεται επίσης πολύ, καθώς διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στον καθορισμό της οικονομικής υγείας της μεμονωμένης εταιρείας.