Οι σύγχρονοι γραμματείς είναι συχνά η κόλλα που συγκρατούν ένα γραφείο ή έναν οργανισμό διασφαλίζοντας ότι το προσωπικό και οι πελάτες βρίσκονται στο σωστό μέρος τη σωστή στιγμή και διαθέτουν τα κατάλληλα έγγραφα και πληροφορίες που χρειάζονται. Οι δεξιότητες του γραμματέα κυμαίνονται από την κράτηση ραντεβού και τη δημιουργία αιθουσών συνεδριάσεων έως την προετοιμασία νομικών εγγράφων. Ο τύπος και το μέγεθος της εταιρείας που εργάζεται ένας γραμματέας συχνά υπαγορεύει τις δεξιότητες που απαιτούνται. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες βασικές δεξιότητες γραμματέα που πρέπει να κατέχουν όλοι οι γραμματείς, συμπεριλαμβανομένων των δεξιοτήτων πληκτρολόγησης, προγραμματισμού και τηλεφώνου.
Οι κορυφαίες δεξιότητες επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας για τους γραμματείς. Είναι σημαντικό για τους γραμματείς να μπορούν να επικοινωνούν με σαφήνεια και να μοιράζονται πληροφορίες με πελάτες και συναδέλφους με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένου του τηλεφώνου, σε γραπτά έγγραφα και μέσω παρουσιάσεων. Οι γραμματείς συχνά ενορχηστρώνουν τις εκδηλώσεις της ημέρας για έναν προϊστάμενο ή τμήμα, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού συναντήσεων και της παροχής απαιτούμενων εγγράφων σε όσους παρευρίσκονται στις συναντήσεις. Οι δημιουργικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων είναι επίσης κρίσιμες, καθώς οι γραμματείς αντιμετωπίζουν μια ποικιλία καθηκόντων κάθε μέρα.
Εκτός από τα κοινά καθήκοντα γραφείου, οι δεξιότητες γραμματέα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν προγραμματισμό εκδηλώσεων. Συχνά πραγματοποιούνται μεγάλες συναντήσεις σε τοποθεσίες εκτός τόπου, όπως σε συνεδριακό κέντρο ή αίθουσα συσκέψεων στο ξενοδοχείο. Εκτός από την κράτηση χώρου συσκέψεων και την παροχή οδηγιών για να φτάσουν όλα τα μέρη, ένας γραμματέας έχει συχνά την ευθύνη να κανονίσει διανυκτερεύσεις, ενοικιάσεις αυτοκινήτων και λεωφορεία για τους παρευρισκόμενους. Η παραγγελία σνακ, γευμάτων και ποτών για τους επισκέπτες καθ ‘όλη τη διάρκεια της συνάντησης ανήκει επίσης συχνά σε γραμματέα, όπως και η διασφάλιση της σωστής εγκατάστασης της αίθουσας και η προσφορά κατάλληλων τεχνολογικών συνδέσεων.
Η ικανότητα χρήσης σωστής γραμματικής, στίξης και ορθογραφίας είναι ζωτικής σημασίας για την προετοιμασία εγγράφων, παρουσιάσεων και αλληλογραφίας. Οι δεξιότητες γραμματέα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν την ικανότητα αποτελεσματικής διόρθωσης της εργασίας για τη δημιουργία εγγράφων χωρίς σφάλματα. Ορισμένες θέσεις ειδικοτήτων, όπως νομικοί και ιατρικοί γραμματείς, πρέπει επίσης να έχουν πλήρη κατανόηση των όρων που χρησιμοποιούνται σε αυτά τα επαγγέλματα. Η δυνατότητα δημιουργίας ποικιλίας οπτικών γραφικών για διαδικτυακή χρήση, φυλλάδια και ομαδικές παρουσιάσεις είναι μια άλλη δεξιότητα που συνήθως απαιτείται από τους γραμματείς.
Απαιτείται εξοικείωση με την τεχνολογία για σχεδόν όλες τις θέσεις γραμματέα. Οι δεξιότητες γραμματέα πρέπει να περιλαμβάνουν προηγμένες ικανότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας με συνημμένα, φυλλάδια και φωτογραφίες που έχουν δημιουργηθεί με μια ποικιλία προγραμμάτων λογισμικού. Πολλοί γραμματείς λειτουργούν εν κινήσει, οπότε η κατοχή των τελευταίων δεξιοτήτων ασύρματης επικοινωνίας είναι απαραίτητη. Τα έγγραφα και οι φωτογραφίες συχνά χρειάζονται επεξεργασία και κοινή χρήση, επομένως η ικανότητα εργασίας με μια ποικιλία προγραμμάτων υπολογιστών είναι απαραίτητη.