Δύο βασικοί τύποι τεχνικών διαχείρισης αποθεμάτων είναι συνηθισμένοι στις επιχειρήσεις: περιοδικός και διαρκής. Αυτές οι τεχνικές προκύπτουν από τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση του αποθέματος. Στη συνέχεια, οι εταιρείες θα δημιουργήσουν διαφορετικούς τύπους εργασιών ή δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούν τη βασική θεωρία αυτών των συστημάτων για την παρακολούθηση και τη διατήρηση του αποθέματος. Ένα περιοδικό σύστημα είναι ευκολότερο για αγαθά που μετακινούνται συχνά και έχουν ως επί το πλείστον ομοιογενή χαρακτήρα. Τα διαρκή συστήματα απογραφής παρακολουθούν τα προϊόντα μετά από κάθε αγορά, πώληση ή προσαρμογή. Η συνεχής απογραφή δεν είναι τυπικά απαραίτητη για τη διαρκή διαχείριση αποθεμάτων.
Οι εταιρείες θα πρέπει να αναφέρουν τις πολιτικές απογραφής τους στα εγχειρίδια που δίνονται στους διευθυντές τμημάτων που επιβλέπουν την απογραφή. Οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη συχνά επιλέγουν είτε ένα περιοδικό είτε ένα διαρκές σύστημα και δημιουργούν διαδικασίες για το ισχύον σύστημα απογραφής. Για τις περισσότερες εταιρείες, το απόθεμα είναι το δεύτερο μεγαλύτερο κόστος πίσω από τους υπαλλήλους. Οι χειροκίνητοι και εσωτερικοί έλεγχοι για τις τεχνικές διαχείρισης αποθεμάτων είναι απαραίτητοι για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι ακολουθούν καθορισμένες διαδικασίες κατά τη διάρκεια αυτής της επιχειρηματικής διαδικασίας. Τα συστήματα περιοδικής απογραφής απαιτούν συνήθως λιγότερες οδηγίες λόγω της κατανομής της εργασίας σε αρκετούς μήνες ή ανά τρίμηνο, επιτρέποντας λιγότερες απαιτήσεις διαχείρισης αποθεμάτων.
Για τις τεχνικές περιοδικής διαχείρισης αποθεμάτων, οι εταιρείες θα μετρούν και θα προσαρμόζουν το απόθεμα σε τριμηνιαία βάση τουλάχιστον. Κατά τους τελευταίους μήνες του τριμήνου, οι λογιστές εταιρειών θα κάνουν απλώς προσαρμογές σε δολάρια στο λογιστικό βιβλίο. Αυτές οι προσαρμογές λαμβάνουν το αρχικό υπόλοιπο αποθέματος, προσθέτουν μηνιαίες αγορές, αφαιρούν τις μηνιαίες πωλήσεις και προσθέτουν ή αφαιρούν προσαρμογές για να δημιουργήσουν έναν αριθμό δολαρίου για αναφορές. Στο τέλος του τριμήνου, η εταιρεία θα πραγματοποιήσει μια καταμέτρηση φυσικών αποθεμάτων και θα συμβιβάσει το φυσικό απόθεμα με τον αριθμό στο λογιστικό βιβλίο. Αυτοί οι τύποι μεθόδων διαχείρισης αποθεμάτων είναι συχνά λιγότερο λειτουργικοί, αλλά είναι και λιγότερο αξιόπιστοι. Οι εταιρείες ενδέχεται επίσης να υποστούν υψηλότερες προσαρμογές σχετικά με χαλασμένα, χαμένα, κλεμμένα ή κατεστραμμένα προϊόντα.
Οι διαρκείς τεχνικές διαχείρισης αποθεμάτων απαιτούν περισσότερη δουλειά, αλλά είναι επίσης πιο αξιόπιστες. Ένα μηχανογραφικό πρόγραμμα θα προσαρμόσει τον κύριο λογαριασμό αποθέματος της εταιρείας για οποιαδήποτε κίνηση κατά τη διάρκεια κάθε μήνα. Αντί να υπολογίζουν το φυσικό απόθεμα σε τριμηνιαία βάση, οι εταιρείες που χρησιμοποιούν τεχνικές διαρκούς διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να μεταφέρουν αυτό το επαχθές έργο σε ετήσιο έργο. Για να διατηρηθεί η συμμόρφωση με τις κρατικές απαιτήσεις αποθέματος, οι εταιρείες ενδέχεται να χρειαστεί να διενεργήσουν εβδομαδιαίους υπολογισμούς κύκλων για να αποδείξουν ότι δεν αναφέρουν ανακριβή ποσά αποθέματος. Πολλές τοπικές και πολιτειακές κυβερνήσεις επιβάλλουν φόρο στα απούλητα αποθέματα. Αυτό απαιτεί από την εταιρεία να έχει μια ακριβή τεχνική για να αποφύγει να πληρώσει πάρα πολλούς φόρους.
SmartAsset.