Ένας παραγωγός εκδηλώσεων σχεδιάζει και συντονίζει πάρτι, συνέδρια, προγράμματα κατάρτισης, συναντήσεις πωλήσεων και εταιρικές αποδράσεις. Ο παραγωγός εκδηλώσεων συνεργάζεται στενά με το άτομο ή την εταιρεία που φιλοξενεί την εκδήλωση για να προγραμματίσει μια λειτουργία που ανταποκρίνεται στον στόχο του πελάτη και προβάλλει την εικόνα της εταιρείας υπό ευνοϊκό φως. Ο παραγωγός μπορεί να προγραμματίσει κάθε μέρος της εκδήλωσης, από τη γενική ιδέα μέχρι το φαγητό και την ψυχαγωγία, ή ο παραγωγός μπορεί να κάνει σχέδια που έχει καταρτίσει η εταιρεία που φιλοξενεί το πάρτι και απλώς να παρέχει τους κατάλληλους προμηθευτές.
Ένας επιτυχημένος παραγωγός είναι ικανός για λίγη ή τόση συνεισφορά όσο θέλει η εταιρεία. Πολλοί άνθρωποι που παράγουν μια εκδήλωση θέλουν να έχουν τον απόλυτο έλεγχο όλων των λεπτομερειών, είτε πρόκειται για γάμο είτε για επαγγελματική συνάντηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η δουλειά του παραγωγού της εκδήλωσης είναι να διατηρήσει τα σχέδια οργανωμένα, να παρουσιάσει στον πελάτη λίστες πωλητών και να εμφανιστεί την ημέρα της εκδήλωσης για να διασφαλίσει ότι όλα κυλούν ομαλά. Άλλοι πελάτες μπορεί να έχουν μόνο μια αόριστη ιδέα για το τι θέλουν και μπορεί να μην έχουν καν μια σταθερή ιδέα για το είδος του προϋπολογισμού που πρέπει να συνεργαστούν. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο παραγωγός της εκδήλωσης θα συζητήσει μια ποικιλία επιλογών με τον πελάτη, θα του δείξει εικόνες και θα συζητήσει άλλα παρόμοια γεγονότα που έχουν δημιουργήσει στο παρελθόν και θα χειριστεί όλες τις λεπτομέρειες για τον πελάτη.
Η δουλειά του παραγωγού εκδηλώσεων βρίσκεται γενικά κάπου ανάμεσα σε αυτά τα δύο άκρα. Οι περισσότεροι πελάτες θα έχουν κάποια μέρη της εκδήλωσης για τα οποία αισθάνονται ιδιαίτερα δυνατά και άλλα μέρη που είναι λιγότερο σημαντικά. Η δουλειά του παραγωγού της εκδήλωσης είναι να επιτρέπει στον πελάτη να παίρνει τις αποφάσεις που θέλει, ενώ διασφαλίζει ότι τα άλλα μέρη της εκδήλωσης είναι επίσης σωστά σχεδιασμένα και εκτελεστά.
Ένας επιτυχημένος παραγωγός πρέπει να έχει άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, υπομονή, ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και ικανότητα ανάπτυξης και παρακολούθησης προϋπολογισμού. Ο παραγωγός θα πρέπει επίσης να αναμένει να εργάζεται μη παραδοσιακές ώρες, Σαββατοκύριακα και αργίες. Ενώ δεν υπάρχουν επίσημες εκπαιδευτικές απαιτήσεις για έναν παραγωγό εκδηλώσεων, διάφορες εταιρείες παραγωγής εκδηλώσεων ενδέχεται να έχουν συγκεκριμένα προσόντα που περιμένουν από τους υπαλλήλους τους.