Ένα προκαθορισμένο επιτόκιο γενικών εξόδων είναι ένα επιτόκιο που υπολογίζεται για να βοηθήσει στην εκτίμηση των γενικών εξόδων που σχετίζονται με το απόθεμα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Η διαδικασία υπολογισμού του συντελεστή περιλαμβάνει διάφορα στάδια, χρησιμοποιώντας δεδομένα που έχουν να κάνουν με το κατασκευαστικό και λειτουργικό κόστος που σχετίζονται με την παραγωγική διαδικασία. Όταν υπολογίζεται σωστά, αυτός ο συντελεστής διευκολύνει την κατανόηση του ποσού των γενικών εξόδων που σχετίζονται με την πραγματική παραγωγή, καθώς και την κατανόηση όλων των παραγόντων που επηρεάζουν τον καθορισμό του συνολικού κόστους παραγωγής.
Όπως υπονοεί ο όρος, ένας προκαθορισμένος συντελεστής γενικών εξόδων υπολογίζεται πριν ξεκινήσει η πραγματική διαδικασία παραγωγής. Η ιδέα είναι να γίνει χρήση των διαθέσιμων ιστορικών δεδομένων για την προβολή των παραγόντων που θα ισχύουν στη διαδικασία και του τρόπου με τον οποίο η δραστηριότητα θα επηρεάσει το απόθεμα. Ουσιαστικά, αυτός ο τύπος μπροστινής προβολής μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό των αλλαγών, εάν υπάρχουν, που μπορεί να είναι απαραίτητες για να διατηρηθεί το κόστος παραγωγής εντός ενός δεδομένου εύρους ή εάν η πραγματοποίηση κάποιων αλλαγών σε ορισμένες πολιτικές και διαδικασίες θα ενίσχυε την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας με τρόπο που θα μείωνε τα γενικά έξοδα.
Ενώ υπάρχουν αρκετοί διαφορετικοί τρόποι για τον υπολογισμό του προκαθορισμένου ποσοστού γενικών εξόδων, υπάρχουν τρία βασικά βήματα που συνήθως περιλαμβάνονται. Η εκτίμηση του συνολικού ποσού της βάσης δραστηριότητας είναι συχνά το πρώτο από αυτά τα τρία βήματα. Μια βάση δραστηριότητας μπορεί να είναι ο αριθμός των ωρών άμεσης εργασίας που εμπλέκονται στο έργο, οι ώρες μηχανής ή ακόμα και το άμεσο κόστος εργασίας που αναμένεται για το έργο. Μόλις δημιουργηθεί η βάση δραστηριότητας, τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για την προβολή του συνολικού κόστους κατασκευής που είναι πιθανό να προκύψει, επιτρέποντας το αναμενόμενο επίπεδο δραστηριότητας. Τέλος, η διαίρεση των προβλεπόμενων γενικών εξόδων παραγωγής με την αναμενόμενη βάση δραστηριότητας θα έχει ως αποτέλεσμα την επίτευξη ενός προκαθορισμένου συντελεστή γενικών εξόδων για το έργο.
Η χρήση αυτού του τύπου συντελεστή είναι συχνά χρήσιμη επειδή μπορεί να είναι δύσκολο να εκτιμηθεί το πραγματικό κόστος γενικών εξόδων σε ορισμένες περιπτώσεις. Αυτό ισχύει όταν προσπαθείτε να ξεκινήσετε ένα έργο που είναι παρόμοιο αλλά όχι ακριβώς όπως ένα προηγούμενο έργο. Επιπλέον, ο σχεδιασμός για το έργο μπορεί να πραγματοποιηθεί αρκετούς μήνες πριν από την πραγματική έναρξη, μια κατάσταση που αφήνει χρόνο σε ορισμένους από τους βασικούς παράγοντες να αλλάξουν με κάποιο τρόπο. Δεδομένου ότι ένα προκαθορισμένο επιτόκιο γενικών εξόδων είναι μια προβολή που βασίζεται σε διαθέσιμα δεδομένα, είναι κάπως πιο ευέλικτο, καθιστώντας δυνατό να ενσωματωθεί στον υπολογισμό κάποια πρόβλεψη για αλλαγές στο κόστος εργασίας ή την ανάγκη αντικατάστασης μηχανημάτων στο ενδιάμεσο.