Ένα αντίγραφο είναι μια καταγραφή της επίδοσης και της ιστορίας ενός μαθητή σε ένα συγκεκριμένο ακαδημαϊκό ίδρυμα. Τα αντίγραφα χρησιμοποιούνται για διάφορους σκοπούς και εμφανίζονται συχνότερα όταν οι μαθητές υποβάλλουν αίτηση για προηγμένες εκπαιδευτικές ευκαιρίες και η επιτροπή εισαγωγής ζητά μεταγραφές. Για να λάβει ένα αντίγραφο μιας μεταγραφής, ένας μαθητής μπορεί να υποβάλει αίτημα μεταγραφής στον έφορο του σχολείου του.
Τουλάχιστον, η μεταγραφή περιλαμβάνει το όνομα του μαθητή τη στιγμή της παρακολούθησης, μαζί με τις ημερομηνίες παρακολούθησης, όλες τις τάξεις που πήρε ο μαθητής, τους βαθμούς που έλαβε, το πτυχίο και τον αθροιστικό μέσο όρο βαθμού (GPA ). Οι μεταγραφές ενδέχεται επίσης να υποδεικνύουν τυχόν ακαδημαϊκές διακρίσεις, βαθμολογία τάξης και άλλες σημειώσεις που μπορεί να ενδιαφέρουν τα άτομα που εξετάζουν τη μεταγραφή.
Όταν ένας μαθητής αποσυρθεί από μια τάξη ή λάβει ένα ελλιπές, αυτό θα αντικατοπτρίζεται στην μεταγραφή. Εάν ένας μαθητής τεθεί σε ακαδημαϊκή δοκιμασία ή πειθαρχεί με άλλο τρόπο, αυτό μπορεί επίσης να συμπεριληφθεί στα αρχεία μεταγραφής. Οι μεταγραφές μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν σημειώσεις που υποδεικνύουν ότι ο μαθητής υπέβαλε αίτηση για ακαδημαϊκή ανανέωση για να διαγράψει τους κακούς βαθμούς από το αρχείο.
Στην περίπτωση των σχολείων που παρέχουν αφηγηματικές αξιολογήσεις από εκπαιδευτές, ένα αντίγραφο μπορεί να διαρκέσει πολύ και να εμπλακεί. Σε σχολεία όπου αυτό δεν είναι επιλογή, το έγγραφο είναι πολύ πιο σύντομο. Οι αφηγηματικές αξιολογήσεις αποτελούν αντικείμενο διαμάχης σε ορισμένα σχολεία, με ορισμένα άτομα να υποστηρίζουν ότι παρέχουν μια πληρέστερη εικόνα ενός μαθητή από μια λίστα βαθμών, ενώ άλλοι προτείνουν ότι η ανάγνωση μέσω αφηγηματικών αξιολογήσεων είναι χρονοβόρα και ότι οι μαθητές μπορεί να υποφέρουν ως προκύπτει όταν οι κοινότητες εισδοχής κοιτάζουν αυτές τις αξιολογήσεις αντί να αφιερώνουν χρόνο για να τις αναθεωρήσουν.
Οι μαθητές μπορούν να λάβουν επίσημες ή ανεπίσημες μεταγραφές. Οι ανεπίσημες μεταγραφές είναι απλώς εκτυπώσεις του αρχείου του μαθητή, χωρίς σχολική σφραγίδα και χρησιμοποιούνται συνήθως για προσωπική αναφορά. Οι επίσημες μεταγραφές σφραγίζονται από τον καταχωρητή για να δηλώσουν ότι είναι πλήρεις και μπορούν επίσης να παρέχονται σε σφραγισμένη μορφή. Εάν η σφραγίδα είναι σπασμένη, οι μεταγραφές δεν είναι πλέον έγκυρες. Οι επίσημες μεταγραφές συνήθως ζητούνται από τις επιτροπές εισαγωγής και τους εργοδότες, έτσι ώστε οι μαθητές να μην μπαίνουν στον πειρασμό να διδάξουν τα ακαδημαϊκά τους αρχεία.
Ορισμένα σχολεία ενδέχεται να παρέχουν μεταγραφές δωρεάν, περιστασιακά με όριο εφ ‘όρου ζωής στις δωρεάν μεταγραφές. Άλλοι χρεώνουν ένα μικρό τέλος για τη δημιουργία των εγγράφων και την αποστολή τους. Όταν οι μαθητές υποβάλλουν αίτημα μεταγραφής, θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα ονόματά τους τη στιγμή της παρακολούθησης, τις ημερομηνίες παρακολούθησης, τους αριθμούς αναγνώρισης των φοιτητών τους, τη διεύθυνση στην οποία πρέπει να αποσταλεί το αντίγραφο και εάν πρέπει ή όχι να είναι επίσημη. Το αίτημα πρέπει επίσης να υπογράφεται από τον μαθητή.