Ένας υπάλληλος ταχυδρομείου είναι συνήθως ο υπεύθυνος για την εισερχόμενη και την εξερχόμενη αλληλογραφία μιας εταιρείας. Συνήθως εργάζεται σε ένα δωμάτιο αφιερωμένο στην παραλαβή επιστολών και πακέτων και στην προετοιμασία αλληλογραφίας για αποστολή από το τοπικό ταχυδρομείο ή μια ανεξάρτητη υπηρεσία αποστολής. Η δουλειά ενός υπαλλήλου ταχυδρομείου μπορεί να είναι σε ιδιωτική εταιρεία, κρατική υπηρεσία, μη κερδοσκοπική ομάδα ή στρατιωτική επιχείρηση.
Όταν το ταχυδρομείο παραδίδεται σε μια μεγάλη εταιρεία, συνήθως πηγαίνει σε έναν κεντρικό σταθμό ή καθορισμένο δωμάτιο. Ο υπάλληλος της αλληλογραφίας συνήθως χωρίζει την αλληλογραφία ανά τμήμα και στη συνέχεια την αναλύει περαιτέρω από τα άτομα που εργάζονται σε κάθε τμήμα. Συνήθως φορτώνει τα ταξινομημένα αντικείμενα σε ένα καλάθι αλληλογραφίας και ακολουθεί μια καθορισμένη διαδρομή για τη διανομή της αλληλογραφίας σε όλη την εταιρεία. Εάν το επιτρέπει ο χώρος και ο χρόνος, ο υπάλληλος της αίθουσας αλληλογραφίας μπορεί να παραλάβει εξερχόμενα γράμματα και μικρά πακέτα κατά μήκος της διαδρομής της και να παραδώσει μηνύματα και μηνύματα μη αλληλογραφίας και στα τμήματα.
Εάν μια εταιρεία αποστέλλει πακέτα ως μέρος της επιχείρησής της, ο υπάλληλος ταχυδρομείου είναι συχνά υπεύθυνος για την προετοιμασία των αποστολών. Συνήθως απαιτείται να γνωρίζει τις τιμές αποστολής και τις πρακτικές πολλών διαφορετικών εταιρειών προώθησης αλληλογραφίας, ώστε να μπορεί να επιλέξει την ταχύτερη και οικονομικότερη μέθοδο αποστολής διαφόρων τύπων αλληλογραφίας. Εάν ισχύουν ειδικοί χειρισμοί ή οδηγίες για ορισμένες αποστολές, ο υπάλληλος της αίθουσας αλληλογραφίας αναμένεται συνήθως να ακολουθεί τις επιβαλλόμενες οδηγίες.
Τα έγγραφα αποστολής που δημιουργούνται από υπολογιστή χρησιμοποιούνται συχνά από εταιρείες. Οι εταιρείες συχνά δημιουργούν έναν διαδικτυακό λογαριασμό με διάφορους μεταφορείς που χρεώνουν την εταιρεία για τις υπηρεσίες τους, τις ετικέτες αποστολής και τις προμήθειές τους σε τακτική βάση. Συνήθως απαιτείται ένας υπάλληλος ταχυδρομείου για να παραγγείλει προμήθειες και να διατηρήσει τους λογαριασμούς ταχυδρομικών αποστολών στα κατάλληλα επίπεδα.
Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να απαιτήσουν από τον υπάλληλο να χειριστεί ένα ευρύ φάσμα εργαλείων και μηχανημάτων αποστολής. Αυτές περιλαμβάνουν συνήθως μετρητές ταχυδρομείου, ζυγαριές, μηχανές διαλογής και επισήμανσης, ηλεκτρικά ανοίγματα φακέλων, στεγανοποιητικά και εξοπλισμό διπλώματος και εισαγωγής. Εάν μια εταιρεία αποστέλλει μεγάλα πακέτα σε τακτική βάση, μπορεί να χρησιμοποιηθούν μηχανές συγκόλλησης ή συρραφής για ασφαλή σφράγιση κουτιών και δεμάτων.
Μια υπάλληλος ταχυδρομείου συνήθως απαιτείται να έχει καλές οργανωτικές ικανότητες για να εκτελέσει αποτελεσματικά τη δουλειά της. Τυπικά αναμένεται να είναι σε καλή φυσική κατάσταση για να σηκώσει και να μεταφέρει βαριά πακέτα. Γενικά απαιτείται καλή ικανότητα υπολογιστών για τη δημιουργία εγγράφων αποστολής και τη διατήρηση σχετικών αρχείων και αρχείων.
Για να αποκτήσετε δουλειά ως υπάλληλος σε μια αίθουσα αλληλογραφίας συνήθως απαιτείται απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο. Η εμπειρία σε γραφείο ή περιβάλλον αποστολής προτιμάται γενικά για αυτούς τους αιτούντες εργασία. Ένας σημαντικός αριθμός υπαλλήλων γραμματοκιβωτίου θεωρεί τη θέση ως ένα σκαλοπάτι για υψηλότερες θέσεις πληρωμής σε μια εταιρεία.