Η διαχείριση του γενικού καθολικού είναι μια διαδικασία κατά την οποία οι εταιρείες επιβλέπουν την καταγραφή και την αναφορά των οικονομικών μεγεθών στα λογιστικά τους βιβλία. Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι τύποι συστημάτων διαχείρισης προκειμένου μια εταιρεία να διατηρήσει την οικονομική της ακεραιότητα. Μερικά διαφορετικά συστήματα διαχείρισης γενικού καθολικού μπορεί να περιλαμβάνουν χρηματοοικονομική λογιστική, εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους ή τον διαχωρισμό καθηκόντων. Ο ιδιοκτήτης, τα στελέχη ή ο οικονομικός διευθυντής μιας εταιρείας μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τον καθορισμό αυτών των κατευθυντήριων γραμμών. Η αποτυχία σωστής διαχείρισης του γενικού καθολικού μπορεί να οδηγήσει σε κακή οικονομική πληροφόρηση για μια εταιρεία.
Οι τυπικές πρακτικές χρηματοοικονομικής λογιστικής είναι από τις πιο κοινές μεθόδους που μια εταιρεία μπορεί να συμμετάσχει στη διαχείριση γενικού καθολικού. Αυτές οι πρακτικές περιλαμβάνουν τη χρήση λογιστικών βιβλίων, περιοδικών, οικονομικών λογαριασμών και άλλων λογιστικών εργαλείων. Οι λογιστές είναι υπεύθυνοι να επιβλέπουν τα δεδομένα που καταγράφονται σε αυτά τα διάφορα λογιστικά εργαλεία. Σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές κατά τη διάρκεια των μηνών, οι λογιστές συμβιβάζουν και εξετάζουν τα λογιστικά βιβλία για ακρίβεια, διαχειριζόμενοι το γενικό καθολικό με συστηματικό τρόπο. Οι επόπτες και άλλοι πραγματοποιούν την τελική αναθεώρηση για αυτήν τη διαδικασία σε μια εταιρεία.
Οι εσωτερικοί και εξωτερικοί έλεγχοι είναι άλλοι τρόποι με τους οποίους μια εταιρεία μπορεί να συμμετάσχει στη διαχείριση του γενικού καθολικού. Οι εσωτερικοί έλεγχοι απαιτούν τη χρήση υπαλλήλων που δεν σχετίζονται με το λογιστήριο για την αναθεώρηση των λογιστικών βιβλίων. Αυτό επιτρέπει στην ανώτερη διοίκηση της εταιρείας να διασφαλίζει ότι οι λογιστές χειρίζονται σωστά τις οικονομικές συναλλαγές. Ένας εξωτερικός έλεγχος απαιτεί τη χρήση εξωτερικής λογιστικής εταιρείας για την αναθεώρηση των λογιστικών βιβλίων της εταιρείας για να διασφαλιστεί ότι ακολουθεί τα εθνικά λογιστικά πρότυπα. Αυτή η διαδικασία διαχείρισης καθολικού απευθύνεται σε εξωτερικούς ενδιαφερόμενους, επιτρέποντάς τους να κατανοήσουν πόσο καλά διαχειρίζεται η εταιρεία τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές.
Προκειμένου να διασφαλιστεί σωστά η απουσία απάτης και υπεξαίρεσης, μια εταιρεία συχνά εμπλέκεται σε διαχωρισμό καθηκόντων. Αυτή η λογιστική πρακτική περιορίζει τον αριθμό των λογιστικών υποχρεώσεων που μπορεί να εκπληρώσει ένα άτομο στην εταιρεία. Η διαχείριση του γενικού καθολικού μπορεί να περιλαμβάνει πολλές διαφορετικές δραστηριότητες, επομένως ένα άτομο μπορεί να επιχειρήσει να διαπράξει απάτη και στη συνέχεια να την καλύψει. Για παράδειγμα, η συλλογή και η καταμέτρηση μετρητών, η σύνταξη και η ταχυδρόμηση καταθέσεων και η αποστολή των χρημάτων στην τράπεζα είναι όλες κοινές δραστηριότητες διαχείρισης μετρητών. Ένας υπάλληλος που ολοκληρώνει όλες αυτές τις δραστηριότητες μπορεί να έχει την ευκαιρία να υπεξαιρέσει κεφάλαια χωρίς να γίνει αντιληπτός.
Η διαχείριση του γενικού καθολικού είναι μια διαδικασία που εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου. Καθώς μια εταιρεία μεγαλώνει και επεκτείνεται, τόσο θα αναπτυχθούν και οι λογιστικές της πρακτικές. Οι εταιρείες θα πρέπει να βρουν νέους και αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης των καθημερινών λογιστικών εργασιών. Η πρόσληψη υπαλλήλων και η δημιουργία λογιστικών εγχειριδίων είναι από τους πιο συνηθισμένους τρόπους για να επιτευχθεί αυτό.