Μια αναφορά γενικού καθολικού είναι ένα έγγραφο που περιέχει έναν λεπτομερή λογαριασμό κάθε συναλλαγής που πραγματοποιείται από μια επιχείρηση για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Στο παρελθόν, αυτό το καθολικό γράφτηκε συχνά με το χέρι, αν και αυτά τα λογιστικά βιβλία έχουν αντικατασταθεί σε μεγάλο βαθμό από ηλεκτρονικές αναφορές που επεξεργάζονται όλες τις διαφορετικές πληροφορίες πολύ πιο συνοπτικά και άνετα. Είναι σημαντικό για μια αναφορά γενικού καθολικού να περιέχει όλες τις σχετικές οικονομικές πληροφορίες που έχει συγκεντρώσει μια επιχείρηση, όπως έσοδα, έξοδα, περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και μετοχές. Οι περισσότερες σελίδες ή φύλλα του καθολικού χωρίζονται στη μέση για να δείξουν πώς επιτυγχάνεται η ισορροπία μεταξύ θετικών και αρνητικών προσθηκών στον επαγγελματικό λογαριασμό.
Για μια μεγάλη επιχείρηση, το να διατηρείτε έναν λογαριασμό για όλες τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται για μεγάλο χρονικό διάστημα μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολο. Ωστόσο, αυτό πρέπει να γίνει για να παρέχεται στην εταιρεία ακριβής τήρηση βιβλίων και για να διασφαλιστεί ότι η λογιστική της διατηρείται ενημερωμένη. Εφόσον συμβαίνει αυτό, οι λογιστές επιχειρήσεων χρησιμοποιούν προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών που λαμβάνουν όλα όσα κάνει μια εταιρεία κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών της συναλλαγών και τα μετατρέπουν σε αναφορά γενικού καθολικού.
Είναι σημαντικό για μια αναφορά γενικού καθολικού να έχει πρόσβαση σε κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται από μια επιχείρηση. Αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία διαφόρων λογαριασμών ή τιμολογίων θα πρέπει να περιλαμβάνονται κάπου στην αναφορά. Από αυτές τις βασικές συναλλαγές, μπορούν να προκύψουν μεγαλύτερες ομάδες όπως ισολογισμοί και κατάσταση κερδών και ζημιών. Αυτές οι μεγαλύτερες υποομάδες θα συγχωνευθούν στη συνέχεια σε μια ενιαία αναφορά που δείχνει την πιο σχετική πτυχή των επιχειρηματικών συναλλαγών μιας εταιρείας.
Αυτή η λεπτομέρεια επιτρέπει σε μια εταιρεία να συμβουλεύεται την έκθεση γενικού καθολικού εάν υπάρχει οποιαδήποτε ασυνέπεια ή σύγχυση όσον αφορά τα οικονομικά. Πηγαίνοντας απλώς στην απαραίτητη περιοχή του καθολικού και παρακολουθώντας τον σχετικό λογαριασμό, οι λογιστές μπορούν να λάβουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να εξηγήσουν τη διαφορά. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό η έκθεση να μην αφήνει ακάλυπτες πληροφορίες.
Κάθε ένα από τα στοιχεία της αναφοράς γενικού καθολικού πρέπει να χωριστεί στη μέση για να εμφανίζονται οι χρεώσεις και οι πιστώσεις στον συγκεκριμένο λογαριασμό. Για παράδειγμα, ο ισολογισμός θα έχει περιουσιακά στοιχεία καταχωρισμένα ως πιστώσεις και υποχρεώσεις ως χρεωστικές. Τα έσοδα και τα έξοδα θα κατανεμηθούν με τον ίδιο τρόπο στην κατάσταση κερδών και ζημιών. Αυτό επιτρέπει την εξισορρόπηση όλων των πληροφοριών, κάτι που είναι απαραίτητο βήμα στη λογιστική διαδικασία. Εκτός από τη χρησιμότητά της για τη λογιστική, η αναφορά καθολικού μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως αναλυτικό εργαλείο από διευθυντές που αναζητούν τρόπους με τους οποίους μπορεί να βελτιωθεί η επιχείρησή τους.