Ένας ειδικός διαχείρισης αποθεμάτων εργάζεται συνήθως για κατασκευαστικές εταιρείες και κέντρα διανομής. Αυτό το είδος επαγγελματία είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση όλων των φυσικών περιουσιακών στοιχείων. Για παράδειγμα, σε μια κατασκευαστική εταιρεία, κάποιος με αυτή τη δουλειά μπορεί να βεβαιωθεί ότι οι αγοραστές παραγγέλνουν τις κατάλληλες ποσότητες πρώτων υλών. Μπορεί να επιβλέπει τις παραδόσεις και τις εξερχόμενες αποστολές και να βεβαιώνεται ότι τα λαμβανόμενα ή αποσταλμένα αντιστοιχούν στους αριθμούς που αναγράφονται στους λογαριασμούς υλικών. Αυτό το είδος ειδικού μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για την ανάπτυξη συστημάτων παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων.
Η αγορά αποτελεί συχνά πρωταρχικό καθήκον της θέσης. Πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τους διαφορετικούς προμηθευτές σε έναν κλάδο και να κατανοεί πώς να αποκτήσει τον καλύτερο εξοπλισμό και υλικά για τις πιο λογικές τιμές. Ένα σημαντικό μέρος της αγοράς είναι οι διαπραγματεύσεις για συμβάσεις. Ένας ειδικός μπορεί να συνεργαστεί με εκπροσώπους προμηθευτών για την ανάπτυξη συμβάσεων που είναι ευχάριστες και για τα δύο μέρη. Διασφαλίζει επίσης ότι οι προμηθευτές ακολουθούν τους όρους των συμφωνιών.
Είναι επίσης σύνηθες για έναν ειδικό διαχείρισης αποθεμάτων να διασφαλίζει ότι όλος ο εξοπλισμός είναι σε καλή κατάσταση λειτουργίας. Σχεδιάζει επιθεωρήσεις και δημιουργεί ένα σύστημα αναφοράς που οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν όταν διαπιστώσουν ότι ο εξοπλισμός είναι κατεστραμμένος. Πολλοί ειδικοί αποθέματος πιστεύουν ότι είναι πιο οικονομικά αποδοτική η επισκευή του εξοπλισμού τη στιγμή που αναφέρονται τα προβλήματα. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να αποφύγετε τις αντικαταστάσεις, οι οποίες είναι συνήθως πιο ακριβές.
Ένας ειδικός διαχείρισης αποθεμάτων πρέπει επίσης να γνωρίζει την προβλεπόμενη ζήτηση για τον κλάδο του. Η γνώση των προβολών βοηθά έναν ειδικό να μάθει πόση ύλη να παραγγείλει. Η άπαχη διαχείριση, ένα σύστημα με το οποίο οι εταιρείες σπαταλούν όσο το δυνατόν λιγότερο, είναι μια κοινή πρακτική μεταξύ των κατασκευαστικών εταιρειών. Προκειμένου να μειωθούν τα απορρίμματα, και ως εκ τούτου να αυξηθούν τα περιθώρια κέρδους, ένας ειδικός αποθέματος στοχεύει να παραγγείλει το ακριβές ποσό που απαιτείται.
Οι ειδικοί διαχείρισης αποθεμάτων βασίζονται συχνά στα συστήματα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων τους. Για παράδειγμα, μπορεί να τοποθετούν γραμμωτούς κώδικες σε κάθε εξοπλισμό. Οι υπάλληλοι της απογραφής μπορούν να σαρώσουν γραμμικούς κώδικες για να ανακτήσουν πληροφορίες εξοπλισμού από μια βάση δεδομένων. Ένας ειδικός αποθέματος μπορεί να καθορίσει τι είδους πληροφορίες περιλαμβάνονται σε κάθε λογαριασμό και να αναπτύξει πρωτόκολλο για την ενημέρωση των στοιχείων του ενεργητικού.
Η εκπαίδευση και η διαχείριση των εργαζομένων είναι επίσης σημαντικά καθήκοντα για έναν ειδικό διαχείρισης αποθεμάτων. Ένας ειδικός μπορεί να συνεργαστεί με κάθε εργαζόμενο στην απογραφή για να διαπιστώσει πώς ξέρει πώς να αποθηκεύει εξοπλισμό και υλικά και πώς να καταγράφει πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων. Εάν όλοι οι εργαζόμενοι ακολουθούν το πρωτόκολλο απογραφής, είναι πιο εύκολο για τους ειδικούς να παρακολουθούν τα περιουσιακά στοιχεία.