Ενώ οι ακριβείς ευθύνες ενός διαχειριστή κολλεγίου, γνωστού και ως διαχειριστή εκπαίδευσης, διαφέρουν μεταξύ των ιδρυμάτων, οι περισσότεροι διαχειριστές είναι υπεύθυνοι για τις καθημερινές λειτουργίες της πανεπιστημιούπολης. Οι διαχειριστές κολλεγίων συχνά επιβλέπουν θέματα προϋπολογισμού που μπορεί να κυμαίνονται από θέματα οικονομικής βοήθειας έως αποζημίωση εργαζομένων. Συνήθως εμπλέκονται στη διαδικασία εισαγωγής και μπορεί να λάβουν συγκεκριμένες αποφάσεις εισαγωγής. Μερικές φορές, ο διαχειριστής μπορεί να βοηθήσει στην κατεύθυνση του προγράμματος σπουδών και να επιβλέψει την παρακολούθηση των αρχείων της πανεπιστημιούπολης.
Όσον αφορά τις απαιτήσεις εκπαίδευσης, οι διαχειριστές πανεπιστημίου ή οι διαχειριστές κολλεγίων πρέπει συνήθως να έχουν τουλάχιστον πτυχίο. Πολλά σχολεία, ωστόσο, απαιτούν από τους διαχειριστές τους να έχουν μεταπτυχιακό τίτλο σε σχετικό τομέα όπως οικονομικά, συμβουλευτική, εκπαίδευση ή επιχειρήσεις. Συχνά, η ειδικότητα του διαχειριστή καθορίζει τις εργασιακές του ευθύνες.
Οι διοικητικοί υπάλληλοι που έχουν πτυχίο χρηματοοικονομικών ή επιχειρήσεων, για παράδειγμα, μπορεί να ειδικευτούν σε οικονομικά θέματα, όπως η οικονομική βοήθεια. Ένας διαχειριστής οικονομικής βοήθειας θα είναι πιθανότατα υπεύθυνος για την παρακολούθηση των κεφαλαίων που εκταμιεύονται σε φοιτητές με τη μορφή δανείων, υποτροφιών ή επιχορηγήσεων. Μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της ισορροπίας του προϋπολογισμού του πανεπιστημίου, παρέχοντας προτάσεις για βελτίωση των οικονομικών του ιδρύματος.
Ένας άλλος κοινός ρόλος που έχει ένας διαχειριστής κολλεγίων είναι αυτός του διευθυντή φοιτητικών υποθέσεων. Ως διευθυντής μαθητικών υποθέσεων, ο διαχειριστής μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη στέγαση των φοιτητών, τη συμβουλευτική σταδιοδρομίας για τους μαθητές, τη φοιτητική κυβέρνηση ή τον συντονισμό των μαθητικών δραστηριοτήτων που υποστηρίζονται από το σχολείο.
Ανάλογα με το μέγεθος του κολλεγίου ή του πανεπιστημίου, μπορεί επίσης να υπάρχει ένας διαχειριστής κολλεγίου που επικεντρώνεται στις δημόσιες σχέσεις. Άλλος μπορεί να επικεντρωθεί στην επίβλεψη των εισφορών αποφοίτων και άλλος μπορεί να διαχειριστεί την σχολική ανάπτυξη. Οι διαχειριστές συνήθως εργάζονται όλο το χρόνο και συχνά εργάζονται περισσότερες ώρες κατά την έναρξη κάθε εξαμήνου και πριν από την έναρξη του οικονομικού έτους.
Εκτός από τις βασικές απαιτήσεις εκπαίδευσης, οι επιτυχημένοι διαχειριστές κολλεγίων πρέπει συχνά να έχουν μια ποικιλία δεξιοτήτων. Ενώ ορισμένοι διαχειριστές κολλεγίων μπορεί να επικεντρωθούν στην εργασία στα παρασκήνια, οι περισσότεροι διαχειριστές αλληλεπιδρούν με τους μαθητές σε καθημερινή βάση. Η ικανότητα να δουλεύεις καλά με φοιτητές και το διδακτικό προσωπικό είναι συχνά βασική απαίτηση. Επιπλέον, το οικοσύστημα του πανεπιστημίου και του κολλεγίου συχνά αλλάζει καθώς το ίδρυμα μεγαλώνει ή εγκρίνεται νομοθεσία. Ως αποτέλεσμα, η ευελιξία είναι ένα άλλο βασικό χαρακτηριστικό που πρέπει να διαθέτει ένας επιτυχημένος διαχειριστής.
Ο διαχειριστής του κολλεγίου μπορεί επίσης να κληθεί να απευθυνθεί στην πανεπιστημιούπολη εκ μέρους του προέδρου ή του προέδρου του τμήματος. Οι περισσότεροι διαχειριστές κολλεγίων απαντούν στον πρόεδρο του σχολείου και τον προϊστάμενο. Πολλοί διοικητές κολλεγίων συμμετέχουν επίσης στο Διοικητικό Συμβούλιο, το ανώτατο διοικητικό όργανο του σχολείου, για να κάνουν προτάσεις σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης του σχολείου.