Η κατάσταση κατάστασης είναι ένα έγγραφο που λειτουργεί ως περίληψη της συνολικής οικονομικής κατάστασης μιας επιχείρησης ή άλλης οντότητας. Η κατάσταση χωρίζεται συνήθως σε δύο ενότητες, καθιστώντας σχετικά εύκολη τη σύγκριση των κυκλοφορούντων περιουσιακών στοιχείων που ανήκουν με το ποσό των τυχόν εκκρεμών υποχρεώσεων. Από πολλές απόψεις, η δήλωση κατάστασης μοιάζει πολύ με έναν τυπικό ισολογισμό που τηρείται στα λογιστικά αρχεία και μερικές φορές θεωρείται ότι δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια ελαφρώς διαφορετική εκδοχή ενός ισολογισμού.
Ο σκοπός μιας δήλωσης συνθήκης είναι η δημιουργία ενός προληπτικού εγγράφου που καθιστά δυνατή τη γρήγορη εξακρίβωση της καθαρής αξίας της εταιρείας ή του οργανισμού. Για να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, το πρώτο μέρος του εγγράφου θα επικεντρωθεί σε όλα τα περιουσιακά στοιχεία που ανήκουν επί του παρόντος. Αυτό περιλαμβάνει διάφορους τύπους ακίνητης περιουσίας, συμπεριλαμβανομένων κτιρίων γραφείων, εγκαταστάσεων παραγωγής ή ακόμη και μη ανεπτυγμένων εκτάσεων. Άλλα περιουσιακά στοιχεία όπως χρεόγραφα και ταμειακά υπόλοιπα σε διάφορους λογαριασμούς παρατίθενται επίσης. Ουσιαστικά, κάθε περιουσιακό στοιχείο που μπορεί να μετατραπεί σε μετρητά με σχετική ευκολία περιλαμβάνεται στην απογραφή των παραγωγικών περιουσιακών στοιχείων.
Στο δεύτερο μέρος της κατάστασης κατάστασης, παρατίθενται όλες οι εκκρεμείς υποχρεώσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τυχόν ενυπόθηκα δάνεια, επιχειρηματικά δάνεια, ίδια κεφάλαια μετόχων ή οποιοδήποτε άλλο είδος υποχρέωσης που η οικονομική οντότητα είναι υπεύθυνη για την αποπληρωμή κάποια στιγμή στο μέλλον. Μόλις δημιουργηθεί ένας πλήρης κατάλογος υποχρεώσεων, είναι εύκολο να συγκρίνετε το ποσό των περιουσιακών στοιχείων με αυτό των υποχρεώσεων και να προσδιορίσετε την καθαρή θέση του οργανισμού.
Μερικές φορές απαιτείται δήλωση προϋποθέσεων όταν μια επιχείρηση αναζητά δάνειο κάποιου τύπου ή όταν γίνεται συζήτηση για εξαγορά ή συγχώνευση με άλλη εταιρεία. Κάθε στοιχείο γραμμής που περιέχεται στη δήλωση υποστηρίζεται από τεκμηρίωση που βρίσκεται στα λογιστικά αρχεία που διατηρεί ο οργανισμός, καθιστώντας πολύ εύκολο τον διπλό έλεγχο οποιουδήποτε αριθμού που αναφέρεται μεταξύ των περιουσιακών στοιχείων ή των υποχρεώσεων. Υπό αυτή την έννοια, η δήλωση συνθήκης εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό με έναν ισολογισμό.
Ορισμένες επιχειρήσεις θα συντάσσουν περιοδικά μια κατάσταση κατάστασης ως μέσο λήψης μιας γρήγορης εικόνας της τρέχουσας οικονομικής κατάστασης της εταιρείας. Εξετάζοντας την κατανομή των περιουσιακών στοιχείων και συγκρίνοντάς τα με τις υποχρεώσεις, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να προσδιορίσουν εάν η εταιρεία φαίνεται να χάνει έδαφος, να διατηρεί την κατάστασή της ή να διανύει μια περίοδο ανάπτυξης. Σε περίπτωση που η λεπτομέρεια που περιλαμβάνεται στη δήλωση υποδηλώνει ότι η επιχείρηση είναι στάσιμη ή αρχίζει να καταγράφει μείωση της καθαρής θέσης, η αναθεώρηση των πληροφοριών καθιστά δυνατή την έναρξη ιδεών για το πώς να βελτιωθεί αυτή η κατάσταση κατά την επερχόμενη λογιστική περίοδο.