Είναι συχνά δύσκολο να σκιαγραφηθούν πλήρως οι εκπρόσωποι των καθηκόντων εξυπηρέτησης πελατών. Αυτοί οι άνθρωποι συχνά καλούνται να κάνουν ό, τι χρειάζεται για έναν επισκέπτη ή έναν πιθανό επισκέπτη όταν χρειάζεται. Μερικές φορές αυτό συνεπάγεται τη δράση με την ιδιότητα άλλων μελών του προσωπικού. Τα καθήκοντα στα οποία είναι πιθανό να αναλάβουν περιλαμβάνουν την απάντηση σε ερωτήσεις, τη διαχείριση καταγγελιών και την παροχή βοήθειας στους πελάτες με τις διαδικασίες check-in.
Ένα άτομο που ψάχνει για αυτόν τον τύπο εργασίας μπορεί να βρει εργασία σε ένα ευρύ φάσμα εργοδοτών. Αυτά περιλαμβάνουν θέρετρα, αεροπορικές εταιρείες και καζίνο. Αν και αυτές οι θέσεις μπορεί να είναι ευρέως διαθέσιμες, οι ευθύνες μπορεί να είναι πολύ ασυνεπείς ακόμη και στον ίδιο κλάδο.
Τα καθήκοντα ενός εκπροσώπου εξυπηρέτησης επισκεπτών επηρεάζονται γενικά από διάφορους παράγοντες. Αρχικά, ο κλάδος στον οποίο απασχολείται ένα τέτοιο άτομο θα καθορίσει τι κάνει. Οι άλλοι τύποι προσωπικού που απασχολείται σε μια επιχείρηση μπορεί να επηρεάσουν εάν ορισμένες ευθύνες εμπίπτουν ή όχι σε αυτό το άτομο.
Παρά όλους τους άλλους παράγοντες, μια από τις κύριες αρμοδιότητες του εκπροσώπου της υπηρεσίας φιλοξενίας είναι γενικά να δώσει θετικές αντιλήψεις για την επιχείρηση για την οποία εργάζεται και να βοηθήσει στη διατήρηση αυτών των αντιλήψεων. Οι φιλοξενούμενοι και οι πιθανοί επισκέπτες μιας εγκατάστασης συχνά εξοικειώνονται με ένα άτομο σε αυτήν τη θέση πριν έρθουν σε επαφή με οποιονδήποτε άλλο συνεργάτη με την εγκατάσταση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μόνο μέσω του εκπροσώπου εξυπηρέτησης πελατών οι άνθρωποι εξοικειώνονται με μια εγκατάσταση. Πριν από αυτήν την επαφή, ένα άτομο μπορεί να έχει μικρή ή καθόλου ιδέα για μια επιχείρηση, τι προσφέρει ή το όφελος να γίνει πελάτης.
Δεδομένου ότι ένα άτομο σε αυτήν τη θέση καλείται συχνά να κάνει ό, τι χρειάζεται για να ευχαριστήσει έναν πελάτη, μπορεί να βρεθεί να ενεργεί με την ιδιότητα των άλλων, ακόμη και όταν καλύπτονται οι θέσεις. Για παράδειγμα, αν και μια επιχείρηση μπορεί να έχει πωλητή ή τμήμα πωλήσεων, είναι σύνηθες για τον εκπρόσωπο της υπηρεσίας φιλοξενίας να παίζει κάποιο ρόλο στην πώληση της επιχείρησης. Αυτό θα μπορούσε να γίνει με το να πείσει τους πελάτες να μην ακυρώσουν τις κρατήσεις τους ή να ενθαρρύνει τα άτομα που κάνουν ερωτήσεις να χρησιμοποιήσουν μια υπηρεσία. Οι εκπρόσωποι συχνά έχουν την εξουσία να προσφέρουν κίνητρα και να κάνουν συμφωνίες που θα ενθαρρύνουν τους ανθρώπους να γίνουν πελάτες ή μακροπρόθεσμοι προστάτες.
Ένας εκπρόσωπος εξυπηρέτησης επισκεπτών πρέπει γενικά να έχει εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας. Αυτή η δουλειά τείνει να περιλαμβάνει μια σημαντική αλληλεπίδραση με τους ανθρώπους. Ορισμένα μπορεί να βρεθούν στα γραφεία βοήθειας ή να αλληλεπιδρούν με άλλους θαμώνες μιας επιχείρησης. Ορισμένοι, ωστόσο, δεν έχουν πρόσωπο με πρόσωπο διαδραστικούς ρόλους με πελάτες ή πιθανούς πελάτες. Αντίθετα, μπορούν να επικοινωνούν αυστηρά μέσω τηλεφώνου ή email.
Άλλα κοινά καθήκοντα για αυτόν τον τύπο αντιπροσώπου περιλαμβάνουν τη βοήθεια ατόμων με διαδικασίες check-in και τη διασφάλιση ότι η υπηρεσία που λαμβάνουν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες τους. Αυτά τα άτομα μπορεί να είναι υπεύθυνα για την αλλαγή των κρατήσεων ή τη διασφάλιση της σωστής οργάνωσης ειδικών εκδηλώσεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι ο εκπρόσωπος της υπηρεσίας επισκεπτών που διατηρεί αρχεία πελατών που χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι οι πελάτες λαμβάνουν άριστη εξυπηρέτηση κάθε φορά που υποστηρίζουν μια επιχείρηση.