Οι άνθρωποι λαμβάνουν συχνά αντικρουόμενες πληροφορίες σχετικά με το χρονικό διάστημα που πρέπει να διατηρήσουν μια ακυρωμένη επιταγή. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί κανόνες που ισχύουν για ιδιώτες έναντι επιχειρηματικών οντοτήτων, αλλά γενικά, οι περισσότερες έντυπες επιταγές μπορούν να απορριφθούν αφού συμβιβαστούν με το μηνιαίο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού σας. Υπάρχουν αρκετές εξαιρέσεις και οι περισσότερες από αυτές έχουν να κάνουν με την τήρηση ακριβών αρχείων για φορολογικούς σκοπούς. Ανάλογα με το είδος της δαπάνης, ορισμένες ακυρωμένες επιταγές πρέπει να διατηρούνται μόνο για ένα έτος, ενώ άλλες θα πρέπει να κατατίθενται για τουλάχιστον επτά χρόνια.
Μια επιταγή που έχετε γράψει θεωρείται ακυρωμένη όταν τα χρήματα έχουν αποσυρθεί από τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Η πραγματική επιταγή συνήθως σφραγίζεται ή επισημαίνεται με άλλο τρόπο ως ακυρωμένη και σε ορισμένες περιπτώσεις, σας επιστρέφεται. Διαφορετικά, ενδέχεται να λάβετε μια φωτοτυπία ή να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες στο διαδίκτυο — αυτή η πρακτική της τράπεζας αναφέρεται συνήθως ως διατήρηση, περικοπή ή φύλαξη επιταγών. Ενδέχεται να μην χρειάζεται να κρατάτε καθόλου έντυπα αντίγραφα ή επιταγές εάν έχετε πρόσβαση σε αυτά ηλεκτρονικά ή ζητώντας αντίγραφα από την τράπεζα. Πολλοί άνθρωποι διαπιστώνουν ότι αυτές οι πρακτικές τους βοηθούν να ελέγξουν την ακαταστασία του χαρτιού τους.
Ορισμένες πιθανές περιπτώσεις στις οποίες θα χρειαστεί να κρατήσετε μια ακυρωμένη επιταγή θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την παροχή της ως απόδειξη αγοράς για ένα ελαττωματικό αντικείμενο ή ως απόδειξη πληρωμής λογαριασμού. Το πιο σημαντικό, ορισμένες ακυρωμένες επιταγές θα πρέπει να τηρούνται ως μέρος των φορολογικών σας αρχείων, όπως αυτές για εκπιπτόμενες δαπάνες. Οι περισσότεροι οικονομικοί εμπειρογνώμονες συνιστούν την κατάθεση της ακυρωμένης επιταγής για τουλάχιστον επτά και το πολύ δέκα χρόνια. Για τους κατοίκους των ΗΠΑ, αυτό μπορεί να τους βοηθήσει να προστατεύσουν τις πληροφορίες τους και να παρέχουν τεκμηρίωση εάν ελέγχονται από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS).
Άλλες ακυρωμένες επιταγές, όπως αυτές για τις συνήθεις πληρωμές, μπορούν συνήθως να απορριφθούν μετά από τρία χρόνια — το πολύ. Ορισμένα, ωστόσο, μπορεί να χρειαστεί να αποθηκευτούν προκειμένου να τεκμηριωθούν χρεώσεις που σχετίζονται με την υγειονομική περίθαλψη για ασφαλιστικούς σκοπούς, για παράδειγμα. Επιπλέον, συχνά συνιστάται στους ιδιοκτήτες σπιτιού να διατηρούν τις ακυρωμένες επιταγές που σχετίζονται με τη βελτίωση του σπιτιού για όσο διάστημα έχουν την ιδιοκτησία τους.
Υπάρχουν ορισμένα μειονεκτήματα στο να έχετε μόνο μια ακυρωμένη επιταγή ως τεκμηρίωση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επιταγή δείχνει πόσο πληρώθηκε και σε ποιον, αλλά δεν αναφέρει τις ιδιαιτερότητες του τι αγοράστηκε. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να είναι δύσκολο να δικαιολογηθούν ορισμένα επιχειρηματικά έξοδα και να διαγραφούν για φορολογικούς σκοπούς. Επομένως, μπορεί να είναι χρήσιμο να κρατάτε αποδείξεις και άλλα δικαιολογητικά ως συμπληρωματικές πληροφορίες. Όταν δεν χρειάζονται πλέον, οι επιταγές και άλλα χαρτιά θα πρέπει συνήθως να τεμαχίζονται για να αποφευχθεί η απάτη ταυτότητας.